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En tant que responsable de la conformité, vous pouvez utiliser Cisco Webex Control Hub pour effectuer une recherche dans n’importe quelle conversation dans l’application Webex et dans toutes les réunions Webex organisées par les utilisateurs de votre organisation.
Vous pouvez rechercher une personne spécifique dans votre entreprise, trouver du contenu et des métadonnées liés aux messages qu’elle a publiés et aux réunions auxquelles elle a participé ou organisé dans votre organisation. Vous pouvez également effectuer une recherche dans un espace Webex App spécifique et générer un rapport de vos résultats. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les personnes se conforment à la fois à vos politiques internes et à toutes les exigences réglementaires externes.
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Rechercher des informations générées par les utilisateurs dans l’application Webex et Meetings
Le rôle de responsable de la conformité doit vous être attribué pour créer et afficher des rapports.
Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu qui a été supprimé, soumis à des politiques de conservation des données ou à une conservation légale.
Vous pouvez rechercher dans le contenu une personne qui a quitté votre organisation, les données sont stockées depuis mars 2019 et sont soumises à la politique de conservation des données de votre organisation.
Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu suivant :
Tout le contenu des espaces avec une autre personne et auxquels un membre de votre entreprise participe. Cela inclut les espaces avec une personne qui a quitté l’entreprise.
Tout le contenu des espaces de groupe où un membre de votre entreprise a créé l’espace. Cela inclut les espaces créés mais aucun participant ajouté et les espaces où tous les autres participants ont quitté l'espace.
Contenu que les personnes de votre entreprise ont créé à partir des espaces de groupe où une personne d’une autre entreprise a créé l’espace.
Métadonnées liées aux réunions organisées et auxquelles participent les utilisateurs de votre organisation. Les données générées par les utilisateurs dans les réunions ou les sites externes ou d'une autre organisation ne peuvent pas être recherchées et extraites.
Les activités suivantes sont capturées dans les rapports :
Messages—Contenu du message publié dans un espace. Lorsqu'un message est modifié, le message d'origine et le message modifié sont inclus, mais il n'y a pas de contexte entre les deux messages. Lorsque des personnes répondent à des fils de discussion, la réponse est stockée mais il n'y a pas de contexte entre la réponse et la source du fil de discussion.
Événements—Lorsqu'un utilisateur rejoint ou quitte un espace, ou qu'un utilisateur se voit attribuer ou non le rôle de modérateur.
Partages de fichiers : fichiers partagés dans un espace et instantanés créés à partir de tableaux blancs.
Tableaux blancs : une image pour chaque tableau blanc dans les espaces est renvoyée dans le rapport. L'image représente la version du tableau blanc à la date de fin de la plage de dates du rapport.
Événements de réunion : les métadonnées d'événements liées aux réunions organisées par les utilisateurs de votre organisation, y compris les événements d'enregistrement, les événements de début ou de fin de réunion et une liste des participants, sont incluses dans le rapport.
Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu posté dans les 90 derniers jours ou si vous avez Pro Pack, vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu datant de plus de 90 jours.
Vous pouvez télécharger des rapports datant de 10 jours maximum. Les rapports datant de plus de 10 jours sont considérés comme ayant expiré et vous devrez réexécuter le rapport pour accéder à ces données.
Toutes les recherches effectuées par les agents de conformité sont consignées pour audit.
eDiscovery prend en charge les proxys suivants :
Aucune authentification
Simple
NTLM sous Windows : ce proxy doit être configuré pour fonctionner avec les informations d'identification du système d'exploitation, la saisie manuelle des informations d'identification n'est pas prise en charge.
Négocier (Kerberos) sous Windows : ce proxy doit être configuré pour fonctionner avec les informations d'identification du système d'exploitation, la saisie manuelle des informations d'identification n'est pas prise en charge.
1 | À partir de la vue client danshttps://admin.webex.com , allez à . | ||
2 | Choisissez les données que vous souhaitez rechercher (Ce paramètre est activé par défaut) :
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3 | Ajoutez vos informations de recherche :
Lorsque vous saisissez plusieurs valeurs pour Adresse électronique et Noms des espaces , le moteur de recherche utilise ces valeurs comme : [ (email_address 1 OUemail_address 2) ET (space_name 1 OUspace_name 2)] | ||
4 | Saisissez les informations de votre rapport :
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5 | Cliquez sur Rechercher et générer un rapport . Votre recherche est mise en file d'attente et vous pouvez consulter l'état du rapport. La durée de création de votre rapport dépend de la quantité de données correspondant à vos critères de recherche. Lorsqu'un fichier ZIP de rapport atteint une limite de 5 Go ou 100 000 fichiers, un autre fichier ZIP est créé en utilisant le même nom mais avec le suffixe -1 , puis -2 et ainsi de suite.
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Installer le gestionnaire de téléchargement eDiscovery
Vous devez télécharger le gestionnaire de téléchargement eDiscovery pour afficher les rapports.
Vous devez avoir le rôle de responsable de la conformité pour exécuter le gestionnaire de téléchargement eDiscovery.
Assurez-vous qu’il y a suffisamment d’espace sur l’ordinateur pour télécharger des rapports volumineux.
Le gestionnaire de téléchargement eDiscovery est basé sur la structure Electron. Référer ici pour obtenir une liste des plates-formes prises en charge.
1 | À partir de la vue client danshttps://admin.webex.com , allez à et cliquez sur Gestionnaire de téléchargement . |
2 | Choisissez le gestionnaire de téléchargement eDiscovery pour votre système d'exploitation et suivez les instructions pour installer l'application. |
Afficher les rapports de conformité
1 | À partir de la vue client danshttps://admin.webex.com , allez à . |
2 | Cliquez sur RAPPORTS pour examiner tous vos rapports. Les rapports ont l’un des statuts suivants :
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3 | Cliquez sur un rapport pour consulter les détails du rapport, y compris le statut, la date de lancement, la description et un résumé du contenu de votre rapport.
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Rôle du responsable de la conformité
Les administrateurs complets peuvent attribuer le rôle de responsable de la conformité à toute personne au sein de leur organisation. Les administrateurs complets ne peuvent pas s'attribuer le rôle de responsable de la conformité à eux-mêmes, un autre administrateur complet doit leur attribuer le rôle.
Si, par exemple, votre entreprise a besoin de détails pour une procédure judiciaire, en tant que responsable de la conformité, vous pouvez accéder à l’outil Webex App eDiscovery Search and Extraction à partir de Control Hub. Vous pouvez générer des rapports à partir d'ici qui contiennent toutes les conversations tenues dans les espaces Webex App et tous les fichiers partagés dans ces espaces.
En tant que responsable de la conformité, vous pouvez conserver les données pour les procédures judiciaires, ces données sont également renvoyées lorsque vous accédez à l'outil de recherche et d'extraction de Webex App eDiscovery. Pour plus d’informations, voir Gérer les données de conformité pour la conservation légale dans Cisco Webex Control Hub
Les administrateurs peuvent limiter la quantité de messages et les fichiers qui sont conservés en configurant une stratégie de rétention de données. Lorsque ce seuil est atteint, vieillissement contenu obtient purgé.