Konfigurer organisasjonsinnstillinger for talepost

Konfigurer organisasjonsinnstillingene dine før du administrerer brukernes talemeldingsinnstillinger. Disse konfigurasjonene bestemmer brukernes talepostinnstillinger som du kan angi.

Før du begynner

For at talepostfunksjonen skal fungere, må du konfigurere taleportalutvidelsen for stedet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere taleportaler for Webex Calling.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Tjenesteinnstillinger.

3

Gå til delen Talepost og konfigurer følgende innstillinger:

  • Videresending av talemeldinger

  • Sletting av talemeldinger

  • Passordkode for talepost

Videresending av talemeldinger

Når innstillingene er aktivert, kan brukere videresende en talemelding til en annen brukers nummer eller internnummer. Hvis dette er deaktivert, hindrer dette brukeren i å videresende talemeldinger, bruke en ekstern postkasse eller sende en kopi av talemeldingen til en spesifisert e-postadresse.

  • For å aktivere denne innstillingen, klikk på veksleknappen.

Sletting av talemeldinger

Talemeldinger som er eldre enn 180 dager arkiveres automatisk. Hvis du trenger tilgang til arkiverte talemeldinger, blir du bedt om å sende en tjenesteforespørsel til Cisco.

Sletting av talemeldinger lar deg angi betingelser for utløpte meldinger. Når dette er aktivert, kan administratorer angi tidsrammen for når meldinger utløper. Du kan angi dagene (1–180) i det angitte feltet. Administratorer kan også angi betingelser for sletting av meldinger.

For å aktivere denne innstillingen, klikk på veksleknappen og velg ett av følgende alternativer:

  • Tillatelsessletting– Dette beholder alle uleste talemeldinger og sletter talemeldinger som er utløpt når en bruker åpner postkassen sin.

  • Streng sletting– Dette sletter alle leste og uleste talemeldinger basert på tidsrammen du angir.

Passord for talepost

Før du konfigurerer standardpassordet for at organisasjonen skal få tilgang til taleposten, husk følgende sikkerhetsregler risks/concerns for sluttbrukere:

  • Å sette opp en standard passordkode for organisasjonen gir tilgang til alle brukeres postbokser og tjenester.

  • Standardpassordet gir tilgang til andre brukeres tjenester, for eksempel:

    • Talepost, inkludert avspilling av meldinger, personalisering av navn og hilsener

    • Portal for rekkevidde med ett enkelt nummer

    • Hotelling

  • Standardpassordet deaktiverer pålogging til direkte desk ved hjelp av taleportalalternativet.

Det er viktig at brukerne oppdaterer passordet sitt for å opprettholde sikkerheten. Brukere kan sette opp sin personlige PIN-kode for talepost via brukerhub, eller du kan tilordne en midlertidig passordkode. Se avsnittet Reset/Set en midlertidig brukers talepost-PIN i denne artikkelen for å angi den midlertidige passordkoden for brukere. Brukere kan se Angi eller tilbakestill PIN-koden for talepost for å sette opp passordet sitt.

Slik konfigurerer du standardpassord for organisasjonen din:

  1. Aktiver Voicemail Passcode -bryteren.
  2. Skriv inn passordet i Opprett standardpassord.
  3. Bekreft passordet i Bekreft standardpassord.

Du kan også opprette en tidsramme der en person må endre passordet sitt, og hvor ofte de kan endre det igjen (når det er endret):

  • Du kan angi minimum antall dager (1–7) når en passordkode kan endres av brukeren når den er aktivert. Når bryteren er av, kan de endre passordet sitt flere ganger på samme dag.

    Webex Calling hindrer brukeren i å angi en av de eldre passordene, noe som gjør brukerens passord sikrere.

  • Du kan angi antall dager en passkode utløper (mellom 15 og 180) når den er aktivert. Når bryteren er av, utløper aldri passordet.

    Denne funksjonen utvider også passordhistorikken 10–24. Det vil si at den kan lagre hver brukers siste 24 passord og forhindre at brukeren bruker en av disse lagrede passordene på nytt.

Aktiver talepost for en bruker

Hvis du har aktivert viderekobling av anrop, overstyrer disse innstillingene for viderekobling av anrop talepostinnstillingene du konfigurerte.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Ledelse > Brukere.

3

Velg en bruker og klikk på Ringer.

4

Gå til seksjonen Talepost, faks, kunngjøringsspråk og tidssone og klikk på Talepost.

5

Slå på Talepost -bryteren, og aktiver innstillingene du ønsker.

Enkelte talepostfunksjoner kan være utilgjengelige på grunn av angitte organisasjonsinnstillinger.

Vil du se hvordan det gjøres? Se denne videodemonstrasjonen om hvordan du administrerer talepostinnstillinger for en bruker i Control Hub.

Send en brukers anrop til telefonsvarer

Konfigurer disse talepostinnstillingene for å viderekoble innkommende anrop til brukernes talepost.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Ledelse > Brukere.

3

Velg en bruker og klikk på Ringer.

4

Gå til seksjonen Talepost, faks, kunngjøringsspråk og tidssone og klikk på Talepost.

5

Slå på Talepost -bryteren.

6

Gå til seksjonen Send anrop til mobilsvar og velg et av følgende alternativer:

  • Send alle anrop til mobilsvar –Dette alternativet videresender alle anrop til mobilsvar.
  • Send anrop til mobilsvar når linjen er opptatt –Dette alternativet viderekobler anrop til mobilsvar når brukeren allerede er i en samtale. Merk av i boksen og velg å konfigurere enten standardhilsen eller egendefinert hilsen.

    For å angi standardhilsener, velg alternativet Standard "opptatt"-melding.

    For å angi dine egne personlige hilsener, velg alternativet Tilpasset melding og klikk på Last opp fil for å laste opp lydfilen (WAV) eller klikk på Spill inn melding for å spille inn meldingen.

  • Send anrop til mobilsvar når det ikke blir besvart –Dette alternativet videresender innkommende anrop til mobilsvar etter et angitt antall ring. Merk av i boksen og antallet ring før avspilling av hilsenene fra rullegardinlisten. Du kan velge å sette opp enten en standardhilsen eller en egendefinert hilsen.

    For å angi standardhilsener, velg alternativet Standard "opptatt"-melding.

    For å angi dine egne personlige hilsener, velg alternativet Tilpasset melding og klikk på Last opp fil for å laste opp lydfilen (WAV) eller klikk på Spill inn melding for å spille inn meldingen.

Når du har lastet opp filen eller spilt inn hilsenene, kan du oppdatere den ved å velge Erstatt fil eller spille inn en ny melding. Å spille inn en ny melding eller laste opp en ny fil overstyrer de forrige hilsenene.

Lydfilen (WAV) må være i 8 kHz, 8-bit mono, CCITT µ-law, maks. 2 MB, .wav-filformat.

Hvis du velger Send alle anrop til mobilsvar, kan du ikke velge de to andre alternativene. Du kan velge å viderekoble til mobilsvar med både alternativene Send anrop til mobilsvar ved opptatt linje og Send anrop til mobilsvar når linje ikke er besvart er valgt samtidig.

7

Klikk på Lagre.

Reset/Set en midlertidig PIN-kode for talepost for en bruker

Hvis du har aktivert standard PIN-kode for talepost for organisasjonen din, kan du tilbakestille en brukers PIN-kode for talepost. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer en standard PIN-kode for talepost for organisasjonen din, kan du se Konfigurer en standard PIN-kode for talepost for alle nye brukere.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Slik tilbakestiller du en PIN-kode for talepost for en bruker:

  1. Gå til Ledelse > Brukere.

  2. Velg en bruker og klikk på Ringer.

  3. Gå til seksjonen Talepost, faks, kunngjøringsspråk og tidssone og klikk på Talepost.

  4. Slå på Talepost -bryteren.

  5. Gå til delen PIN-kode for talepost og klikk på Tilbakestill PIN-kode for talepost.

    Nå kan brukeren logge på telefonsvareren sin og angi standard-PIN-koden som er konfigurert for organisasjonen din.

3

Slik angir du en midlertidig passordkode for en bruker:

  1. Gå til Ledelse > Brukere.

  2. Velg en bruker og klikk på Ringer.

  3. Gå til delen Talepost, faks, kunngjøringsspråk og tidssone og klikk på Talepost.

  4. Slå på Talepost -bryteren.

  5. Gå til delen PIN-kode for talepost og skriv inn et midlertidig passord for taleposttilgang i Opprett nytt midlertidig passord.

    PIN-koden må oppfylle følgende krav:

    • Må være mellom 6 og 30 sifre.

    • Må ikke inneholde gjentatte mønstre. For eksempel er 121212, 123123 eller 13571357 ugyldig. Men hvis du skriver inn 1235123, er den gyldig.

    • Må ikke inneholde telefonnummeret eller internnummeret ditt i rekkefølge fremover eller omvendt. For eksempel er utvidelsen din 147869. En PIN-kode på 9147869 eller 9968741 er ugyldig, siden de inneholder internnummeret i forover- eller bakovermodus.

    • Må ikke være inkludert i telefonnummeret eller internnummeret ditt i fremover- eller motsatt rekkefølge. Hvis for eksempel telefonnummeret ditt er +13015551212, da er en PIN-kode på 5551212 ugyldig siden den er inneholdt i telefonnummeret i videresending, og en PIN-kode på 2121555 er ugyldig siden den er inneholdt i telefonnummeret i omvendt rekkefølge.

    • Må ikke inneholde de samme sifrene fire eller flere ganger på rad. For eksempel 222211, 888888 eller 9099991.

    • Må ikke inneholde fire eller flere stigende eller synkende sifre. For eksempel 123456 eller 987654.

    • Må ikke være din nåværende PIN-kode i omvendt rekkefølge. Hvis for eksempel din nåværende PIN-kode er 226897, må du ikke skrive inn 798622 som en ny PIN-kode.

    • Må ikke inneholde noen av de siste 10 PIN-kodene dine. Dette er en standardregel angitt av Webex Calling, den kan konfigureres av en administrator som kun bruker Webex Calling API.

  6. Skriv inn passordet på nytt i Bekreft nytt midlertidig passord.

  7. Klikk på Lagre.

4

Slik angir du en midlertidig passordkode for virtuelle linjer:

  1. Gå til Tjenester > Ringer > Virtuelle linjer.

  2. Velg en virtuell linje og klikk på Ringer.

  3. Gå til seksjonen Talepost, faks, kunngjøringsspråk og tidssone og klikk på Talepost.

  4. Slå på Talepost -bryteren.

  5. Gå til delen PIN-kode for talepost og skriv inn et midlertidig passord for taleposttilgang i Opprett nytt midlertidig passord.

    PIN-koden må oppfylle følgende krav:

    • Må være mellom 6 og 30 sifre.

    • Må ikke inneholde gjentatte mønstre. For eksempel er 121212, 123123 eller 13571357 ugyldig. Men hvis du skriver inn 1235123, er den gyldig.

    • Må ikke inneholde telefonnummeret eller internnummeret ditt i rekkefølge fremover eller omvendt. For eksempel er utvidelsen din 147869. En PIN-kode på 9147869 eller 9968741 er ugyldig, siden de inneholder internnummeret i forover- eller bakovermodus.

    • Må ikke være inkludert i telefonnummeret eller internnummeret ditt i fremover- eller motsatt rekkefølge. Hvis for eksempel telefonnummeret ditt er +13015551212, da er en PIN-kode på 5551212 ugyldig siden den er inneholdt i telefonnummeret i videresending, og en PIN-kode på 2121555 er ugyldig siden den er inneholdt i telefonnummeret i omvendt rekkefølge.

    • Må ikke inneholde de samme sifrene fire eller flere ganger på rad. For eksempel 222211, 888888 eller 9099991.

    • Må ikke inneholde fire eller flere stigende eller synkende sifre. For eksempel 123456 eller 987654.

    • Må ikke være din nåværende PIN-kode i omvendt rekkefølge. Hvis for eksempel din nåværende PIN-kode er 226897, må du ikke skrive inn 798622 som en ny PIN-kode.

    • Må ikke inneholde noen av de siste 10 PIN-kodene dine. Dette er en standardregel angitt av Webex Calling, den kan konfigureres av en administrator som kun bruker Webex Calling API.

  6. Bekreft passordet i Bekreft nytt midlertidig passord.

  7. Klikk på Lagre.

Brukere kan også tilbakestille PIN-koden for talepost i Brukerhub ved å følge de angitte kriteriene som er satt på organisasjonsnivå. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Angi eller tilbakestill PIN-koden for talepost.

Aktiver talepostvarsler for en bruker

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Ledelse > Brukere.

3

Velg en bruker og klikk på Ringer.

4

Gå til seksjonen Talepost, faks, kunngjøringsspråk og tidssone og klikk på Talepost.

5

Slå på Talepost -bryteren.

6

Gå til Varsler -delen og slå på Motta varsler om nye talemeldinger -bryteren.

7

Velg ett av følgende alternativer:

  • Via e-post –Velg dette alternativet og skriv inn e-postadressen for å sende varselet.

Motta talepostvarsler aktivert med feltet for via e-post.

  • Via tekstmelding –Velg dette alternativet, skriv inn telefonnummeret for å sende varselet, og velg deretter nettverksleverandøren fra rullegardinmenyen.

    Motta talepostvarsler aktivert med via tekstfelt.

8

Klikk på Lagre.

Administrer en brukers lagring av talemeldinger

Du kan angi hvor brukere kan få tilgang til taleposten sin – på telefonen, i brukerhuben eller via en spesifisert e-postadresse som en .tiff -fil.

Hvis plasseringen som er tilordnet brukeren har aktivert transkripsjon av talemeldinger, og du vil at brukeren skal motta transkripsjoner av talemeldinger, send en kopi av meldingen på e-post og velg alternativet Bruk den interne postkassen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du slår på transkripsjon av talemeldinger for din plassering, kan du se Aktiver eller deaktiver transkripsjon av talemeldinger for en plassering.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Ledelse > Brukere.

3

Velg en bruker og klikk på Ringer.

4

Gå til seksjonen Talepost, faks, kunngjøringsspråk og tidssone og klikk på Talepost.

5

Slå på Talepost -bryteren.

6

Gå til Meldingslagring seksjonen og velg ett av følgende alternativer:

  • Bruk intern postkasse– Hvis du velger dette alternativet, kan brukere få tilgang til talemeldingene sine fra telefonen, Webex-appen og brukerhub. Velg Bruk indikator for ny melding på telefonen for å aktivere indikatoren.

    Hvis plasseringen som er tilordnet brukeren har transkripsjon av talemeldinger, må du velge Bruk intern postkasse for at denne brukeren skal kunne motta transkripsjon av talemeldinger som er aktivert.

    Lagring av meldinger: Alternativknappen Bruk intern postkasse er valgt.

    Den interne postkassen har følgende lagringsbegrensninger:

    • Grense på én enkelt melding på 10 minutter

    • Total postboksgrense på 100 minutter

  • Bruk ekstern postkasse– Hvis du velger dette alternativet, sendes alle talemeldingene til en angitt e-postadresse. Brukere har ikke tilgang til talemeldinger fra telefonen, Webex-appen eller brukerhuben. Talemeldinger blir heller ikke transkribert.

Lagring av meldinger: Alternativknappen Bruk ekstern postkasse er valgt.

Dette alternativet kan være utilgjengelig hvis videresending av talemeldinger er deaktivert.

7

Klikk på Lagre.

Konfigurer ytterligere talepostinnstillinger for en bruker

Disse tilleggsinnstillingene kan konfigureres med andre talemeldingsinnstillinger for brukere i Kontrollhuben.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Ledelse > Brukere.

3

Velg en bruker og klikk på Ringer.

4

Gå til seksjonen Talepost, faks, kunngjøringsspråk og tidssone og klikk på Talepost.

5

Slå på Talepost -bryteren.

6

Gå til Tilleggsinnstillinger og velg ett eller begge av følgende alternativer:

  • Velg Overfør på '0' til en annen linje og skriv inn telefonnummeret som innringerne skal overføres til.

    Hvis du velger dette alternativet, må du sørge for at talemeldingshilsenen din informerer innringere om at trykk på «0» vil overføre dem.

  • Velg Send en kopi av talemeldingen via e-post og skriv inn e-postadressen som opptaket av alle talemeldinger skal sendes til.

Dette alternativet kan være utilgjengelig hvis videresending av talemeldinger er deaktivert.

Hvis plasseringen som er tilordnet brukeren har aktivert transkripsjon av talemeldinger, velg alternativet Send en kopi av meldingen via e-post for at brukeren skal motta transkripsjoner av talemeldinger.

7

Klikk på Lagre.

Konfigurer faksmeldingsinnstillinger for en bruker

Faksmeldinger lar en bruker motta direkte innkommende fakser fra telefonsvarertjenesten sin.

Før du begynner

Vurder følgende tips før du konfigurerer denne funksjonen:

  • Fakser samles inn av Webex Calling-plattformen og lagres i et delt lagringsområde sammen med talemeldinger. Lagringskapasiteten er 100 minutter med talepost eller 1000 sider med faksmeldinger. Sørg for at brukerne er klar over den tilgjengelige plassen, og at de må allokere plass til nye faksmeldinger og arkivere dem med omhu.

  • Faksmeldinger lagres i et ubegrenset tidsrom.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Ledelse > Brukere.

3

Velg en bruker og klikk på Ringer.

4

Gå til seksjonen Talepost, faks, kunngjøringsspråk og tidssone og klikk på Talepost.

5

Slå på Talepost -bryteren.

6

Gå til delen Faksmeldinger og slå på Motta faksmeldinger -bryteren.

7

Skriv inn telefonnummeret som er tildelt for faksmeldinger.

8

Skriv inn en utvidelse, om nødvendig.

Aktivering av aktivering av faksmeldinger.

9

Klikk på Lagre.

Aktiver transkripsjon av talemeldinger for en bruker

Med transkripsjon av talepost mottar brukeren en e-post med transkripsjonen av taleposten i e-postens brødtekst og en .WAV-fil som et vedlegg til taleposten.

For at en bruker skal kunne transkribere talemeldinger, gjelder følgende betingelser:

  • Aktiver transkripsjon av talemeldinger for brukerens plassering. For detaljer, se Talemeldingstranskripsjon for Webex Calling.

  • Velg Send en kopi av talepostmelding via e-post og Bruk intern postkasse i brukerens område for talepostinnstillinger i profilen Ringer.

Send en kopi av talemeldingen på e-post, og veksleknappen er valgt. Lagring av meldinger: Alternativknappen Bruk intern postkasse er valgt.

En bruker kan også konfigurere alle talemeldingsinnstillingene selv i brukerhuben. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurer talepostinnstillingene dine. Eventuelle endringer som brukeren gjør i disse innstillingene, gjenspeiles i både brukerhuben og kontrollhuben.