Konfigurera och hantera inställningar för röstbrevlåda för en Webex Calling-användare

Konfigurera organisationsinställningar för röstbrevlåda

Konfigurera dina organisationsinställningar innan du hanterar användarnas röstbrevlåda. Dessa konfigurationer avgör användarnas röstbrevlådainställningar som du kan ställa in.

Innan du börjar

För att röstbrevlådan ska fungera måste du konfigurera röstportalens anknytning för platsen. För mer information, se Konfigurera röstportaler för Webex Calling.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Tjänster > Ringer > Tjänstinställningar.
3	Gå till avsnittet Röstbrevlåda och konfigurera följande inställningar: Vidarebefordra röstbrevlåda Borttagning av röstbrevlåda Lösenkod för röstbrevlåda

Vidare vidarebefordran av röstbrevlåda

När inställningarna är aktiverade kan användare vidarebefordra ett röstmeddelande till en annan användares nummer eller anknytning. Om detta är inaktiverat förhindrar detta användaren att vidarebefordra röstmeddelanden, använda en extern brevlåda eller skicka en kopia av röstmeddelandet till en angiven e-postadress.

Aktivera denna inställning genom att klicka på växla.

Ta bort röstbrevlåda

Röstmeddelanden som är äldre än 180 dagar arkiveras automatiskt. Om du behöver åtkomst till arkiverade röstmeddelanden ombeds du att göra en serviceförfrågan till Cisco.

Med borttagning av röstmeddelanden kan du ställa in villkor för utgångna meddelanden. När det är aktiverat kan administratörer ange tidsramen för när meddelanden upphör att gälla. Du kan ange dagarna (1–180) i det angivna fältet. Administratörer kan också ställa in villkor för borttagning av meddelanden.

För att aktivera den här inställningen, klicka på växlingsknappen och välj ett av följande alternativ:

Tillåten radering— Detta sparar alla olästa röstmeddelanden och tar bort de röstmeddelanden som har gått ut när en användare öppnar sin brevlåda.
Strikt radering— Detta raderar alla lästa och olästa röstmeddelanden baserat på den tidsram du anger.

Lösenord för röstbrevlåda

Innan du ställer in standardlösenordet för organisationen för att få åtkomst till röstbrevlådan, kom ihåg följande säkerhetsåtgärder risks/concerns för slutanvändare:

Att konfigurera ett standardlösenord för organisationen ger åtkomst till alla användares e-postlådor och tjänster.
Standardlösenordet ger åtkomst till andra användares tjänster, till exempel:
- Röstbrevlåda, inklusive uppspelning av meddelanden, anpassning av namn och hälsningar
- Portal med ett enda nummer
- Hotell
Standardlösenordet inaktiverar inloggning på hot desk med hjälp av röstportalalternativet.

Det är viktigt att användare uppdaterar sitt lösenord för att upprätthålla säkerheten. Användare kan ställa in sin personliga PIN-kod för röstbrevlådan via användarhubben, eller så kan du tilldela ett tillfälligt lösenord. Se avsnittet Reset/Set en tillfällig användares röstbrevlådas-PIN i den här artikeln för att ställa in det tillfälliga lösenordet för användare. Användare kan se Ställ in eller återställ din röstbrevlådas PIN-kod för att ställa in sitt lösenord.

Så här ställer du in standardlösenordet för din organisation:

Aktivera Röstbrevlådans lösenord växlingsknapp.
Ange lösenordet i Skapa standardlösenord.
Bekräfta lösenordet i Bekräfta standardlösenord.

Du kan också skapa en tidsram inom vilken en person måste ändra sitt lösenord och hur ofta de kan ändra sitt lösenord igen (när det väl har ändrats):

Du kan ställa in det minsta antalet dagar (1–7) då ett lösenord kan ändras av användaren när det är aktiverat. När växlingen är avstängd kan de ändra lösenkoden flera gånger på samma dag.

Webex Calling förhindrar att användaren anger ett av de äldre lösenkoderna, vilket gör användarnas lösenkod säkrare.
Du kan ange hur många dagar en lösenkod ska upphöra (mellan 15 och 180) när den är aktiverad. När växlingen är avstängd upphör lösenkoden aldrig att gälla.

Den här funktionen utökar även lösenordshistoriken med 10–24. Det innebär att den kan lagra varje användares 24 senaste lösenord och hindra användaren från att återanvända en av dessa sparade lösenkoder.

Aktivera röstbrevlåda för en användare

Om du har aktiverat samtalskoppling kommer dessa inställningar för samtalskoppling att åsidosätta de röstbrevlådeinställningar som du har konfigurerat.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Ledning > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Ringer.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera Röstbrevlåda och aktivera de inställningar du vill använda. Vissa röstbrevlådefunktioner kan vara otillgängliga på grund av organisationsinställningar.

Vill du se hur det görs? Titta på den här videodemonstrationen om hur man hanterar röstbrevlådans inställningar för en användare i Control Hub.

Skicka en användares samtal till röstbrevlåda

Konfigurera dessa inställningar för röstbrevlåda för att dirigera inkommande samtal till användarnas röstbrevlåda.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Ledning > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Ringer.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Skicka samtal till röstbrevlåda och välj något av följande alternativ: Skicka alla samtal till röstbrevlådan—Det här alternativet vidarebefordrar alla samtal till röstbrevlådan. Skicka samtal till röstbrevlådan vid upptagen linje—Det här alternativet vidarebefordrar samtal till röstbrevlådan när användaren redan är i ett samtal. Markera kryssrutan och välj att ställa in antingen standardhälsning eller anpassad hälsning. För att ställa in standardhälsningsfraser, välj alternativet Standardmeddelande för "upptaget". För att skapa dina egna personliga hälsningar, välj alternativet Anpassat meddelande och klicka på Ladda upp fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddelande för att spela in meddelandet. Skicka samtal till röstbrevlådan när de inte besvaras –Det här alternativet vidarebefordrar inkommande samtal till röstbrevlådan efter ett angivet antal ringsignaler. Markera kryssrutan och antalet ringsignaler innan hälsningsfrasen spelas upp från rullgardinsmenyn. Du kan välja att ställa in antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning. För att ställa in standardhälsningsfraser, välj alternativet Standardmeddelande för "upptaget". För att skapa dina egna personliga hälsningar, välj alternativet Anpassat meddelande och klicka på Ladda upp fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddelande för att spela in meddelandet. När du har laddat upp filen eller spelat in hälsningarna kan du uppdatera den genom att välja Ersätt fil eller spela in ett annat meddelande. Att spela in ett nytt meddelande eller ladda upp en ny fil åsidosätter de tidigare hälsningsfraserna. Ljudfilen (WAV) måste vara i 8 kHz, 8-bitars mono, CCITT µ-law, max 2 MB, .wav-filformat. Om du väljer Skicka alla samtal till röstbrevlådakan du inte välja de andra två alternativen. Du kan välja att dirigera till röstbrevlådan med både alternativen Skicka samtal till röstbrevlåda vid upptagen linje och Skicka samtal till röstbrevlåda vid obesvarat är valda tillsammans.
7	Klicka på Spara.

Reset/Set en tillfällig röstbrevlåda-PIN för en användare

Om du har aktiverat standard-PIN-koden för röstbrevlådan för din organisation kan du återställa en användares PIN-kod för röstbrevlådan. Det finns mer information om hur du ställer in en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för din organisation i Konfigurera en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för alla nya användare.

1	Logga in på Control Hub.
2	Så här återställer du en PIN-kod för röstbrevlådan för en användare: Gå till Ledning > Användare. Välj en användare och klicka på Ringer. Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda. Aktivera växlingen av röstbrevlåda . Gå till avsnittet Röstbrevlådans PIN-kod och klicka på Återställ röstbrevlådans PIN-kod. Nu kan användaren logga in på sin röstbrevlådeportal och ange standard-PIN-koden som har ställts in för din organisation.
3	Så här ställer du in ett tillfälligt lösenord för en användare: Gå till Ledning > Användare. Välj en användare och klicka på Ringer. Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda. Aktivera växlingen av röstbrevlåda . Gå till avsnittet Röstbrevlådans PIN-kod och ange ett tillfälligt lösenord för röstbrevlådans åtkomst i Skapa nytt tillfälligt lösenord. PIN-koden ska uppfylla följande krav: Måste vara mellan 6 och 30 siffror. Får inte innehålla upprepade mönster. Till exempel är 121212, 123123 eller 13571357 ogiltigt. Men om du anger 1235123 är det giltigt. Får inte innehålla ditt telefonnummer eller din anknytning i framåt- eller omvänd ordning. Till exempel är din anknytning 147869. PIN-koden 9147869 eller 9968741 är ogiltig eftersom de innehåller anknytningen i framåt- eller bakåtläge. Får inte ingå i ditt telefonnummer eller din anknytning i framåt- eller omvänd ordning. Om ditt telefonnummer till exempel är +13015551212, då är PIN-koden 5551212 ogiltig eftersom den finns i telefonnumret i framåtriktningen, och PIN-koden 2121555 är ogiltig eftersom den finns i telefonnumret i omvänd riktning. Får inte innehålla samma siffror fyra eller fler gånger i rad. Till exempel 222211, 888888 eller 9099991. Får inte innehålla fyra eller fler stigande eller fallande siffror. Till exempel 123456 eller 987654. Får inte vara din nuvarande PIN-kod i omvänd ordning. Om din nuvarande PIN-kod till exempel är 226897 får du inte ange 798622 som en ny PIN-kod. Får inte innehålla någon av dina 10 senaste PIN-koder. Detta är en standardregel som ställs in av Webex Calling och kan konfigureras av en administratör som endast använder Webex Calling API. Ange lösenordet igen i Bekräfta nytt tillfälligt lösenord. Klicka på Spara.
4	Så här ställer du in ett tillfälligt lösenord för virtuella linjer: Gå till Tjänster > Ringer > Virtuella linjer. Välj en virtuell linje och klicka på Ringer. Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda. Aktivera växlingen av röstbrevlåda . Gå till avsnittet Röstbrevlådans PIN-kod och ange ett tillfälligt lösenord för röstbrevlådans åtkomst i Skapa nytt tillfälligt lösenord. PIN-koden ska uppfylla följande krav: Måste vara mellan 6 och 30 siffror. Får inte innehålla upprepade mönster. Till exempel är 121212, 123123 eller 13571357 ogiltigt. Men om du anger 1235123 är det giltigt. Får inte innehålla ditt telefonnummer eller din anknytning i framåt- eller omvänd ordning. Till exempel är din anknytning 147869. PIN-koden 9147869 eller 9968741 är ogiltig eftersom de innehåller anknytningen i framåt- eller bakåtläge. Får inte ingå i ditt telefonnummer eller din anknytning i framåt- eller omvänd ordning. Om ditt telefonnummer till exempel är +13015551212, då är PIN-koden 5551212 ogiltig eftersom den finns i telefonnumret i framåtriktningen, och PIN-koden 2121555 är ogiltig eftersom den finns i telefonnumret i omvänd riktning. Får inte innehålla samma siffror fyra eller fler gånger i rad. Till exempel 222211, 888888 eller 9099991. Får inte innehålla fyra eller fler stigande eller fallande siffror. Till exempel 123456 eller 987654. Får inte vara din nuvarande PIN-kod i omvänd ordning. Om din nuvarande PIN-kod till exempel är 226897 får du inte ange 798622 som en ny PIN-kod. Får inte innehålla någon av dina 10 senaste PIN-koder. Detta är en standardregel som ställs in av Webex Calling och kan konfigureras av en administratör som endast använder Webex Calling API. Bekräfta lösenordet i Bekräfta nytt tillfälligt lösenord. Klicka på Spara. Användare kan också återställa sin röstbrevlådas PIN-kod i Användarhubb enligt de angivna kriterierna som angetts på organisationsnivå. För mer information, se Ställ in eller återställ din PIN-kod för röstbrevlådan.

Aktivera röstbrevlådeaviseringar för en användare

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Ledning > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Ringer.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Aviseringar och aktivera Få aviseringar om nya röstmeddelanden.
7	Välj något av följande alternativ: Via e-post—Välj det här alternativet och ange e-postadressen för att skicka meddelandet. Via text—Välj det här alternativet, ange telefonnumret för att skicka aviseringen och välj sedan nätverksleverantören från rullgardinsmenyn.
8	Klicka på Spara.

Hantera en användares lagring av röstbrevlåda

Du kan ange var användare kan komma åt sin röstbrevlåda – på telefonen, i användarhubben eller via en angiven e-postadress som en .tiff -fil.

Om den plats som tilldelats användaren har röstbrevlådans transkription aktiverad och du vill att användaren ska ta emot röstbrevlådans transkriptioner, skicka en kopia av meddelandet via e-post och välj alternativet Använd den interna brevlådan. För mer information om hur du aktiverar transkribering av röstbrevlådan för din plats, se Aktivera eller inaktivera transkribering av röstbrevlåda för en plats.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Ledning > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Ringer.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Meddelandelagring och välj ett av följande alternativ: Använd intern postlåda– Om du väljer det här alternativet kan användare komma åt sina röstmeddelanden från telefonen, Webex-appen och användarhubben. Välj Använd indikator för nya meddelanden på telefonen för att aktivera indikatorn. Om platsen som tilldelats användaren har röstbrevlådans transkription måste du välja Använd intern brevlåda för att den här användaren ska kunna ta emot röstbrevlådans transkription som är aktiverad. Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar: Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande. Gräns på 100 minuter för hela postlådan. Använd extern brevlåda— Om du väljer det här alternativet skickas alla röstmeddelanden till en angiven e-postadress. Användare kan inte komma åt röstmeddelanden från sin telefon, Webex-appen eller användarhubben. Röstmeddelanden transkriberas inte heller. Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.
7	Klicka på Spara.

Konfigurera ytterligare inställningar för röstbrevlåda för en användare

Dessa ytterligare inställningar kan konfigureras med andra röstbrevlådans inställningar för användare i Control Hub.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Ledning > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Ringer.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Ytterligare inställningar och välj ett eller båda av följande alternativ: Välj Överför på '0' till en annan linje och ange telefonnumret som uppringarna ska kopplas till. Om du väljer det här alternativet ska du se till att hälsningen i röstbrevlådan informerar uppringarna om att de kommer att överföras om du trycker på '0'. Välj Skicka en kopia av röstmeddelandet via e-post och ange e-postadressen dit inspelningen av alla röstmeddelanden ska skickas. Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad. Om röstbrevlådans transkription är aktiverad för den plats som tilldelats användaren, välj alternativet Skicka en kopia av meddelandet via e-post för att användaren ska ta emot röstbrevlådans transkriptioner.
7	Klicka på Spara.

Konfigurera meddelandeinställningar för fax för en användare

Med faxmeddelanden kan en användare ta emot direktinkommande fax från röstbrevlådetjänsten.

Innan du börjar

Tänk på följande innan du konfigurerar den här funktionen:

Fax samlas in av Webex Calling och lagras i ett delat lagringsutrymme samt röst meddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1 000 sidor med faxmeddelanden. Se till att användarna är medvetna om det tillgängliga utrymmet, och att de måste tilldela utrymme för nya faxmeddelanden och arkivet med vis.
Faxmeddelanden sparas under obegränsad tid.

1	Logga in på Control Hub.
2	Gå till Ledning > Användare.
3	Välj en användare och klicka på Ringer.
4	Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax, meddelandespråk och tidszon och klicka på Röstbrevlåda.
5	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
6	Gå till avsnittet Faxmeddelanden och aktivera Ta emot faxmeddelanden.
7	Ange det telefonnummer som tilldelats för faxmeddelanden.
8	Ange en anknytning om det behövs.
9	Klicka på Spara.

Aktivera transkribering av röstbrevlåda för en användare

Med transkribering av röstbrevlådan får användaren ett e-postmeddelande med transkribering av röstbrevlådan i e-postmeddelandet och . WAV-fil som en röstbrevlådebilaga.

För att en användare ska kunna transkribera röstbrevlåda gäller följande villkor:

Aktivera transkribering av röstbrevlåda för användarens plats. För mer information, se Röstmeddelandetranskription för Webex Calling.
Välj Skicka en kopia av röstmeddelandet via e-post och Använd intern brevlåda i användarens röstbrevlådans inställningar i profilen Samtal.

Skicka en kopia av röstmeddelandet via e-post, växlingsknappen är vald Meddelandelagring: Alternativknappen Använd intern brevlåda är markerad.

En användare kan också konfigurera alla röstbrevlådans inställningar själv i användarhubben. För mer information, se Konfigurera dina röstbrevlådans inställningar. Alla ändringar som görs i dessa inställningar av användaren återspeglas i både användarhubben och kontrollhubben.

Tack för din feedback.