Pentru a activa rezervarea sălii, asigurați-vă că urmați acești pași în următoarea ordine:

  • Configurare calendar hibrid

  • Configurare cont planificare

  • Configurare dispozitive cu calendarul din Control Hub

Configurare calendar hibrid

Pentru a activa rezervarea camerei, trebuie să configurați calendarul hibrid pentru organizația dvs. Îl puteți configura pentru Microsoft Exchange, Microsoft 365 sau Google Calendar.

Consultați Ghidul de implementare pentru Servicul calendar hibrid din Cisco Webexdespre modul de configurare a calendarului hibrid.


Dacă programele de întâlnire nu sunt activate pentru Serviciul de calendar hibrid și singurii invitați care sunt activați pentru acest serviciu sunt resursele sălii, trebuie să vă asigurați că Exchange nu are o politică pentru a șterge automat comentariile din întâlnire. Setați Ștergere comentarii la valoarea Fals

Microsoft Exchange: Configurați contul de planificare

Este necesar să configurați un cont de planificare pentru a permite dispozitivelor de cameră să planifice întâlniri.

Contul de planificare este utilizat ca organizator de întâlniri pentru toate întâlnirile rezervate de pe dispozitivele Webex. Acest cont rezervă sala în același fel în care o face un utilizator, de obicei. Rezervând întâlniri din contul de planificare și invitând o sală, politicile sălii din sistemul de calendar sunt respectate. Asigurați-vă că ați introdus o adresă de e-mail validă, care are permisiuni pentru rezervarea sălilor pentru care veți activa opțiunea Rezervare sală.

Deoarece acest cont este utilizat pentru a rezerva întâlniri pentru toate camerele pentru o anumită configurație Exchange, este important să vă asigurați că cutia poștală este curățată în mod regulat. Curățarea este necesară pentru a evita depășirea limitelor impuse de Exchange. Dacă Exchange este deja configurat cu o politică de retenție adecvată, asigurați-vă că aceasta se aplică acestui cont. Dacă nu, trebuie să configurați cutia poștală astfel încât toate folderele implicite (e-mailuri, elemente trimise și întâlniri) să fie șterse automat după un număr de zile. Curățarea asigură posibilitatea contului de a continua să programeze întâlniri pentru dispozitivele de cameră.

Verificați următoarele resurse pentru Exchange:

1

Conectați-vă la interfața web Expressway.
2

Mergeți la Aplicații > Servicii hibride > Serviciu calendar > Configurare Microsoft Exchange.

3

În Programare, introduceți o adresă validă de e-mail a contului de planificare care este utilizată pentru a rezerva sălile de întâlnire.



Microsoft 365: Configurați contul de planificare

Este necesar să configurați contul de planificare pentru a permite dispozitivelor de cameră să planifice întâlniri.

Contul de planificare este utilizat ca organizator de întâlniri pentru toate întâlnirile rezervate de pe dispozitivele Webex. Acest cont rezervă sala în același fel în care o face un utilizator, de obicei. Rezervând întâlniri din contul de planificare și invitând o sală, politicile sălii din sistemul de calendar sunt respectate. Asigurați-vă că ați introdus o adresă de e-mail validă, care are permisiuni pentru rezervarea sălilor pentru care veți activa opțiunea Rezervare sală.

Configurați contul de planificare pentru Microsoft 365 din Control Hub. Din vizualizarea clientului din https://admin.webex.com, mergeți la Hibrid. Din cardul Calendar hibrid pentru Microsoft 365, faceți clic pe Editare setări.

Bifați căsuța de aprobare pentru a permite spațiilor de lucru să planifice întâlniri. Introduceți o adresă de e-mail validă pentru contul de planificare.



Google Calendar: configurați contul de planificare

Este necesar să configurați contul de planificare pentru a permite dispozitivelor de cameră să planifice întâlniri.

Contul de planificare este utilizat ca organizator de întâlniri pentru toate întâlnirile rezervate de pe dispozitivele Webex. Acest cont rezervă sala în același fel în care o face un utilizator, de obicei. Rezervând întâlniri din contul de planificare și invitând o sală, politicile sălii din sistemul de calendar sunt respectate. Asigurați-vă că ați introdus o adresă de e-mail validă, care are permisiuni pentru rezervarea sălilor pentru care veți activa opțiunea Rezervare sală.

Configurați contul de planificare pentru Google Calendar din Control Hub. Din vizualizarea clientului din https://admin.webex.com, mergeți la Hibrid. Din cardul Calendar hibrid pentru Google, faceți clic pe Editare setări.

Bifați casetele de aprobare pentru a permite organizației dvs. să utilizeze resursele calendarului și pentru a permite spațiilor de lucru să planifice întâlniri. Asigurați-vă că ați configurat un cont ACL și introduceți e-mailul pentru contul respectiv.



Activarea rezervării sălilor din Control Hub

Înainte de a activa camera rezervare, trebuie să verificați dacă opțiunea One Button to Push (OBTP) a fost activată pentru aceste dispozitive. Dacă doriți ca persoanele din organizație să utilizeze comenzile vocale pentru rezervarea sălii și alte controale ale dispozitivelor, activați Webex Assistant.

Verificați dacă calendarul este activat pentru spațiile de lucru pentru care activați rezervarea sălilor.

1

Din vizualizarea client din admin.webex.com , mergeți la Spații de lucru. Selectați spațiile de lucru pe care doriți să le configurați din lista de spații de lucru și faceți clic pe Editare.

2

Din Rezervare în sală, selectați Activatdin meniul derulant.

Spații de lucru individuale: dacă doriți să activați rezervarea sălii pentru un singur spațiu de lucru, selectați spațiul de lucru și faceți clic pe roata dințată din secțiunea Calendar . Selectați Editare setări rezervare în sală și comutați la rezervarea în sală.

Activați check-in și check-out

Un procent semnificativ de întâlniri au ca rezultat întâlniri fantomă, ceea ce înseamnă că nimeni nu apare și resursele întâlnirii sunt irosite în timpul rezervării. Activarea opțiunii de check-in ajută la atenuarea acestei probleme. Utilizatorii pot face check-in la rezervarea lor atunci când ajung în sala de ședințe care confirmă rezervarea. Dacă nimeni nu sosește pentru rezervare, sala de ședințe este eliberată, iar alții pot rezerva sala de ședințe gratuită.

Check-in-ul și check-out sunt disponibile pe dispozitivele partajate care se pot rezerva și pe Room Navigator independent.

Când este activată, pe panoul tactil din interiorul și exteriorul camerei apare un buton de check-in. Butonul Check out apare în camera interioară pentru panourile tactile asociate. Pentru un Room Navigator independent, butoanele de extragere apar și pe panoul din exteriorul camerei. Dacă a fost rezervată o întâlnire care se poate alătura (OBTP), butonul de check-in este vizibil numai în afara sălii.

Începând cu 5 minute înainte de rezervare, un buton de check-in apare pe panourile tactile din afara camerei și din cameră.

Un utilizator are la dispoziție 10 minute de la ora de începere a unei rezervări pentru a face check-in. Dacă nimeni nu face check-in în timpul celor 10 minute, manual sau automat, camera este eliberată automat. Cu 30 de secunde înainte de sfârșitul ferestrei de check-in, pe panoul tactil apare o alertă de eliberare automată a numărătorii inverse de 30 de secunde. Fereastra de check-in este configurabilă.

Când o cameră este înregistrată și un apel se termină, apare o alertă care îi reamintește utilizatorului să verifice dacă dorește. Dacă utilizatorul anulează numărătoarea inversă sau ignoră alerta, camera este verificată. Dacă un utilizator poate prelungi o rezervare, dispozitivul de cameră rămâne înregistrat pentru perioada în care rezervarea este prelungită.

Când o rezervare a ajuns la ultimele 5 minute ale orei programate și există o întâlnire spate-în-spate, apare o notificare care informează utilizatorul că rezervarea se va încheia în curând.

Odată ce rezervarea este eliberată, o notificare este trimisă gazdei pentru a o informa despre rezervarea anulată.

Check-in automat

Check-in-ul automat începe la 4 minute după începerea rezervării.

Dispozitivul de cameră va face check-in automat pentru:

  • Rezervări ad-hoc

  • Alăturarea la un apel

  • A început sesiunea de partajare (prin cablu la wireless)

  • Numărul de persoane este 1 sau mai mult (Numărul de persoane este considerat 1 sau mai mult după 1 minut de spațiu continuu în noi.)

Check-in manual

Un utilizator poate selecta manual să facă check-in atingând butonul de check-in.

Configurați check-in și check-out

Activați pentru a permite utilizatorului să facă check-in în camerele pe care le-a rezervat pentru a confirma că camera este în uz. Dacă utilizatorul nu face check-in, manual sau automat, rezervarea camerei este eliberată și organizatorul primește un e-mail care informează despre anulare.

Începând cu 5 minute înainte de o rezervare, un buton de check-in apare pe panourile tactile din afara camerei și din cameră și rămâne acolo pe durata setată cu Bookings CheckIn WindowDuration. 

Bookings CheckIn activat: <True/False>

Implicit: False

Fereastra de check-in este ora la care opțiunea de check-in este disponibilă pe panoul tactil. Durata ferestrei de check-in poate fi specificată la 5, 10, 15, 20, 30 sau 60 de minute. 

Fereastra de checkin pentru rezervăriDurata: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Implicit: 10

Configurați dacă butonul de check-out este afișat în afara și în interiorul camerei, în interiorul camerei sau deloc.

Bookings AllowDecline: <Toate, InsideOnly, Niciuna>

Implicit: Toate