Конфигурирайте организационни настройки за гласова поща

Конфигурирайте организационните си настройки, преди да управлявате настройките за гласова поща на потребителите. Тези конфигурации определят настройките за гласова поща на потребителите, които можете да зададете.

Преди да започнете

За да работи функцията за гласова поща, трябва да настроите разширението за гласов портал за местоположението. За подробности вижте Конфигуриране на гласови портали за Webex Calling.

1

Влезте в контролния хъб.

2

Отидете на Услуги > Обаждане > Настройки на услугата.

3

Отидете в секцията Гласова поща и конфигурирайте следните настройки:

  • Препращане на гласова поща

  • Изтриване на гласова поща

  • Парола за гласова поща

Препращане на гласова поща

Когато са активирани, настройките позволяват на потребителите да препращат гласово съобщение към номер или вътрешен номер на друг потребител. Ако е деактивирано, това забранява на потребителя да препраща гласова поща, да използва външна пощенска кутия или да изпраща копие на гласовата поща до посочен имейл адрес.

  • За да активирате тази настройка, щракнете върху превключвателя.

Изтриване на гласова поща

Гласовите съобщения на повече от 180 дни се архивират автоматично. Ако имате нужда от достъп до архивирани гласови съобщения, трябва да отправите заявка за услуга до Cisco.

Изтриването на гласова поща ви позволява да зададете условия за съобщения с изтекъл срок на валидност. Когато е активирано, администраторите могат да определят времевата рамка, в която съобщенията изтичат. Можете да въведете дните (1-180) в предоставеното поле. Администраторите могат също да задават условия за изтриване на съобщения.

За да активирате тази настройка, щракнете върху превключвателя и изберете една от следните опции:

  • Разрешително изтриване— Това запазва всички непрочетени гласови съобщения и изтрива тези, чийто срок на валидност е изтекъл, когато потребителят достъпи пощенската си кутия.

  • Строго изтриване— Това изтрива всички прочетени и непрочетени гласови съобщения въз основа на зададения от вас период от време.

Парола за гласова поща

Преди да зададете паролата по подразбиране за организацията за достъп до гласовата поща, запомнете следното: risks/concerns за крайни потребители:

  • Задаването на парола по подразбиране за организацията позволява достъп до пощенската кутия и услугите на всеки потребител.

  • Паролата по подразбиране дава достъп до услуги на други потребители, като например:

    • Гласова поща, включително възпроизвеждане на съобщения, персонализиране на имена и поздрави

    • Портал за достигане с един номер

    • Резервиране на работно място

  • Паролата по подразбиране деактивира влизането в горещия деск, използвайки опцията за гласов портал.

Важно е потребителите да актуализират паролата си, за да поддържат сигурността. Потребителите могат да зададат своя личен ПИН код за гласова поща чрез User Hub или можете да им зададете временен код за достъп. Вижте раздела Reset/Set временен ПИН код за гласова поща на потребител в тази статия, за да зададете временен код за достъп за потребителите. Потребителите могат да се обърнат към Задаване или нулиране на ПИН кода за гласова поща за настройване на паролата си.

За да настроите паролата по подразбиране за вашата организация:

  1. Активирайте превключвателя Код за достъп до гласова поща.
  2. Въведете кода за достъп в полето Създаване на код за достъп по подразбиране.
  3. Потвърдете кода за достъп в Потвърдете кода за достъп по подразбиране.

Можете също така да създадете времева рамка, в която човек трябва да промени паролата си и колко често може да я променя отново (след като бъде променена):

  • Можете да зададете минималния брой дни (1–7), през които потребителят може да променя паролата, когато е активирана. Когато превключвателят е изключен, те могат да променят паролата си няколко пъти в един и същи ден.

    Webex Calling не позволява на потребителя да зададе една от по-старите пароли, което прави паролата на потребителите по-сигурна.

  • Можете да зададете броя на дните, в които паролата изтича (между 15 и 180), когато е активирана. Когато превключвателят е изключен, паролата никога не изтича.

    Тази функция също така разширява историята на паролите 10–24. Тоест, той може да съхранява последните 24 пароли на всеки потребител и да попречи на потребителя да използва повторно една от тези съхранени пароли.

Активиране на гласовата поща за потребител

Ако сте активирали пренасочването на повиквания, тогава тези настройки за пренасочване на повикване отменят настройките за гласова поща, които сте конфигурирали.

1

Влезте в контролния хъб.

2

Отидете на Управление > Потребители.

3

Изберете потребител и щракнете върху Обаждане.

4

Отидете в секцията Гласова поща, факс, език за обявления и часова зона и щракнете върху Гласова поща.

5

Включете превключвателя Гласова поща и активирайте желаните настройки.

Някои функции за гласова поща може да не са налични поради зададени организационни настройки.

Искате ли да видите как се прави? Гледайте тази видео демонстрация за това как да управлявате настройките на гласовата поща за потребител в Control Hub.

Изпращайте обажданията на потребителя към гласовата поща

Конфигурирайте тези настройки на гласовата поща, за да насочвате входящите обаждания към гласовата поща на потребителите.

1

Влезте в контролния хъб.

2

Отидете на Управление > Потребители.

3

Изберете потребител и щракнете върху Обаждане.

4

Отидете в секцията Гласова поща, факс, език за обявления и часова зона и щракнете върху Гласова поща.

5

Включете превключването гласова поща .

6

Отидете в секцията Изпращане на повиквания към гласова поща и изберете някоя от следните опции:

  • Изпращане на всички повиквания към гласова поща—Тази опция пренасочва всички повиквания към гласова поща.
  • Изпращане на повиквания към гласова поща, докато линията е заета— Тази опция пренасочва повиквания към гласова поща, когато потребителят вече е в разговор. Поставете отметка в квадратчето и изберете да зададете или поздрав по подразбиране, или персонализиран поздрав.

    За да зададете поздрави по подразбиране, изберете опцията Съобщение „заето“ по подразбиране.

    За да зададете свои собствени персонализирани поздрави, изберете опцията Персонализирано съобщение и щракнете върху Качване на файл, за да качите аудио файла си (WAV), или щракнете върху Запис на съобщение, за да запишете съобщението.

  • Изпращане на повиквания към гласова поща при неотговорено повикване—Тази опция пренасочва входящите повиквания към гласова поща след определен брой позвънявания. Поставете отметка в квадратчето и изберете броя позвънявания преди възпроизвеждане на поздравителните съобщения от падащия списък. Можете да изберете да зададете или поздрав по подразбиране, или персонализиран поздрав.

    За да зададете поздрави по подразбиране, изберете опцията Съобщение „заето“ по подразбиране.

    За да зададете свои собствени персонализирани поздрави, изберете опцията Персонализирано съобщение и щракнете върху Качване на файл, за да качите аудио файла си (WAV), или щракнете върху Запис на съобщение, за да запишете съобщението.

След като качите файла или запишете поздравите, можете да го актуализирате, като изберете Замяна на файл или запишете друго съобщение. Записването на ново съобщение или качването на нов файл отменя предишните поздрави.

Аудио файлът (WAV) трябва да е 8Khz, 8-bit mono, CCITT µ-law, максимум 2MB, .wav файлов формат.

Ако изберете Изпращане на всички повиквания към гласова поща, не можете да изберете другите две опции. Можете да изберете пренасочване към гласова поща, като едновременно изберете опциите Изпращане на повиквания към гласова поща по време на заета линия и Изпращане на повиквания към гласова поща при неотговорени повиквания.

7

Щракнете върху Запиши.

Reset/Set временен ПИН код за гласова поща за потребител

Ако сте активирали ПИН кода за гласова поща по подразбиране за вашата организация, можете да нулирате ПИН кода за гласова поща на потребител. За повече информация как да настроите ПИН за гласова поща по подразбиране за вашата организация, вижте Конфигуриране на ПИН за гласова поща по подразбиране за всички нови потребители.

1

Влезте в контролния хъб.

2

За да нулирате ПИН кода за гласова поща за потребител:

  1. Отидете на Управление > Потребители.

  2. Изберете потребител и щракнете върху Обаждане.

  3. Отидете в секцията Гласова поща, факс, език за обявления и часова зона и щракнете върху Гласова поща.

  4. Включете превключването гласова поща .

  5. Отидете в секцията ПИН код за гласова поща и щракнете върху Нулиране на ПИН код за гласова поща.

    Сега потребителят може да влезе в своя портал за гласова поща и да въведе ПИН по подразбиране, зададен за вашата организация.

3

За да зададете временна парола за потребител:

  1. Отидете на Управление > Потребители.

  2. Изберете потребител и щракнете върху Обаждане.

  3. Отидете в секцията Гласова поща, факс, език за обявления и часова зона и щракнете върху Гласова поща.

  4. Включете превключването гласова поща .

  5. Отидете в секцията ПИН код за гласова поща и въведете временен код за достъп до гласова поща в Създаване на нов временен код за достъп.

    ПИН кодът трябва да отговаря на следните изисквания:

    • Трябва да е между 6 и 30 цифри.

    • Не трябва да съдържа повтарящи се модели. Например, 121212, 123123 или 13571357 е невалидно. Но ако въведете 1235123, това е валидно.

    • Не трябва да съдържа вашия телефонен номер или вътрешен номер в прав или обратен ред. Например, вашият вътрешен номер е 147869. ПИН кодове 9147869 или 9968741 са невалидни, тъй като съдържат разширението за напред или назад.

    • Не трябва да се съдържа във вашия телефонен номер или вътрешен номер в директен или обратен ред. Например, ако вашият телефонен номер е +13015551212, тогава ПИН кодът 5551212 е невалиден, тъй като се съдържа в телефонния номер в посока „напред“, а ПИН кодът 2121555 е невалиден, тъй като се съдържа в телефонния номер в посока „обратно“.

    • Не трябва да съдържа едни и същи цифри четири или повече пъти подред. Например, 222211, 888888 или 9099991.

    • Не трябва да съдържа четири или повече възходящи или низходящи цифри. Например, 123456 или 987654.

    • Не трябва да е вашият текущ ПИН код в обратен ред. Например, ако текущият ви ПИН код е 226897, не трябва да въвеждате 798622 като нов ПИН код.

    • Не трябва да съдържа нито един от последните ви 10 ПИН кода. Това е правило по подразбиране, зададено от Webex Calling, то може да се конфигурира от администратор, използващ само Webex Calling API.

  6. Въведете отново кода за достъп в полето Потвърдете новата временна парола.

  7. Щракнете върху Запиши.

4

За да зададете временна парола за виртуални линии:

  1. Отидете на Услуги > Обаждане > Виртуални линии.

  2. Изберете виртуална линия и щракнете върху Повикване.

  3. Отидете в секцията Гласова поща, факс, език за обявления и часова зона и щракнете върху Гласова поща.

  4. Включете превключването гласова поща .

  5. Отидете в секцията ПИН код за гласова поща и въведете временен код за достъп до гласова поща в Създаване на нов временен код за достъп.

    ПИН кодът трябва да отговаря на следните изисквания:

    • Трябва да е между 6 и 30 цифри.

    • Не трябва да съдържа повтарящи се модели. Например, 121212, 123123 или 13571357 е невалидно. Но ако въведете 1235123, това е валидно.

    • Не трябва да съдържа вашия телефонен номер или вътрешен номер в прав или обратен ред. Например, вашият вътрешен номер е 147869. ПИН кодове 9147869 или 9968741 са невалидни, тъй като съдържат разширението за напред или назад.

    • Не трябва да се съдържа във вашия телефонен номер или вътрешен номер в директен или обратен ред. Например, ако вашият телефонен номер е +13015551212, тогава ПИН кодът 5551212 е невалиден, тъй като се съдържа в телефонния номер в посока „напред“, а ПИН кодът 2121555 е невалиден, тъй като се съдържа в телефонния номер в посока „обратно“.

    • Не трябва да съдържа едни и същи цифри четири или повече пъти подред. Например, 222211, 888888 или 9099991.

    • Не трябва да съдържа четири или повече възходящи или низходящи цифри. Например, 123456 или 987654.

    • Не трябва да е вашият текущ ПИН код в обратен ред. Например, ако текущият ви ПИН код е 226897, не трябва да въвеждате 798622 като нов ПИН код.

    • Не трябва да съдържа нито един от последните ви 10 ПИН кода. Това е правило по подразбиране, зададено от Webex Calling, то може да се конфигурира от администратор, използващ само Webex Calling API.

  6. Потвърдете кода за достъп в Потвърдете нова временна парола.

  7. Щракнете върху Запиши.

Потребителите могат също да нулират своя ПИН код за гласова поща в Потребителски център, следвайки посочените критерии, зададени на организационно ниво. За подробности вижте Задаване или нулиране на ПИН кода за гласова поща.

Активирайте известията за гласова поща за потребител

1

Влезте в контролния хъб.

2

Отидете на Управление > Потребители.

3

Изберете потребител и щракнете върху Обаждане.

4

Отидете в секцията Гласова поща, факс, език за обявления и часова зона и щракнете върху Гласова поща.

5

Включете превключването гласова поща .

6

Отидете в секцията Известия и включете превключвателя Получаване на известия за нови гласови съобщения.

7

Изберете една от следните опции:

  • Чрез имейл—Изберете тази опция и въведете имейл адреса, на който да се изпрати известието.

Получаване на известия за гласова поща е активирано с полето „Чрез имейл“.

  • Чрез SMS—Изберете тази опция, въведете телефонния номер за изпращане на известието и след това изберете мрежовия доставчик от падащото меню.

    Получаването на известия за гласова поща е активирано чрез текстово поле.

8

Щракнете върху Запиши.

Управлявайте съхранението на съобщения в гласовата поща на потребителя

Можете да посочите къде потребителите могат да имат достъп до гласовата си поща – на телефона си, в Потребителския център или чрез посочен имейл адрес като .tiff файл.

Ако местоположението, присвоено на потребителя, е активирано за транскрипция на гласова поща и искате потребителят да получава транскрипции на гласова поща, изпратете копие на съобщението по имейл и изберете опцията Използване на вътрешната пощенска кутия. За подробности относно включването на транскрипкцията на гласовата поща за вашето местоположение вижте Разрешаване или деактивиране на транскрипции на гласова поща за местоположение.

1

Влезте в контролния хъб.

2

Отидете на Управление > Потребители.

3

Изберете потребител и щракнете върху Обаждане.

4

Отидете в секцията Гласова поща, факс, език за обявления и часова зона и щракнете върху Гласова поща.

5

Включете превключването гласова поща .

6

Отидете в секцията Съхранение на съобщения и изберете една от следните опции:

  • Използване на вътрешна пощенска кутия— Ако изберете тази опция, потребителите могат да имат достъп до гласовите си съобщения от телефона, приложението Webex и потребителския център. Изберете Използване на индикатор за ново съобщение на телефона, за да активирате индикатора.

    Ако местоположението, присвоено на потребителя, има транскрипция на гласова поща, трябва да изберете Използване на вътрешна пощенска кутия, за да може този потребител да получава активирана транскрипция на гласова поща.

    Съхранение на съобщения: Избран е радио бутон „Използване на вътрешна пощенска кутия“.

    Вътрешната пощенска кутия има следните ограничения за съхранение:

    • Ограничение за едно съобщение от 10 минути

    • Общо ограничение на пощенската кутия от 100 минути

  • Използване на външна пощенска кутия— Ако изберете тази опция, всички гласови съобщения се изпращат до посочен имейл адрес. Потребителите нямат достъп до гласови съобщения от телефона си, приложението Webex или потребителския си център. Също така, гласовите съобщения не се транскрибират.

Съхранение на съобщения: Избран е радио бутон „Използване на външна пощенска кутия“.

Тази опция може да не е налична, ако пренасочването на гласова поща е деактивирано.

7

Щракнете върху Запиши.

Конфигурирайте допълнителни настройки за гласова поща за потребител

Тези допълнителни настройки могат да бъдат конфигурирани заедно с други настройки за гласова поща за потребителите в Control Hub.

1

Влезте в контролния хъб.

2

Отидете на Управление > Потребители.

3

Изберете потребител и щракнете върху Обаждане.

4

Отидете в секцията Гласова поща, факс, език за обявления и часова зона и щракнете върху Гласова поща.

5

Включете превключването гласова поща .

6

Отидете в секцията Допълнителни настройки и изберете една или и двете от следните опции:

  • Изберете Прехвърляне на „0“ към друга линия и въведете телефонния номер, към който ще бъдат прехвърлени повикващият.

    Ако изберете тази опция, уверете се, че поздравът ви с гласова поща информира обаждащите се, че натискането на '0' ще ги прехвърли.

  • Изберете Изпращане на копие от гласовото съобщение по имейл и въведете имейл адреса, на който ще бъде изпратен записът на всички гласови съобщения.

Тази опция може да не е налична, ако пренасочването на гласова поща е деактивирано.

Ако местоположението, присвоено на потребителя, е активирано за транскрипция на гласова поща, изберете опцията Изпращане на копие на съобщението по имейл, за да може потребителят да получава транскрипции на гласова поща.

7

Щракнете върху Запиши.

Конфигурирайте настройките за факс съобщения за потребител

Факс съобщенията позволяват на потребителя да получава директни входящи факсове от своята услуга за гласова поща.

Преди да започнете

Обмислете следните насоки, преди да конфигурирате тази функция:

  • Факсовете се събират от платформата Webex Calling и се съхраняват в споделена зона за съхранение заедно със съобщенията в гласовата поща. Капацитетът за съхранение е 100 минути гласова поща или 1000 страници факс съобщения. Уверете се, че потребителите са наясно с наличното пространство, и трябва да разпределят място за нови факс съобщения и да архивират разумно.

  • Факс съобщенията се съхраняват за неограничен период от време.

1

Влезте в контролния хъб.

2

Отидете на Управление > Потребители.

3

Изберете потребител и щракнете върху Обаждане.

4

Отидете в секцията Гласова поща, факс, език за обявления и часова зона и щракнете върху Гласова поща.

5

Включете превключването гласова поща .

6

Отидете в секцията Факс съобщения и включете превключвателя Получаване на факс съобщения.

7

Въведете телефонния номер, зададен за факс съобщения.

8

Въведете разширение, ако е необходимо.

Превключвателят за получаване на факс съобщения е активиран.

9

Щракнете върху Запиши.

Разрешаване на транскрипкция на гласова поща за потребител

С транскрипцията на гласовата поща потребителят получава имейл с транскрипцията на гласовата поща в тялото на имейла и .WAV файла като прикачен файл за гласова поща.

За да може потребителят да има транскрипция на гласова поща, се прилагат следните условия:

  • Активирайте транскрипцията на гласовата поща за местоположението на потребителя. За подробности вижте Транскрипция на гласова поща за Webex Calling.

  • Изберете Изпращане на копие от гласово съобщение по имейл и Използване на вътрешна пощенска кутия в областта с настройки на гласовата поща на потребителя в профила Обаждания.

Избран е превключвател за изпращане на копие от гласовото съобщение по имейл Съхранение на съобщения: Избран е радио бутон „Използване на вътрешна пощенска кутия“.

Потребителят може също така да конфигурира всички настройки на гласовата поща самостоятелно в Потребителския център. За подробности вижте Конфигуриране на настройките на гласовата ви поща. Всички промени, направени в тези настройки от потребителя, се отразяват както в потребителския център, така и в контролния център.