Voordat een vergadering kan worden opgenomen, samengevat of getranscribeerd, moet iedereen die eraan deelneemt toestemming geven. Zo bent u volledig op de hoogte en behoudt u de controle over uw persoonlijke gegevens.

Met expliciete toestemming kunnen organisaties voldoen aan wereldwijde wetgeving inzake toestemming. Zo wordt iedereen op de hoogte gesteld wanneer zijn of haar gegevens worden verzameld.

Als u de vergadering weigert, kunt u nog steeds deelnemen en luisteren, maar uw stem blijft gedempt, uw video staat uit en u kunt geen content delen. Deze functie is standaard uitgeschakeld. Deze moet door de beheerder van uw organisatie worden ingeschakeld.

Deze functie is alleen beschikbaar op het Webex Suite-vergaderingsplatform. Als u wilt controleren of u zich op dit platform bevindt en meer wilt lezen over belangrijke wijzigingen en komende functies, zie meer over het Webex Suite-vergaderplatform.

Als u het overzicht van AI-vergaderingen niet kunt zien in de opnamefunctie, neem dan contact op met uw organisatiebeheerder om deze in te schakelen.

Start de opname van uw AI-vergaderingsamenvatting

Door AI gegenereerde vergadersamenvattingen in opnames zijn alleen beschikbaar wanneer u de optie voor cloudopname selecteert wanneer u een vergadering host.

1

Start uw vergadering. Klik in de vergaderbedieningselementen op Opnemen Opnemen.

Deelnemers ontvangen een audio- en visuele melding waarin wordt aangekondigd dat de vergadering wordt opgenomen en samengevat.

2

Om het vergaderoverzicht te beëindigen, klikt u op Opnemen Opnemenen selecteert u Opname stoppen.

Wanneer de vergadering is beëindigd, worden de samenvatting en de hoofdstukken gegenereerd. Daarnaast wordt er een e-mailmelding met de samenvatting, notities en actiepunten verzonden naar de gastheer van de vergadering, zodat deze de samenvatting kan bekijken en delen.

AI Assistant genereert een samenvatting van de vergadering in de gesproken taal die voor de vergadering is ingesteld.

Bekijk door AI gegenereerde opnames van vergadersamenvattingen

Als gastheer van de vergadering ontvangt u een e-mailmelding met alle informatie om de samenvatting van de vergadering te bekijken, bewerken of delen, inclusief vergadernotities en actiepunten.

De opname wordt ook opgeslagen in uw Webex-account op User Huben in de Webex-app. Als uw vergadering is gekoppeld aan een ruimte , wordt de opnamekoppeling automatisch weergegeven in de ruimte waarin de vergadering heeftplaatsgevonden.

1

Kies hoe u toegang wilt krijgen tot de opname van de samenvatting van de vergadering.

  • E-mail —Klik in de hoofdtekst van de e-mail op Inhoud van de vergadering bekijken.

  • Gebruikershub— meld u aan, ga naar Opnamenen selecteer de opname.

  • Webex-app:

    • Vergaderkalender—ga naar Vergaderingen > Verslag van de vergadering, selecteer de vergadering en klik op opnemen.

    • Ruimte—klik in de ruimte op Vergaderingen > Verslag van de vergadering, om een lijst met beschikbare opnamen te zien.

2

Klik direct op de opname om deze te openen en te bekijken.

De door de AI-assistent gegenereerde samenvatting bevat hoofdstukken, samenvattende notities en actiepunten, zodat u de inhoud van de vergadering snel kunt bekijken.

Elk hoofdstuk en actiepunt bevat een tijdstempel, zodat u eenvoudig naar het onderdeel van de opname kunt navigeren waarin u geïnteresseerd bent.

Bewerk AI-gegenereerde vergadersamenvattingen

Als gastheer van de vergadering kunt u de samenvatting van de vergadering bewerken die door AI Assistant is gegenereerd. U kunt hoofdstukken toevoegen, de samenvatting bewerken, de opmaak wijzigen en de inhoud structureren om ervoor te zorgen dat deze overeenkomt met wat er tijdens de vergadering is besproken.

Selecteer, terwijl de opname van de vergadersamenvatting geopend is, uit:

  • Hoofdstukken—klik op Hoofdstukken toevoegen om te bewerken of hoofdstukken toe te voegen aan de opname.

    • Klik op Knop Meer optiesen selecteer Hoofdstukken bewerken om wijzigingen aan te brengen in bestaande hoofdstukken in de opname.

      Klik vervolgens op Opslaan.

  • Samenvattingsnotities—klik op Whiteboardpen om de notities te bewerken, opmaak, opsommingstekens en koppen toe te voegen en klik vervolgens op Opslaan.

  • Actie-items—klik Whiteboardpen om actie-items te bewerken, toe te voegen of te verwijderen en klik vervolgens op Opslaan.

  • Kopiëren—klik om Notities en Actie-items te kopiëren en elders te delen.

Wanneer u wijzigingen aanbrengt, wordt er een melding weergegeven om mensen te laten weten dat de inhoud is bewerkt door de host van de vergadering.

Als de instellingen voor het opnemen van uw vergadering in Gebruikershub zijn uitgeschakeld , kunt u altijd achteraf een samenvatting van de vergadering en hoofdstukken genereren.

Deel AI-gegenereerde vergadersamenvattingen

Stuur de link naar de samenvatting van de vergadering naar mensen die de vergadering niet konden bijwonen. De opname van de vergaderingsamenvatting is beschikbaar in uw Webex-account in User Hub, in de Webex-app of via de e-mailmelding. Kies uw voorkeursoptie om de opname te delen.

1

Meld u aan bij uw Webex-account in Gebruikershub, klik op Opnamen, selecteer de opname en klik op Delen . Kies uit:

  • Webex—voer een ruimtenaam in of maak een nieuwe.

  • E-mail— voer de e-mailadressen in, gescheiden door komma's, van elke ontvanger.

Als u de AI-samenvatting of hoofdstukken wilt verbergen voordat u de opname deelt, klikt u op Bewerken Whiteboardpen, gaat u naar Weergaveopties paneel en schakelt u de selectievakjes AI-samenvattingen Hoofdstukken uit.

2

Kies in de Webex-app uit:

  • Vergaderkalender—klik op Vergaderingen > Vergaderingen-pictogram > Verslag van de vergadering, selecteer de opname en klik op Doorsturen De knop Doorsturen.

  • Ruimte—klik Vergaderingen > Verslag van de vergadering, selecteer de opname en klik op Verslag van de vergadering doorsturen De knop Doorsturen.

Voer de naam van een persoon of ruimte in en klik vervolgens op Doorsturen.

3

Stuur de e-mailmelding met de samenvatting van de vergadering door, met daarin de samenvatting, notities en actiepunten. Voer het e-mailadres van elke ontvanger in, gescheiden door komma's.

Beperkingen in de samenvatting van vergaderingen

  • Het is mogelijk dat het door AI gegenereerde overzicht niet nauwkeurig de aanwezigheid van meerdere sprekers in één ruimte identificeert.

  • Het is mogelijk dat de door AI gegenereerde samenvatting de terminologie van de organisatie of het bedrijf niet goed begrijpt.