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作為合規人員,您可以使用Cisco Webex Control Hub來搜尋Webex應用程式中的任何對話以及貴組織中使用者託管的所有Webex會議。
您可尋找公司中的特定人員、尋找與此人已張貼的訊息以及與他們在組織中出席或主持的會議相關的內容和中繼資料。 還可以搜尋特定的 Webex 應用程式空間,根據您找到的結果產生一份報告。 這樣一來,就可以確保員工遵守公司的內部策略和一切外部法規規定。
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在Webex應用程式和 Meetings 中搜尋使用者產生的資訊
您必須獲指定合規人員角色才能建立並檢視報告。
您可以根據資料保留原則或法律保留來搜尋已刪除的內容。
您可以在內容中搜尋已離開組織的人員,這些資料自 2019 年 3 月開始儲存,並遵循您的所屬組織的資料保留原則。
您可以搜尋以下內容:
您自己與另一個人所在空間(公司中的某個人是空間的參加者)中的所有內容。 這包括已離開公司的人員所在的空間。
群組空間(公司中的某個人在其中建立了空間)中的所有內容。 這包括已建立但未新增任何參加者的空間以及所有其他參加者都已在其中離開空間的空間。
您公司中的人員根據群組空間(另一個公司中的某個人在其中建立了空間)建立的內容。
與您組織內的使用者主持和出席的會議相關的中繼資料。 無法搜尋及檢索外部或其他組織的會議或網站中的使用者所產生的資料。
報告中已擷取以下活動:
訊息 - 張貼到空間中的訊息內容。 當編輯訊息時,原始訊息和編輯過的訊息都會包括在內,但兩則訊息之間沒有內容。 當人員回應對話時,回覆會被儲存,但在對話的回覆與來源之間不存在任何內容。
活動 - 當使用者加入或離開空間,或為使用者指定或取消指定協調者角色時。
檔案共用 - 在空間中共用的檔案以及建立的白板快照。
白板 - 在報告中傳回空間中每個白板的影像。 影像代表在報告日期範圍的結束日期的白板版本。
會議活動 — 與貴組織中使用者託管的會議相關的活動中繼資料,包括錄製檔活動、會議開始或結束活動以及參加者的清單。
您可以搜尋最近 90 天內公佈的內容,或者如果您有 Pro Pack,則可以搜尋 90 天前的內容。
您可以下載保留時間長達 10 天的報告。 超過 10 天的報告被視為已過期,您需要重新執行報告才能存取該資料。
合規人員執行的所有搜尋都會被記錄下來進行稽核。
eDiscovery 支援下列代理:
無驗證
基本
Windows 上的 NTLM - 此代理必須設定成使用作業系統中的認證,不支援手動輸入認證。
在 Windows 上協商 (Kerberos) - 此代理必須設定成使用作業系統中的認證,不支援手動輸入認證。
1 | 從 https://admin.webex.com 的客戶視圖中,轉至 。 | ||
2 | 選擇您要搜尋的資料(預設情況下會啟用此設定):
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3 | 新增您的搜尋資訊:
為電子郵件地址和空間名稱輸入多個值時,搜尋引擎使用這些值作為: [ (email_address 1 或email_address2) 與 (space_name 1 或space_name2)] | ||
4 | 輸入您的報告資訊:
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5 | 按一下搜尋並產生報告。 您的搜尋已排入佇列且您可以檢查報告的狀態。 建立報告的時間長度取決於符合搜尋條件的資料量。 當報告 ZIP 檔達到 5 GB 或 100,000 個檔案的限制時,系統會使用相同的名稱建立另一個 ZIP 檔,但會添加字尾 -1、-2,依此類推。
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安裝 Discovery Download Manager
您必須下載 eDiscovery Download Manager 才能檢視任何報告。
您必須具有合規人員角色才能執行 eDiscovery Download Manager。
請確保電腦上有足夠的空間來下載大型報告。
eDiscovery 下載管理程式基於 Electron 架構。 參考在這裡獲取支援平台的清單。
1 | 從 https://admin.webex.com 的客戶視圖中,轉至 ,然後按一下下載管理程式。 |
2 | 選擇您的作業系統適用的 eDiscovery Download Manager,然後按照說明安裝該應用程式。 |
檢視合規報告
1 | 從 https://admin.webex.com 的客戶視圖中,轉至 。 |
2 | 按一下報告以檢查您的所有報告。 報告處於以下狀態之一:
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3 | 按一下報告以檢閱報告詳細資料,包括報告內容的狀態、開始日期、說明和摘要。
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合規人員角色
完全管理員可以將合規人員角色指定給組織中的任何人。 完全管理員無法將合規人員角色指定給自身,必須由其他完全管理員給他們指定此角色。
譬如,如果您的公司需要法律訴訟的詳細資料,則身為合規人員的您可以從 Control Hub 存取Webex應用程式電子數據展示搜尋及擷取工具。 您可以從這裡生成報告,其中包含Webex應用程式空間中的所有對話以及在那些空間內共用的任何檔案。
作為合規人員,您可以保留資料以用於法律訴訟,當您存取Webex應用程式電子數據展示搜尋和擷取工具時,也會傳回此資料。 如需相關資訊,請參閱在 Cisco Webex Control Hub 中管理法律保留的合規資料
管理員可以透過設定資料保留策略來限制保留的訊息與檔案數量。 如果滿足該臨界值,則會清除過期的內容。