会議室予約では、ユーザは共有された会議室デバイスからミーティングスペースを直接予約できるため、カレンダーで空いている会議室を検索する必要がありません。 予約は、タッチ 10 または Room Navigator または Webex Assistant を使用して行います。 Room Navigator は、会議室予約デバイスとして会議室の外にセットアップできます。
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会議室の予約を有効にするには、これらの手順を順番に実行してください:
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ハイブリッド予定表の設定
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スケジュール設定アカウントの設定
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コントロールハブでの予定表を使用したデバイスの設定
会議室予約を有効にするには、組織のハイブリッド予定表を設定する必要があります。 Microsoft Exchange、Microsoft 365、または Google カレンダーに対して設定できます。
ハイブリッド予定表を設定する方法については、「Cisco Webex Hybrid カレンダーサービスの導入ガイド」を参照してください。
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会議スケジューラがハイブリッドカレンダーサービスに対して有効になっておらず、サービスに対して有効になっている招待者のみが会議室のリソースである場合は、会議コメントを自動的に削除するポリシーが Exchange で使用されていないことを確認する必要があります。 コメントの削除を False に設定する
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会議室デバイスで会議のスケジュールを設定するには、スケジュール設定アカウントを設定する必要があります。
スケジュール設定アカウントは、Webex デバイスから予約のすべての会議の会議開催者として使用されます。 このアカウントは、ユーザーが通常行うのと同じ方法で会議室を予約します。 スケジュール設定アカウントから会議を予約し、会議室に招待することで、予定表システムの会議室ポリシーが尊重されます。 会議室予約を有効にする会議室を予約する権限を持つ有効な電子メールアドレスを入力したか確認してください。
このアカウントは、特定の Exchange 構成のすべての会議室の会議を予約するために使用されます。メールボックスが定期的にクリーンアップされるのを確認することが重要です。 Exchange の制限を超えるのを避けるためには、クリーンアップが必要です。 Exchange がすでに適切な保存ポリシーで設定されている場合は、そのポリシーがこのアカウントに適用されます。 そうでない場合は、デフォルトのすべてのフォルダ (電子メール、送信済みアイテム、会議) が数日後に自動的に削除されるメールボックスを設定する必要があります。 クリーンアップにより、アカウントが会議室デバイスに代わって会議のスケジュールを設定し続けることができるようになります。
次の Exchange のリソースをチェックしてください。
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Expressway Web インターフェイスにログインします。 |
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に移動します。 |
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[スケジュール設定 (Scheduling)] 下で、会議室を予約するために使用する有効なスケジュール設定アカウントの電子メールアドレスを入力します。  |
会議室デバイスで会議のスケジュールを設定するには、スケジュール設定アカウントを設定する必要があります。
スケジュール設定アカウントは、Webex デバイスから予約のすべての会議の会議開催者として使用されます。 このアカウントは、ユーザーが通常行うのと同じ方法で会議室を予約します。 スケジュール設定アカウントから会議を予約し、会議室に招待することで、予定表システムの会議室ポリシーが尊重されます。 会議室予約を有効にする会議室を予約する権限を持つ有効な電子メールアドレスを入力したか確認してください。
Control Hub から Microsoft 365 のスケジュール アカウントを構成します。 https://admin.webex.com のカスタマービューから [ハイブリッド] に移動します。 Microsoft 365 用のハイブリッドカレンダーカードで、[設定の編集（Edit settings）] をクリックします。
このチェックボックスをオンにすると、作業スペースで会議のスケジュールが設定されます。 スケジュール設定アカウントの有効な電子メールアドレスを入力します。
会議室デバイスで会議のスケジュールを設定するには、スケジュール設定アカウントを設定する必要があります。
スケジュール設定アカウントは、Webex デバイスから予約のすべての会議の会議開催者として使用されます。 このアカウントは、ユーザーが通常行うのと同じ方法で会議室を予約します。 スケジュール設定アカウントから会議を予約し、会議室に招待することで、予定表システムの会議室ポリシーが尊重されます。 会議室予約を有効にする会議室を予約する権限を持つ有効な電子メールアドレスを入力したか確認してください。
コントロールハブから Google カレンダーのスケジュール設定アカウントを設定します。 https://admin.webex.com のカスタマービューから [ハイブリッド] に移動します。 Google 用のハイブリッドカレンダーカードで、[設定の編集（Edit settings）] をクリックします。
組織が予定表のリソースを使用し、作業スペースで会議のスケジュールを設定できる場合は、このチェックボックスをオンにします。 ACL アカウントが設定されていることを確認し、そのアカウントの電子メールを入力します。
会議室予約を有効にする前に、ワンボタン機能（OBTP）がそれらのデバイスで有効になっているか確認する必要があります。 組織内の人が会議室予約その他のデバイス制御に音声コマンドを使用する場合は、Webex Assistant を有効にします。
会議室予約を有効にするワークスペースで予定表が有効になっていることを確認してください。
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デバイス で Webex Assistant を有効にする (オプション)
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admin.webex.com のカスタマービューから Workspaces に移動します。 作業スペースリストから設定する作業スペースを選択し、[編集] をクリックします。 |
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会議室内予約で、ドロップダウンメニューから [オン] を選択します。 個々のワークスペース: 1 つのワークスペースの会議室予約を有効にする場合、[ カレンダー ] セクションでワークスペースを選択し、歯車をクリックします。 [会議室内予約設定の編集] を選択し、会議室内予約に切り替えます。 |
かなりの割合のミーティングで、予約中に誰も表示されず、ミーティングのリソースが無駄になっている、「ゴーストミーティング」が発生します。 [チェックイン] オプションを有効にすると、この問題を軽減できます。 ユーザは、ミーティングルームに到着すると、ブッキングを確認するときに、自分のブッキングをチェックインできます。 予約のために誰も到着しない場合、会議室は解放され、他の人は無料の会議室を予約できるようになります。
チェックインとチェックアウトは、共有された予約可能なデバイスおよびスタンドアロンの Room Navigator で利用できます。
有効にすると、室内と室外のタッチパネルにチェックインボタンが表示されます。 ペアリングされた室内のタッチパネルにチェックアウトボタンが表示されます。 スタンドアロン Room Navigator の場合、チェックアウト ボタンも外部の会議室パネルに表示されます。 参加可能なミーティングが予約されている場合 (OBTP)、チェックイン ボタンは会議室の外にのみ表示されます。
予約の 5 分前からチェックインボタンが外と室内のタッチパネルに表示されます。
ユーザは、予約の開始時間から 10 分後にチェックインできます。この 10 分間に手動または自動で誰もチェックインしなかった場合、会議室は自動的にリリースされます。 チェックインが終了する 30 秒前に、自動的に会議室解放を知らせる 30 秒のカウントダウンがタッチパネルに表示されます。 チェックインウィンドウは構成可能です。
会議室がチェックインされ、通話が終了すると、ユーザにチェックアウトするように促すアラートがポップアップ表示されます。 ユーザがカウントダウンをキャンセルするか、アラートを無視すると、会議室はチェックアウトされます。 ユーザが予約を延長できる場合、会議室デバイスは予約が延長されるまでチェックインされたままになります。
予約がスケジュール時刻の最後の 5 分に達しており、バックツーバック ミーティングがある場合、予約がまもなく終了することを知らせるポップアップ通知がユーザに表示されます。
ブッキングがリリースされると、キャンセルされたブッキングについて知らせる通知が主催者に送信されます。
自動チェックイン
予約開始から 4 分後に自動チェックインが開始されます。
Room デバイスは以下に対して自動的にチェックインします。
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臨時ブッキング
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通話に参加する
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共有セッションが開始されました (有線からワイヤレス)
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人数が 1 人以上であると見なされる (人数は 1 人以上と見なされるのは、会議室に連続して 1 分経過した時点。)
手動チェックイン
ユーザは、チェックイン ボタンをタップして、チェックインを手動で選択できます。
チェックインとチェックアウトを設定する
有効にすると、ユーザは予約した会議室にチェックインして、会議室が使用中であることを確認できます。 ユーザが手動または自動でチェックインしなかった場合、会議室の予約が解除され、主催者にキャンセルを通知するメールが送信されます。
予約の 5 分前からチェックインボタンが室外および室内のタッチパネルに表示されます。ボタンは Bookings CheckIn WindowDuration で設定した時間だけ表示されます。
ブッキングのチェックイン有効: <True/False>デフォルト：False
チェックイン時間とは、タッチパネル上でチェックインが有効になっている時間です。 チェックインウィンドウの継続時間は、5、10、15、20、30、または 60 分で指定することができます。
Bookings CheckIn WindowDuration: <5, 10, 15, 20, 30, 60>デフォルト：10
チェックアウトボタンを会議室の外と中に表示するか、室内に表示するか、またはまったく表示しないかを設定します。
ブッキング許可拒否: <すべて、社内のみ、なし>既定: すべて
