Configurați setările organizaționale pentru mesageria vocală

Configurați setările organizaționale înainte de a gestiona setările de mesagerie vocală ale utilizatorilor. Aceste configurații determină setările de mesagerie vocală ale utilizatorilor pe care le puteți seta.

Înainte de a începe

Pentru ca funcția de mesagerie vocală să funcționeze, trebuie să configurați extensia portalului vocal pentru locația respectivă. Pentru detalii, consultați Configurarea portalurilor vocale pentru Webex Calling.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Servicii > Apelând > Setări serviciu.

3

Accesați secțiunea Mesagerie vocală și configurați următoarele setări:

  • Redirecționare poștă vocală

  • Ștergere poștă vocală

  • Parolă poșta vocală

Redirecționarea mesageriei vocale

Când sunt activate, setările permit utilizatorilor să redirecționeze un mesaj vocal către numărul sau interiorul altui utilizator. Dacă este dezactivată, această opțiune interzice utilizatorului să redirecționeze mesajele vocale, să utilizeze o cutie poștală externă sau să trimită o copie a mesajului vocal la o adresă de e-mail specificată.

  • Pentru a activa această setare, faceți clic pe comutator.

Ștergerea mesageriei vocale

Mesajele vocale vechi de peste 180 de zile sunt arhivate automat. Dacă aveți nevoie de acces la mesajele vocale arhivate, vi se solicită să trimiteți o solicitare de service către Cisco.

Ștergerea mesajelor vocale vă permite să setați condiții pentru mesajele expirate. Când este activată, administratorii pot specifica intervalul de timp în care expiră mesajele. Puteți introduce zilele (1-180) în câmpul furnizat. Administratorii pot, de asemenea, seta condiții pentru ștergerea mesajelor.

Pentru a activa această setare, faceți clic pe comutator și alegeți una dintre următoarele opțiuni:

  • Ștergere permisivă—Aceasta opțiune păstrează toate mesajele vocale necitite și șterge mesajele vocale care au expirat atunci când un utilizator își accesează căsuța poștală.

  • Ștergere strictă—Această opțiune șterge toate mesajele vocale citite și necitite în funcție de intervalul de timp setat.

Parola pentru mesageria vocală

Înainte de a configura parola implicită pentru ca organizația să acceseze mesageria vocală, rețineți următoarele măsuri de securitate risks/concerns pentru utilizatorii finali:

  • Configurarea unei parole implicite pentru organizație permite accesul la cutia poștală și la serviciile oricărui utilizator.

  • Codul de acces implicit oferă acces la serviciile altor utilizatori, cum ar fi:

    • Mesagerie vocală, inclusiv redarea mesajelor, personalizarea numelor și a mesajelor de salut

    • Portal cu număr unic de acoperire

    • Închiriere

  • Codul de acces implicit dezactivează conectarea la hot desk folosind opțiunea portalului vocal.

Este important ca utilizatorii să își actualizeze parola pentru a menține securitatea. Utilizatorii își pot configura codul PIN personal pentru mesageria vocală prin intermediul Hub-ului pentru utilizatori sau puteți atribui un cod de acces temporar. Vezi secțiunea Reset/Set codul PIN temporar pentru mesageria vocală a unui utilizator în acest articol pentru a seta parola temporară pentru utilizatori. Utilizatorii pot consulta Setați sau resetați codul PIN al mesageriei vocale pentru a-și configura parola.

Pentru a configura parola implicită pentru organizația dvs.:

  1. Activați comutatorul Cod de acces pentru mesageria vocală.
  2. Introduceți parola în Creați parola implicită.
  3. Confirmați parola în Confirmați parola implicită.

De asemenea, poți crea un interval de timp în care o persoană trebuie să își schimbe parola și cât de des își poate schimba din nou parola (după ce a fost modificată):

  • Puteți seta numărul minim de zile (1–7) în care un cod de acces poate fi modificat de către utilizator atunci când este activat. Când comutatorul este dezactivat, aceștia își pot schimba parola de mai multe ori în aceeași zi.

    Apelarea Webex împiedică utilizatorul să seteze una dintre parolele mai vechi, ceea ce face ca parola utilizatorului să fie mai sigură.

  • Puteți seta numărul de zile în care expiră o parolă (între 15 și 180) când este activată. Când comutatorul este dezactivat, parola nu expiră niciodată.

    Această funcție extinde și istoricul codurilor de acces la 10–24. Adică, poate stoca ultimele 24 de parole ale fiecărui utilizator și poate împiedica utilizatorul să refolosească una dintre acele parole stocate.

Activați mesageria vocală pentru un utilizator

Dacă aveți activată redirecționarea apelurilor, atunci acele setări de redirecționare a apelurilor înlocuiesc setările de mesagerie vocală pe care le-ați configurat.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Management > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă pentru anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul Mesagerie vocală și activați setările dorite.

Este posibil ca unele funcții de mesagerie vocală să fie indisponibile din cauza setărilor organizaționale.

Vrei să vezi cum se face? Urmăriți această demonstrație video despre cum să gestionați setările de mesagerie vocală pentru un utilizator în Control Hub.

Trimiteți apelurile unui utilizator către mesageria vocală

Configurați aceste setări de mesagerie vocală pentru a direcționa apelurile primite către mesageria vocală a utilizatorilor.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Management > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă pentru anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul De poștă vocală .

6

Accesați secțiunea Trimiteți apeluri către mesageria vocală și alegeți oricare dintre următoarele opțiuni:

  • Trimiteți toate apelurile către mesageria vocală —Această opțiune redirecționează toate apelurile către mesageria vocală.
  • Trimiteți apelurile către mesageria vocală în timp ce linia este ocupată— Această opțiune redirecționează apelurile către mesageria vocală atunci când utilizatorul este deja într-un apel. Bifați caseta de selectare și alegeți să configurați fie mesajul de salut implicit, fie mesajul de salut personalizat.

    Pentru a seta mesajele de întâmpinare implicite, selectați opțiunea Mesaj „ocupat” implicit.

    Pentru a seta propriile mesaje de întâmpinare personalizate, selectați opțiunea Mesaj personalizat și faceți clic pe Încărcare fișier pentru a încărca fișierul audio (WAV) sau faceți clic pe Înregistrare mesaj pentru a înregistra mesajul.

  • Trimiteți apelurile către mesageria vocală când nu primiți răspuns —Această opțiune redirecționează apelurile primite către mesageria vocală după un număr specificat de apeluri. Bifați caseta de selectare și selectați numărul de apeluri înainte de redarea mesajelor de salut din lista derulantă. Puteți alege să configurați fie un mesaj de salut implicit, fie unul personalizat.

    Pentru a seta mesajele de întâmpinare implicite, selectați opțiunea Mesaj „ocupat” implicit.

    Pentru a seta propriile mesaje de întâmpinare personalizate, selectați opțiunea Mesaj personalizat și faceți clic pe Încărcare fișier pentru a încărca fișierul audio (WAV) sau faceți clic pe Înregistrare mesaj pentru a înregistra mesajul.

După ce ați încărcat fișierul sau ați înregistrat mesajele de salut, îl puteți actualiza selectând Înlocuiți fișierul sau înregistrând un alt mesaj. Înregistrarea unui mesaj nou sau încărcarea unui fișier nou are prioritate față de mesajele de salut anterioare.

Fișierul audio (WAV) trebuie să fie în format .wav, cu o rezoluție de 8 kHz, mono pe 8 biți, CCITT µ-law, maxim 2 MB.

Dacă selectați Trimiteți toate apelurile către mesageria vocală, nu puteți selecta celelalte două opțiuni. Puteți alege să direcționați către mesageria vocală prin selectarea simultană a opțiunilor Trimiteți apelurile către mesageria vocală în timpul unei linii ocupate și Trimiteți apelurile către mesageria vocală când nu se răspunde.

7

Faceți clic pe Salvați.

Reset/Set un cod PIN temporar pentru mesageria vocală pentru un utilizator

Dacă ați activat codul PIN implicit pentru mesageria vocală pentru organizația dvs., puteți reseta codul PIN pentru mesageria vocală al unui utilizator. Pentru mai multe informații despre cum să configurați un PIN implicit pentru mesageria vocală pentru organizația dvs., consultați Configurarea unui PIN implicit pentru mesageria vocală pentru toți utilizatorii noi.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Pentru a reseta codul PIN al mesageriei vocale pentru un utilizator:

  1. Accesați Management > Utilizatori.

  2. Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

  3. Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă pentru anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

  4. Activați comutatorul De poștă vocală .

  5. Accesați secțiunea PIN mesagerie vocală și faceți clic pe Resetare PIN mesagerie vocală.

    Acum utilizatorul se poate conecta la portalul de mesagerie vocală și poate introduce codul PIN implicit configurat pentru organizația dvs.

3

Pentru a seta o parolă temporară pentru un utilizator:

  1. Accesați Management > Utilizatori.

  2. Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

  3. Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă pentru anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

  4. Activați comutatorul De poștă vocală .

  5. Accesați secțiunea PIN mesagerie vocală și introduceți o parolă temporară pentru accesul la mesageria vocală în Creați o parolă temporară nouă.

    Codul PIN trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

    • Trebuie să aibă între 6 și 30 de cifre.

    • Nu trebuie să conțină modele repetate. De exemplu, 121212, 123123 sau 13571357 este invalid. Dar dacă introduceți 1235123, este valid.

    • Nu trebuie să conțină numărul de telefon sau extensia dvs. în ordine înainte sau înapoi. De exemplu, extensia dvs. este 147869. Un cod PIN de tipul 9147869 sau 9968741 este invalid, deoarece conțin extensia în apeluri înainte sau înapoi.

    • Nu trebuie să fie conținut în numărul de telefon sau în extensie, în ordine înainte sau înapoi. De exemplu, dacă numărul dvs. de telefon este +13015551212, atunci un cod PIN de 5551212 este invalid deoarece este conținut în numărul de telefon trimis în redirecționare, iar un cod PIN de 2121555 este invalid deoarece este conținut în numărul de telefon trimis în direcție inversă.

    • Nu trebuie să conțină aceleași cifre de patru sau mai multe ori la rând. De exemplu, 222211, 888888 sau 9099991.

    • Nu trebuie să conțină patru sau mai multe cifre ascendente sau descendente. De exemplu, 123456 sau 987654.

    • Nu trebuie să fie codul PIN actual, în ordine inversă. De exemplu, dacă PIN-ul dvs. actual este 226897, nu trebuie să introduceți 798622 ca PIN nou.

    • Nu trebuie să conțină niciunul dintre ultimele 10 coduri PIN. Aceasta este o regulă implicită setată de Webex Calling, poate fi configurată de un administrator folosind doar API-ul Webex Calling.

  6. Reintroduceți parola în Confirmați noua parolă temporară.

  7. Faceți clic pe Salvați.

4

Pentru a seta o parolă temporară pentru liniile virtuale:

  1. Accesați Servicii > Apelând > Linii virtuale.

  2. Selectați o linie virtuală și faceți clic pe Apelare.

  3. Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă pentru anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

  4. Activați comutatorul De poștă vocală .

  5. Accesați secțiunea PIN mesagerie vocală și introduceți o parolă temporară pentru accesul la mesageria vocală în Creați o parolă temporară nouă.

    Codul PIN trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

    • Trebuie să aibă între 6 și 30 de cifre.

    • Nu trebuie să conțină modele repetate. De exemplu, 121212, 123123 sau 13571357 este invalid. Dar dacă introduceți 1235123, este valid.

    • Nu trebuie să conțină numărul de telefon sau extensia dvs. în ordine înainte sau înapoi. De exemplu, extensia dvs. este 147869. Un cod PIN de tipul 9147869 sau 9968741 este invalid, deoarece conțin extensia în apeluri înainte sau înapoi.

    • Nu trebuie să fie conținut în numărul de telefon sau în extensie, în ordine înainte sau înapoi. De exemplu, dacă numărul dvs. de telefon este +13015551212, atunci un cod PIN de 5551212 este invalid deoarece este conținut în numărul de telefon trimis în redirecționare, iar un cod PIN de 2121555 este invalid deoarece este conținut în numărul de telefon trimis în direcție inversă.

    • Nu trebuie să conțină aceleași cifre de patru sau mai multe ori la rând. De exemplu, 222211, 888888 sau 9099991.

    • Nu trebuie să conțină patru sau mai multe cifre ascendente sau descendente. De exemplu, 123456 sau 987654.

    • Nu trebuie să fie codul PIN actual, în ordine inversă. De exemplu, dacă PIN-ul dvs. actual este 226897, nu trebuie să introduceți 798622 ca PIN nou.

    • Nu trebuie să conțină niciunul dintre ultimele 10 coduri PIN. Aceasta este o regulă implicită setată de Webex Calling, poate fi configurată de un administrator folosind doar API-ul Webex Calling.

  6. Confirmați parola în Confirmați noua parolă temporară.

  7. Faceți clic pe Salvați.

Utilizatorii își pot reseta și codul PIN al mesageriei vocale în Hubul utilizatorilor, urmând criteriile specificate la nivel de organizație. Pentru detalii, consultați Setați sau resetați codul PIN al mesageriei vocale.

Activați notificările de mesagerie vocală pentru un utilizator

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Management > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă pentru anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul De poștă vocală .

6

Accesați secțiunea Notificări și activați comutatorul Primiți notificări despre orice mesaje vocale noi.

7

Alegeți una dintre următoarele opțiuni:

  • Prin e-mail —Selectați această opțiune și introduceți adresa de e-mail pentru a trimite notificarea.

Comutare pentru a primi notificări vocale activată cu câmpul „Prin e-mail”.

  • Prin SMS —Selectați această opțiune, introduceți numărul de telefon pentru a trimite notificarea, apoi selectați furnizorul de rețea din meniul derulant.

    Comutare pentru a primi notificări vocale activată cu câmpul de text „prin”.

8

Faceți clic pe Salvați.

Gestionați stocarea mesajelor de mesagerie vocală a unui utilizator

Puteți specifica unde utilizatorii își pot accesa mesageria vocală - pe telefon, în Hubul pentru utilizatori sau printr-o adresă de e-mail specificată ca fișier .tiff.

Dacă locația atribuită utilizatorului are activată transcrierea mesajelor vocale și doriți ca utilizatorul să primească transcrieri ale mesajelor vocale, trimiteți o copie a mesajului prin e-mail și selectați opțiunea Utilizați cutia poștală internă. Pentru detalii despre activarea transcrierii mesajelor vocale pentru locația dvs., consultați Activarea sau dezactivarea transcrierii mesajelor vocale pentru o locație.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Management > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă pentru anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul De poștă vocală .

6

Accesați secțiunea Stocare mesaje și alegeți una dintre următoarele opțiuni:

  • Utilizați cutia poștală internă—Dacă alegeți această opțiune, utilizatorii își pot accesa mesajele vocale de pe telefon, din aplicația Webex și din User Hub. Selectați Utilizați indicatorul de mesaj nou pe telefon pentru a activa indicatorul.

    Dacă locația atribuită utilizatorului are transcrierea mesageriei vocale, trebuie să selectați Utilizați cutia poștală internă pentru ca acest utilizator să primească transcrierea mesageriei vocale activată.

    Stocarea mesajelor: Butonul radio „Utilizează cutia poștală internă” este selectat.

    Cutia poștală internă are următoarele limitări de stocare:

    • Limita unui singur mesaj de 10 minute

    • Limita totală a cutiei poștale de 100 de minute

  • Utilizare căsuță poștală externă—Dacă alegeți această opțiune, toate mesajele vocale sunt trimise la o adresă de e-mail specificată. Utilizatorii nu pot accesa mesajele vocale de pe telefon, din aplicația Webex sau din User Hub. De asemenea, mesajele vocale nu sunt transcrise.

Stocarea mesajelor: Butonul radio „Utilizează cutia poștală externă” este selectat.

Această opțiune poate fi indisponibilă dacă redirecționarea mesageriei vocale este dezactivată.

7

Faceți clic pe Salvați.

Configurați setări suplimentare de mesagerie vocală pentru un utilizator

Aceste setări suplimentare pot fi configurate împreună cu alte setări de mesagerie vocală pentru utilizatorii din Control Hub.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Management > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă pentru anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul De poștă vocală .

6

Accesați secțiunea Setări suplimentare și alegeți una sau ambele dintre următoarele opțiuni:

  • Selectați Transfer pe '0' către o altă linie și introduceți numărul de telefon la care vor fi transferați apelanții.

    Dacă selectați această opțiune, asigurați-vă că salutul de poștă vocală informează apelanții că apăsarea "0" le va transfera.

  • Selectați Trimiteți prin e-mail o copie a mesajului vocal și introduceți adresa de e-mail la care va fi trimisă înregistrarea tuturor mesajelor vocale.

Această opțiune poate fi indisponibilă dacă redirecționarea mesageriei vocale este dezactivată.

Dacă locația atribuită utilizatorului are activată transcrierea mesajelor vocale, selectați opțiunea Trimiteți prin e-mail o copie a mesajului pentru ca utilizatorul să primească transcrieri ale mesajelor vocale.

7

Faceți clic pe Salvați.

Configurați setările de mesaje fax pentru un utilizator

Mesageria prin fax permite unui utilizator să primească faxuri directe de intrare de la serviciul său de mesagerie vocală.

Înainte de a începe

Luați în considerare următoarele sfaturi înainte de a configura această funcție:

  • Faxurile sunt colectate de platforma Webex Calling și stocate într-o zonă de stocare partajată împreună cu mesajele de mesagerie vocală. Capacitatea de stocare este de 100 de minute de mesaje vocale sau 1000 de pagini de mesaje fax. Asigurați-vă că utilizatorii sunt conștienți de spațiul disponibil și trebuie să aloce spațiu pentru mesajele fax noi și să arhiveze cu înțelepciune.

  • Mesajele fax sunt stocate pentru o perioadă nelimitată de timp.

1

Conectați-vă la Control Hub.

2

Accesați Management > Utilizatori.

3

Selectați un utilizator și faceți clic pe Apelare.

4

Accesați secțiunea Mesagerie vocală, fax, limbă pentru anunțuri și fus orar și faceți clic pe Mesagerie vocală.

5

Activați comutatorul De poștă vocală .

6

Accesați secțiunea Mesagerie fax și activați comutatorul Primire mesaje fax.

7

Introduceți numărul de telefon alocat pentru mesajele de fax.

8

Introduceți o extensie, dacă este necesar.

Comutatorul pentru primirea mesajelor de fax este activat.

9

Faceți clic pe Salvare.

Activați transcrierea mesajelor vocale pentru un utilizator

Cu transcrierea mesageriei vocale, utilizatorul primește un e-mail cu transcrierea mesageriei vocale în corpul e-mailului și fișierul .WAV ca atașament la mesageria vocală.

Pentru ca un utilizator să aibă o transcriere a mesageriei vocale, se aplică următoarele condiții:

  • Activați transcrierea mesageriei vocale pentru locația utilizatorului. Pentru detalii, consultați Transcrierea mesajelor vocale pentru Webex Calling.

  • Selectați Trimiteți prin e-mail o copie a mesajului vocal și Utilizați căsuța poștală internă în zona de setări a mesageriei vocale a utilizatorului din profilul Apelare.

Trimiteți prin e-mail o copie a mesajului vocal, comutatorul fiind selectat Stocarea mesajelor: Butonul radio „Utilizează cutia poștală internă” este selectat.

De asemenea, un utilizator poate configura singur toate setările mesageriei vocale în Centrul pentru utilizatori. Pentru detalii, consultați Configurați setările mesageriei vocale. Orice modificări aduse acestor setări de către utilizator se reflectă atât în Hub-ul pentru utilizatori, cât și în Hub-ul de control.