Configurer les paramètres d’organisation pour la messagerie vocale

Configurez vos paramètres organisationnels avant de gérer les paramètres de messagerie vocale des utilisateurs. Ces configurations déterminent les paramètres de messagerie vocale des utilisateurs que vous pouvez définir.

Avant de commencer

Pour que la fonction de messagerie vocale fonctionne, vous devez configurer l’extension du portail vocal pour l’emplacement. Pour plus de détails, voir Configurer les portails vocaux pour Webex Calling.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Accéder à Services > Appel > Paramètres du service.

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Accédez à la section Messagerie vocale et configurez les paramètres suivants :

  • Transfert des messages vocaux

  • Suppression de la messagerie vocale

  • Code d’accès de la messagerie vocale

Forwarding de la messagerie vocale

Lorsque cette option est activée, les paramètres permettent aux utilisateurs de transférer un message vocal vers le numéro ou le poste d'un autre utilisateur. Si cette option est désactivée, elle interdit à l'utilisateur de transférer la messagerie vocale, d'utiliser une boîte aux lettres externe ou d'envoyer une copie de la messagerie vocale à une adresse e-mail spécifiée.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton de bascule.

Suppression de la messagerie vocale

Les messages vocaux datant de plus de 180 jours sont archivés automatiquement. Si vous avez besoin d'accéder aux messages vocaux archivés, vous êtes invité à faire une demande de service auprès de Cisco.

La suppression de la messagerie vocale vous permet de définir des conditions pour les messages expirés. Lorsque cette option est activée, les administrateurs peuvent spécifier le délai d'expiration des messages. Vous pouvez saisir les jours (1 à 180) dans le champ prévu à cet effet. Les administrateurs peuvent également définir des conditions pour la suppression des messages.

Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton bascule et choisissez l’une des options suivantes :

  • Suppression permissive— Cela conserve tous les messages vocaux non lus et supprime ceux qui ont expiré lorsqu'un utilisateur accède à sa boîte aux lettres.

  • Suppression stricte— Cela supprime tous les messages vocaux lus et non lus en fonction de la période que vous avez définie.

Code d’accès de la messagerie vocale

Avant de configurer le code d'accès par défaut pour que l'organisation puisse accéder à la messagerie vocale, n'oubliez pas les consignes de sécurité suivantes. risks/concerns pour les utilisateurs finaux :

  • La configuration d'un code d'accès par défaut pour l'organisation permet d'accéder à la boîte aux lettres et aux services de n'importe quel utilisateur.

  • Le code d'accès par défaut donne accès aux services d'autres utilisateurs tels que :

    • Messagerie vocale, y compris la lecture des messages, la personnalisation des noms et des messages d'accueil

    • Portail d'accès à un numéro unique

    • Conciergerie

  • Le code d'accès par défaut désactive la connexion au bureau partagé à l'aide de l'option de portail vocal.

Il est important que les utilisateurs mettent à jour leur mot de passe pour maintenir la sécurité. Les utilisateurs peuvent configurer leur code PIN de messagerie vocale personnel via User Hub, ou vous pouvez attribuer un code d'accès temporaire. Voir la section Reset/Set code PIN de messagerie vocale d'un utilisateur temporaire dans cet article pour définir le code d'accès temporaire pour les utilisateurs. Les utilisateurs peuvent se référer à Définir ou réinitialiser votre code PIN de messagerie vocale pour configurer leur code d'accès.

Pour configurer le code d’accès par défaut pour votre organisation :

  1. Activez le bouton bascule Code d'accès de la messagerie vocale.
  2. Saisissez le code d'accès dans le champ Créer un code d'accès par défaut.
  3. Confirmez le mot de passe dans le champ Confirmez le mot de passe par défaut.

Vous pouvez également créer un délai dans lequel une personne doit modifier son code d'accès et la fréquence à laquelle elle peut le modifier à nouveau (une fois qu'il a été modifié) :

  • Vous pouvez définir le nombre minimum de jours (1 à 7) pendant lesquels un code d'accès peut être modifié par l'utilisateur lorsqu'il est activé. Lorsque le basculement est éteint, ils peuvent changer leur mot de passe plusieurs fois sur le même jour.

    Webex Calling empêche l'utilisateur de définir l'un des anciens codes d'accès, ce qui rend le code d'accès des utilisateurs plus sécurisé.

  • Vous pouvez configurer le nombre de jours pendant lesquels un code passe expire (entre 15 et 180) lorsqu’il est activé. Lorsque le basculement est éteint, le code d’accès n’expire jamais.

    Cette fonctionnalité étend également l’historique des codes d’accès de 10 à 24. Autrement dit, il peut stocker les 24 derniers codes d’accès de chaque utilisateur et empêcher l’utilisateur d’utiliser l’un de ces codes-passe stockés.

Activer la messagerie vocale pour un utilisateur

Si le renvoi d’appel est activé, les paramètres du renvoi d’appel remplacent les paramètres de la messagerie vocale que vous avez configurés.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Aller à Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appel.

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Accédez à la section Messagerie vocale, fax, langue d'annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activez le bouton bascule Messagerie vocale et activez les paramètres souhaités.

Certaines fonctionnalités de messagerie vocale peuvent être indisponibles en raison des paramètres organisationaux réglés.

Vous voulez voir comment cela se fait ? Regardez cette démonstration vidéo sur la façon de gérer les paramètres de messagerie vocale d'un utilisateur dans Control Hub.

Envoyer les appels d’un utilisateur vers la messagerie vocale

Configurez ces paramètres de messagerie vocale pour diriger les appels entrants vers la messagerie vocale des utilisateurs.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Aller à Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appel.

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Accédez à la section Messagerie vocale, fax, langue d'annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Accédez à la section Envoyer les appels vers la messagerie vocale et choisissez l'une des options suivantes :

  • Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale —Cette option transfère tous les appels vers la messagerie vocale.
  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée— Cette option transfère les appels vers la messagerie vocale lorsque l'utilisateur est déjà en communication. Cochez la case et choisissez de configurer un message d'accueil par défaut ou un message d'accueil personnalisé.

    Pour définir les messages d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message « occupé » par défaut.

    Pour définir vos propres salutations personnalisées, sélectionnez l'option Message personnalisé et cliquez sur Télécharger le fichier pour télécharger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsqu'ils ne reçoivent pas de réponse— Cette option transfère les appels entrants vers la messagerie vocale après un nombre de sonneries spécifié. Sélectionnez la case à cocher et le nombre de sonneries avant de lire les messages d'accueil dans la liste déroulante. Vous pouvez choisir de configurer un message d'accueil par défaut ou un message d'accueil personnalisé.

    Pour définir les messages d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message « occupé » par défaut.

    Pour définir vos propres salutations personnalisées, sélectionnez l'option Message personnalisé et cliquez sur Télécharger le fichier pour télécharger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

Une fois que vous avez téléchargé le fichier ou enregistré les salutations, vous pouvez le mettre à jour en sélectionnant Remplacer le fichier ou en enregistrant un autre message. L'enregistrement d'un nouveau message ou le téléchargement d'un nouveau fichier remplace les messages d'accueil précédents.

Le fichier audio (WAV) doit être au format .wav, 8 kHz, 8 bits mono, CCITT µ-law, 2 Mo max.

Si vous sélectionnez Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale, vous ne pouvez pas sélectionner les deux autres options. Vous pouvez choisir de diriger vers la messagerie vocale avec les options Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée et Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est sans réponse sélectionnées ensemble.

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Cliquez sur Enregistrer.

Reset/Set un code PIN de messagerie vocale temporaire pour un utilisateur

Si vous avez activé le code PIN de messagerie vocale par défaut pour votre organisation, vous pouvez réinitialiser le code PIN de messagerie vocale d'un utilisateur. Pour plus d’informations sur la configuration d’un code PIN de messagerie vocale par défaut pour votre entreprise, voir Configurer un code PIN de messagerie vocale par défaut pour tous les nouveaux utilisateurs.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Pour réinitialiser le code PIN de messagerie vocale d'un utilisateur :

  1. Aller à Gestion > Utilisateurs.

  2. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appel.

  3. Accédez à la section Messagerie vocale, fax, langue d'annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

  4. Activer le basculement de la messagerie vocale.

  5. Accédez à la section Code PIN de la messagerie vocale et cliquez sur Réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale.

    L’utilisateur peut maintenant se connecter à son portail de messagerie vocale et saisir le code PIN par défaut configuré pour votre entreprise.

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Pour définir un mot de passe temporaire pour un utilisateur :

  1. Aller à Gestion > Utilisateurs.

  2. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appel.

  3. Accédez à la section Messagerie vocale, fax, langue d'annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

  4. Activer le basculement de la messagerie vocale.

  5. Accédez à la section Code PIN de la messagerie vocale et saisissez un code d'accès temporaire pour l'accès à la messagerie vocale dans Créer un nouveau code d'accès temporaire.

    Le code PIN doit répondre aux exigences suivantes :

    • Doit comporter entre 6 et 30 chiffres.

    • Ne doit pas contenir de motifs répétés. Par exemple, 121212, 123123 ou 13571357 n'est pas valide. Mais si vous entrez 1235123, c'est valide.

    • Ne doit pas contenir votre numéro de téléphone ou votre poste dans l'ordre avant ou arrière. Par exemple, votre extension est 147869. Un code PIN de 9147869 ou 9968741 n'est pas valide, car il contient l'extension en avant ou en arrière.

    • Ne doit pas être contenu dans votre numéro de téléphone ou votre extension dans l'ordre avant ou arrière. Par exemple, si votre numéro de téléphone est +13015551212, alors un code PIN de 5551212 est invalide car il est contenu dans le numéro de téléphone en avant, et un code PIN de 2121555 est invalide car il est contenu dans le numéro de téléphone en arrière.

    • Ne doit pas contenir les mêmes chiffres quatre fois ou plus de suite. Par exemple, 222211, 888888 ou 9099991.

    • Ne doit pas contenir quatre chiffres ou plus ascendants ou descendants. Par exemple, 123456 ou 987654.

    • Ne doit pas être votre code PIN actuel dans l'ordre inverse. Par exemple, si votre code PIN actuel est 226897, vous ne devez pas saisir 798622 comme nouveau code PIN.

    • Ne doit contenir aucun de vos 10 derniers codes PIN. Il s'agit d'une règle par défaut définie par Webex Calling, elle est configurable par un administrateur utilisant uniquement l'API Webex Calling.

  6. Saisissez à nouveau le code d'accès dans le champ Confirmez le nouveau code d'accès temporaire.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

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Pour définir un code d’accès temporaire pour les lignes virtuelles :

  1. Accéder à Services > Appel > Lignes virtuelles.

  2. Sélectionnez une ligne virtuelle et cliquez sur Appel.

  3. Accédez à la section Messagerie vocale, fax, langue d'annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

  4. Activer le basculement de la messagerie vocale.

  5. Accédez à la section Code PIN de la messagerie vocale et saisissez un code d'accès temporaire pour l'accès à la messagerie vocale dans Créer un nouveau code d'accès temporaire.

    Le code PIN doit répondre aux exigences suivantes :

    • Doit comporter entre 6 et 30 chiffres.

    • Ne doit pas contenir de motifs répétés. Par exemple, 121212, 123123 ou 13571357 n'est pas valide. Mais si vous entrez 1235123, c'est valide.

    • Ne doit pas contenir votre numéro de téléphone ou votre poste dans l'ordre avant ou arrière. Par exemple, votre extension est 147869. Un code PIN de 9147869 ou 9968741 n'est pas valide, car il contient l'extension en avant ou en arrière.

    • Ne doit pas être contenu dans votre numéro de téléphone ou votre extension dans l'ordre avant ou arrière. Par exemple, si votre numéro de téléphone est +13015551212, alors un code PIN de 5551212 est invalide car il est contenu dans le numéro de téléphone en avant, et un code PIN de 2121555 est invalide car il est contenu dans le numéro de téléphone en arrière.

    • Ne doit pas contenir les mêmes chiffres quatre fois ou plus de suite. Par exemple, 222211, 888888 ou 9099991.

    • Ne doit pas contenir quatre chiffres ou plus ascendants ou descendants. Par exemple, 123456 ou 987654.

    • Ne doit pas être votre code PIN actuel dans l'ordre inverse. Par exemple, si votre code PIN actuel est 226897, vous ne devez pas saisir 798622 comme nouveau code PIN.

    • Ne doit contenir aucun de vos 10 derniers codes PIN. Il s'agit d'une règle par défaut définie par Webex Calling, elle est configurable par un administrateur utilisant uniquement l'API Webex Calling.

  6. Confirmez le mot de passe dans le champ Confirmez le nouveau mot de passe temporaire.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs peuvent également réinitialiser leur code PIN de messagerie vocale dans User Hub en suivant les critères spécifiés définis au niveau de l'organisation. Pour plus de détails, voir Définir ou réinitialiser votre code PIN de messagerie vocale.

Activer les notifications de messagerie vocale pour un utilisateur

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Connectez-vous au Control Hub.

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Aller à Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appel.

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Accédez à la section Messagerie vocale, fax, langue d'annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Accédez à la section Notifications et activez l'option Recevoir une notification de tout nouveau message vocal.

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Choisissez parmi l'une des options suivantes :

  • Par e-mail —Sélectionnez cette option et saisissez l’adresse e-mail à laquelle envoyer la notification.

Recevoir des notifications de messagerie vocale est activé via le champ par e-mail.

  • Par SMS —Sélectionnez cette option, entrez le numéro de téléphone pour envoyer la notification, puis sélectionnez le fournisseur de réseau dans le menu déroulant.

    Recevoir des notifications de messagerie vocale est activé via le champ de texte.

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Cliquez sur Enregistrer.

Gérer l’espace de stockage des messages vocaux d’un utilisateur

Vous pouvez spécifier où les utilisateurs peuvent accéder à leur messagerie vocale : sur leur téléphone, dans le hub utilisateur ou via une adresse e-mail spécifiée sous forme de fichier .tiff.

Si l'emplacement attribué à l'utilisateur dispose de la transcription de la messagerie vocale activée et que vous souhaitez que l'utilisateur reçoive des transcriptions de la messagerie vocale, envoyez une copie du message par courrier électronique et sélectionnez l'option Utiliser la boîte aux lettres interne. Pour en savoir plus sur l’activer la transcription de la messagerie vocale pour votre emplacement, voir Activer ou désactiver la transcription de la messagerie vocale pour un emplacement.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Aller à Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appel.

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Accédez à la section Messagerie vocale, fax, langue d'annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Accédez à la section Stockage des messages et choisissez l’une des options suivantes :

  • Utiliser la boîte aux lettres interne— Si vous choisissez cette option, les utilisateurs peuvent accéder à leurs messages vocaux depuis le téléphone, l'application Webex et le hub utilisateur. sélectionnes Utiliser l’indicateur de nouveau message sur le téléphone pour activer l’indicateur.

    Si l'emplacement attribué à l'utilisateur dispose d'une transcription de messagerie vocale, vous devez sélectionner Utiliser la boîte aux lettres interne pour que cet utilisateur reçoive la transcription de messagerie vocale activée.

    Stockage des messages : Le bouton radio Utiliser la boîte aux lettres interne est sélectionné.

    La boîte aux lettres interne a les limites de stockage suivantes :

    • limite de 10 minutes par message

    • limite totale de la boîte aux lettres de 100 minutes

  • Utiliser une boîte aux lettres externe— Si vous choisissez cette option, tous les messages vocaux sont envoyés à une adresse e-mail spécifiée. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux messages vocaux depuis leur téléphone, l'application Webex ou le hub utilisateur. De plus, les messages vocaux ne sont pas transcrits.

Stockage des messages : Le bouton radio Utiliser la boîte aux lettres externe est sélectionné.

Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres de messagerie vocale supplémentaire pour un utilisateur

Ces paramètres supplémentaires peuvent être configurés avec d’autres paramètres de messagerie vocale pour les utilisateurs dans le Control Hub.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Aller à Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appel.

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Accédez à la section Messagerie vocale, fax, langue d'annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Accédez à la section Paramètres supplémentaires et choisissez l’une ou les deux options suivantes :

  • Sélectionnez Transférer sur '0' vers une autre ligne et entrez le numéro de téléphone vers lequel les appelants seront transférés.

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que votre messagerie vocale de bienvenue informe les appelants que les transferts seront transférés en appuyant sur « 0 ».

  • Sélectionnez Envoyer une copie du message vocal par e-mail et saisissez l'adresse e-mail à laquelle l'enregistrement de tous les messages vocaux sera envoyé.

Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

Si la transcription de la messagerie vocale est activée pour l'emplacement attribué à l'utilisateur, sélectionnez l'option Envoyer une copie du message par e-mail pour que l'utilisateur reçoive les transcriptions de la messagerie vocale.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres de messagerie fax pour un utilisateur

La messagerie par télécopie permet à un utilisateur de recevoir directement des télécopies entrantes à partir de son service de messagerie vocale.

Avant de commencer

Tenez compte des conseils suivants avant de configurer cette fonctionnalité :

  • Les fax sont collectées par la plateforme Webex Calling et stockés dans une zone de stockage partagé en même temps que les messages vocaux. La capacité de stockage est de 100 minutes de messagerie vocale, ou 1 000 pages de messages fax. Assurez-vous que les utilisateurs sont au courant de l’espace disponible et doivent allouer de l’espace pour les nouveaux messages fax et archiver à bon 7.

  • Les messages par télécopie sont stockés pour une durée illimitée.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Aller à Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Appel.

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Accédez à la section Messagerie vocale, fax, langue d'annonce et fuseau horaire et cliquez sur Messagerie vocale.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Accédez à la section Messagerie fax et activez le bouton bascule Recevoir des messages fax.

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Saisissez le numéro de téléphone attribué à la messagerie fax.

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Saisissez une extension, si nécessaire.

L'option de réception des messages fax est activée.

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Cliquez sur Enregistrer.

Activer la transcription de la messagerie vocale pour un utilisateur

Avec la transcription de la messagerie vocale, l’utilisateur reçoit un courrier électronique avec la transcription de la messagerie vocale dans le corps du courrier électronique et . Fichier WAV en tant que pièce jointe de messagerie vocale.

Pour qu’un utilisateur a une transcription de la messagerie vocale, les conditions suivantes s’appliquent :

  • Activer la transcription de la messagerie vocale pour l’emplacement de l’utilisateur. Pour plus de détails, voir Transcription de la messagerie vocale pour Webex Calling.

  • Sélectionnez Envoyer une copie du message vocal par e-mail et Utiliser la boîte aux lettres interne dans la zone des paramètres de messagerie vocale de l'utilisateur du profil Appel.

Envoyer par e-mail une copie du message vocal sélectionné Stockage des messages : Le bouton radio Utiliser la boîte aux lettres interne est sélectionné.

Un utilisateur peut également configurer lui-même tous les paramètres de messagerie vocale dans le hub utilisateur. Pour plus de détails, voir Configurer vos paramètres de messagerie vocale. Toutes les modifications apportées à ces paramètres par l'utilisateur sont reflétées à la fois dans le hub utilisateur et dans le hub de contrôle.