Met Hot Desking kan uw organisatie optimaal gebruikmaken van kantoorruimte. Personen die gedeelde werkruimten gebruiken, kunnen zich aanmelden en een gedeelde telefoon boeken voor hun werkdag.

Gebruikers kunnen hun Webex-account gebruiken om zich aan te melden bij een werkplektelefoon, via Webex App of een webbrowser op hun mobiele apparaat.

In Control Hub kunt u Hot Desking beheren door:

  • Hot desking voor gedeelde telefoons inschakelen
  • Hot Desking-profielen van gebruikers configureren
  • Gereserveerde gebruikers beheren

Hot Desking inschakelen voor uw telefoon

Op telefoons waar de functie Hot Desking is ingeschakeld, wordt een QR-code weergegeven op het scherm. De gebruiker kan zich aanmelden door de QR-code te scannen en het apparaat te boeken als persoonlijke telefoon.

Nadat de gebruiker zich heeft aangemeld en het apparaat heeft geboekt, wordt de telefoon opnieuw ingericht met hun eigen telefoonlijstnummer (DN). Indien geconfigureerd, worden de Webex-agenda en de gespreksgeschiedenis van de gebruiker ook op de telefoon geladen. Als de gebruiker niet is aangemeld, kan de gebruiker nog steeds het nummer van de werkruimte in de telefoonlijst gebruiken om gesprekken te voeren en te beantwoorden.

Wanneer de duur van de reservering eindigt, wordt de gebruiker automatisch afgemeld en wordt de telefoon terug naar het apparaat van de werkplek geplaatst zodat anderen kunnen reserveren. De gebruiker kan echter ook de boeking eerder beëindigen door zich handmatig af te melden via de telefoon of via de mobiele of bureaubladversie van Webex-app. Na het afmelden worden alle gebruikersgegevens gewist.

Als er een gesprek bezig is op de telefoon op het moment dat de duur van de boeking verloopt, wordt de automatische afmelding niet uitgevoerd totdat het gesprek is beëindigd. Herinner uw gebruikers eraan om alle gesprekken te beëindigen voordat ze de ruimte verlaten. Ze kunnen zich niet afmelden via Webex-app wanneer de telefoon in gesprek is.

Voer de volgende stappen uit om de functie Hot Desking in te schakelen op een telefoon in de werkruimte:

Voordat u begint

Uw telefoon is geregistreerd bij Webex Calling als een gedeeld apparaat in een werkomgeving. Zie Een telefoon toevoegen aan een nieuwe werkruimte voor instructies.

1

Ga vanuit de klantweergave in Control Hub naar Management > Workspaces.

2

Ga naar uw telefoon en klik op deze om de instellingen te openen.

3

Kies op het tabblad Scheduling (Planning) de optie Hot desking als planningsoptie.

4

Klik op Opslaan.

Het Hot Desking-profiel voor gebruikers configureren

Standaard wordt de primaire lijn van de gebruiker gebruikt voor Hot Desking. U kunt meer lijnen toevoegen zodat de gebruiker deze op een gedeelde telefoon kan gebruiken.

1

Ga in de klantweergave in Control Hub naar Management (Beheer) > Users (Gebruikers) en selecteer vervolgens de gebruiker.

2

Selecteer in het gedeelte Between-user permissions (Machtigingen tussen gebruikers) op het tabblad Calling (Bellen) de optie Hot Desking.

3

Klik op Configure lines (Lijnen configureren).

4

Klik op the plus icon On Line 2 en kies het gewenste telefoonnummer om toe te voegen.

Standaard neemt de primaire lijn van de gebruiker lijn 1. Als u zowel Lijn 1 als Lijn 2 als primaire lijnen wilt instellen, klikt u op the plus icon Op Lijn 1.
5

Herhaal stap 4 om meer lijnen toe te voegen.

6

Klik op Opslaan.

Gereserveerde gebruikers beheren

Als een telefoon op een werkplek is geboekt, kunt u de reservering in Control Hub wijzigen of beëindigen.

1

Ga vanuit de klantweergave in Control Hub naar Management > Workspaces en selecteer uw werkomgeving.

2

Bewerk het reserveringsbereik in het gedeelte Real-time verbruikscijfers of beëindig de sessie indien nodig.

  • Om de reservering te wijzigen, klikt u op de knop Meer Icon for More button Naast de boekingstijd en klik op Eindtijd reservering wijzigen. Bewerk vervolgens de eindtijd en sla de wijziging op.
  • Als u de reservering wilt beëindigen, klikt u op 'Beëindig hot desking'-sessie en bevestigt u de actie in het venster Met prompts.