Skonfiguruj ustawienia organizacyjne poczty głosowej

Przed rozpoczęciem zarządzania ustawieniami poczty głosowej użytkowników skonfiguruj ustawienia organizacyjne. Konfiguracje te określają ustawienia poczty głosowej użytkowników, które możesz skonfigurować.

Przed rozpoczęciem

Aby funkcja poczty głosowej działała, musisz skonfigurować rozszerzenie portalu głosowego dla danej lokalizacji. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Konfigurowanie portali głosowych dla usługi Webex Calling.

1

Zaloguj się do centrum sterowania.

2

Przejdź do Usługi > Dzwonię > Ustawienia usługi.

3

Przejdź do sekcji Poczta głosowa i skonfiguruj następujące ustawienia:

  • Przekazywanie poczty głosowej

  • Usunięcie poczty głosowej

  • Kod dostępu do poczty głosowej

Przekazywanie poczty głosowej

Po włączeniu ustawienia użytkownicy mogą przekierowywać pocztę głosową na numer lub rozszerzenie innego użytkownika. Jeśli ta opcja jest wyłączona, użytkownik nie będzie mógł przekazywać poczty głosowej, korzystać z zewnętrznej skrzynki pocztowej ani wysyłać kopii poczty głosowej na określony adres e-mail.

  • Aby włączyć to ustawienie, kliknij przełącznik.

Usuwanie poczty głosowej

Wiadomości głosowe starsze niż 180 dni są automatycznie archiwizowane. Jeśli potrzebujesz dostępu do zarchiwizowanej poczty głosowej, prosimy o zgłoszenie zapotrzebowania serwisowego do firmy Cisco.

Funkcja usuwania poczty głosowej umożliwia ustawienie warunków dla wygasłych wiadomości. Po włączeniu tej opcji administratorzy mogą określić ramy czasowe, po których wiadomości wygasają. Możesz wpisać dni (1-180) w podanym polu. Administratorzy mogą również ustalać warunki usuwania wiadomości.

Aby włączyć to ustawienie, kliknij przełącznik i wybierz jedną z następujących opcji:

  • Usuwanie z pozwoleniem— opcja ta zachowuje wszystkie nieprzeczytane wiadomości głosowe i usuwa te, które wygasły w momencie, gdy użytkownik uzyskuje dostęp do swojej skrzynki pocztowej.

  • Ścisłe usuwanie— usuwa wszystkie przeczytane i nieprzeczytane wiadomości głosowe na podstawie ustawionego przedziału czasowego.

Kod dostępu do poczty głosowej

Przed skonfigurowaniem domyślnego hasła dostępu do poczty głosowej w organizacji należy pamiętać o następujących kwestiach bezpieczeństwa risks/concerns dla użytkowników końcowych:

  • Ustawienie domyślnego hasła dla organizacji umożliwia dostęp do skrzynki pocztowej i usług dowolnego użytkownika.

  • Domyślne hasło umożliwia dostęp do usług innego użytkownika, takich jak:

    • Poczta głosowa, w tym odtwarzanie wiadomości, personalizacja nazw i powitań

    • Portal z jednym numerem

    • Hoteling

  • Domyślny kod dostępu wyłącza możliwość logowania do stanowiska szybkiego dostępu za pomocą portalu głosowego.

Ważne jest, aby użytkownicy aktualizowali swoje hasła w celu zachowania bezpieczeństwa. Użytkownicy mogą skonfigurować swój osobisty kod PIN poczty głosowej w Centrum Użytkownika lub mogą przypisać tymczasowe hasło. Zobacz sekcję Reset/Set tymczasowy kod PIN poczty głosowej użytkownika w tym artykule, aby ustawić tymczasowe hasło dla użytkowników. Użytkownicy mogą zapoznać się z tematem Ustaw lub zresetuj kod PIN poczty głosowej, aby uzyskać informacje na temat ustawiania swojego kodu dostępu.

Aby ustawić domyślne hasło dla swojej organizacji:

  1. Włącz przełącznik Kod dostępu poczty głosowej.
  2. Wprowadź kod dostępu w polu Utwórz domyślny kod dostępu.
  3. Potwierdź kod dostępu w polu Potwierdź domyślny kod dostępu.

Możesz również ustalić ramy czasowe, w których dana osoba musi zmienić swój kod dostępu, a także określić, jak często może ponownie zmienić kod dostępu (po jego zmianie):

  • Możesz ustawić minimalną liczbę dni (1–7), w ciągu których użytkownik będzie mógł zmienić kod dostępu, jeśli ta opcja jest włączona. Gdy przełącznik jest wyłączony, mogą zmieniać swoje hasło wiele razy tego samego dnia.

    Usługa Webex Calling uniemożliwia użytkownikowi ustawienie jednego ze starszych kodów dostępu, dzięki czemu kod użytkownika jest bezpieczniejszy.

  • Możesz ustawić liczbę dni, w których hasło wygasa (od 15 do 180), gdy jest włączone. Gdy przełącznik jest wyłączony, hasło nigdy nie wygasa.

    Funkcja ta rozszerza również historię kodów dostępu o 10–24 godziny. Oznacza to, że może przechowywać ostatnie 24 hasła każdego użytkownika i uniemożliwić użytkownikowi ponowne użycie jednego z tych zapisanych haseł.

Włącz pocztę głosową dla użytkownika

Jeśli masz włączone przekazywanie połączeń, te ustawienia przekazywania połączeń zastępują skonfigurowane ustawienia poczty głosowej.

1

Zaloguj się do centrum sterowania.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij Dzwonienie.

4

Przejdź do sekcji Poczta głosowa, faks, język komunikatów i strefa czasowa i kliknij Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik Poczta głosowa i włącz żądane ustawienia.

Niektóre funkcje poczty głosowej mogą być niedostępne z powodu ustawionych ustawień organizacyjnych.

Chcesz zobaczyć jak to się robi? Obejrzyj tę demonstrację wideo, aby dowiedzieć się, jak zarządzać ustawieniami poczty głosowej dla użytkownika w Control Hub.

Wysyłaj połączenia użytkownika na pocztę głosową

Skonfiguruj te ustawienia poczty głosowej, aby przekierowywać połączenia przychodzące do poczty głosowej użytkowników.

1

Zaloguj się do centrum sterowania.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij Dzwonienie.

4

Przejdź do sekcji Poczta głosowa, faks, język komunikatów i strefa czasowa i kliknij Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik Poczta głosowa .

6

Przejdź do sekcji Przekieruj połączenia na pocztę głosową i wybierz jedną z następujących opcji:

  • Przekieruj wszystkie połączenia do poczty głosowej —Ta opcja przekierowuje wszystkie połączenia do poczty głosowej.
  • Przekieruj połączenia na pocztę głosową, gdy linia jest zajęta —Ta opcja przekierowuje połączenia na pocztę głosową, gdy użytkownik już prowadzi rozmowę. Zaznacz pole wyboru i wybierz, czy chcesz ustawić domyślne czy niestandardowe powitanie.

    Aby ustawić domyślne powitania, wybierz opcję Domyślny komunikat „zajęty”.

    Aby ustawić własne spersonalizowane powitania, wybierz opcję Wiadomość niestandardowa i kliknij Prześlij plik, aby przesłać plik audio (WAV) lub kliknij Nagraj wiadomość, aby nagrać wiadomość.

  • Przekieruj połączenia na pocztę głosową, gdy nie zostaną odebrane —Ta opcja przekierowuje połączenia przychodzące na pocztę głosową po określonej liczbie sygnałów. Zaznacz pole wyboru i wybierz z listy rozwijanej liczbę sygnałów dźwiękowych przed odtworzeniem powitań. Możesz ustawić domyślne lub niestandardowe powitanie.

    Aby ustawić domyślne powitania, wybierz opcję Domyślny komunikat „zajęty”.

    Aby ustawić własne spersonalizowane powitania, wybierz opcję Wiadomość niestandardowa i kliknij Prześlij plik, aby przesłać plik audio (WAV) lub kliknij Nagraj wiadomość, aby nagrać wiadomość.

Po przesłaniu pliku lub nagraniu pozdrowień możesz je zaktualizować, wybierając opcję Zamień plik lub nagrywając inną wiadomość. Nagranie nowej wiadomości lub przesłanie nowego pliku powoduje zastąpienie poprzednich powitań.

Plik audio (WAV) musi mieć częstotliwość próbkowania 8 kHz, 8-bitowy mono, CCITT µ-law, maks. 2 MB, format pliku .wav.

Jeżeli wybierzesz opcję Przekieruj wszystkie połączenia na pocztę głosową, nie będziesz mógł wybrać pozostałych dwóch opcji. Możesz wybrać opcję kierowania połączeń do poczty głosowej za pomocą obu opcji Przekierowuj połączenia do poczty głosowej, gdy linia jest zajęta i Przekierowuj połączenia do poczty głosowej, gdy nieodebrano zaznaczonych jednocześnie.

7

Kliknij opcję Zapisz.

Reset/Set tymczasowy kod PIN poczty głosowej dla użytkownika

Jeśli w swojej organizacji włączyłeś domyślny kod PIN poczty głosowej, możesz zresetować kod PIN poczty głosowej użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania domyślnego kodu PIN poczty głosowej w organizacji, zobacz Konfigurowanie domyślnego kodu PIN poczty głosowej dla wszystkich nowych użytkowników.

1

Zaloguj się do centrum sterowania.

2

Aby zresetować kod PIN poczty głosowej dla użytkownika:

  1. Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

  2. Wybierz użytkownika i kliknij Dzwonienie.

  3. Przejdź do sekcji Poczta głosowa, faks, język komunikatów i strefa czasowa i kliknij Poczta głosowa.

  4. Włącz przełącznik Poczta głosowa .

  5. Przejdź do sekcji Kod PIN poczty głosowej i kliknij Resetuj kod PIN poczty głosowej.

    Teraz użytkownik może zalogować się do swojego portalu poczty głosowej i wprowadzić domyślny kod PIN skonfigurowany dla Twojej organizacji.

3

Aby ustawić tymczasowe hasło dla użytkownika:

  1. Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

  2. Wybierz użytkownika i kliknij Dzwonienie.

  3. Przejdź do sekcji Poczta głosowa, faks, język komunikatów i strefa czasowa i kliknij Poczta głosowa.

  4. Włącz przełącznik Poczta głosowa .

  5. Przejdź do sekcji Kod PIN poczty głosowej i wprowadź tymczasowy kod dostępu do poczty głosowej w polu Utwórz nowy tymczasowy kod dostępu.

    Kod PIN powinien spełniać następujące wymagania:

    • Musi zawierać od 6 do 30 cyfr.

    • Nie może zawierać powtarzających się wzorców. Na przykład 121212, 123123 lub 13571357 jest nieprawidłowe. Ale jeśli wpiszesz 1235123, to będzie to poprawne.

    • Nie może zawierać numeru telefonu ani numeru wewnętrznego w kolejności odwrotnej lub standardowej. Na przykład Twój numer wewnętrzny to 147869. Kody PIN 9147869 i 9968741 są nieprawidłowe, ponieważ zawierają rozszerzenie do przodu lub do tyłu.

    • Nie może zawierać się w numerze telefonu ani numerze wewnętrznym w kolejności odwrotnej lub standardowej. Na przykład, jeśli Twój numer telefonu to +13015551212, wówczas kod PIN 5551212 jest nieprawidłowy, ponieważ jest zawarty w numerze telefonu w trybie przekazywania, a kod PIN 2121555 jest nieprawidłowy, ponieważ jest zawarty w numerze telefonu w trybie odwrotnym.

    • Nie może zawierać tych samych cyfr cztery lub więcej razy z rzędu. Na przykład 222211, 888888 lub 9099991.

    • Nie może zawierać czterech lub więcej cyfr rosnących lub malejących. Na przykład 123456 lub 987654.

    • Nie może to być Twój aktualny kod PIN w odwrotnej kolejności. Na przykład, jeśli Twój obecny kod PIN to 226897, nie możesz wprowadzić 798622 jako nowego kodu PIN.

    • Nie może zawierać żadnego z 10 ostatnich kodów PIN. Jest to domyślna reguła ustawiona przez usługę Webex Calling. Może ją skonfigurować administrator wyłącznie za pomocą interfejsu API usługi Webex Calling.

  6. Wprowadź ponownie kod dostępu w polu Potwierdź nowy tymczasowy kod dostępu.

  7. Kliknij opcję Zapisz.

4

Aby ustawić tymczasowy kod dostępu dla linii wirtualnych:

  1. Przejdź do Usługi > Dzwonię > Linie wirtualne.

  2. Wybierz linię wirtualną i kliknij Dzwonienie.

  3. Przejdź do sekcji Poczta głosowa, faks, język komunikatów i strefa czasowa i kliknij Poczta głosowa.

  4. Włącz przełącznik Poczta głosowa .

  5. Przejdź do sekcji Kod PIN poczty głosowej i wprowadź tymczasowy kod dostępu do poczty głosowej w polu Utwórz nowy tymczasowy kod dostępu.

    Kod PIN powinien spełniać następujące wymagania:

    • Musi zawierać od 6 do 30 cyfr.

    • Nie może zawierać powtarzających się wzorców. Na przykład 121212, 123123 lub 13571357 jest nieprawidłowe. Ale jeśli wpiszesz 1235123, to będzie to poprawne.

    • Nie może zawierać numeru telefonu ani numeru wewnętrznego w kolejności odwrotnej lub standardowej. Na przykład Twój numer wewnętrzny to 147869. Kody PIN 9147869 i 9968741 są nieprawidłowe, ponieważ zawierają rozszerzenie do przodu lub do tyłu.

    • Nie może zawierać się w numerze telefonu ani numerze wewnętrznym w kolejności odwrotnej lub standardowej. Na przykład, jeśli Twój numer telefonu to +13015551212, wówczas kod PIN 5551212 jest nieprawidłowy, ponieważ jest zawarty w numerze telefonu w trybie przekazywania, a kod PIN 2121555 jest nieprawidłowy, ponieważ jest zawarty w numerze telefonu w trybie odwrotnym.

    • Nie może zawierać tych samych cyfr cztery lub więcej razy z rzędu. Na przykład 222211, 888888 lub 9099991.

    • Nie może zawierać czterech lub więcej cyfr rosnących lub malejących. Na przykład 123456 lub 987654.

    • Nie może to być Twój aktualny kod PIN w odwrotnej kolejności. Na przykład, jeśli Twój obecny kod PIN to 226897, nie możesz wprowadzić 798622 jako nowego kodu PIN.

    • Nie może zawierać żadnego z 10 ostatnich kodów PIN. Jest to domyślna reguła ustawiona przez usługę Webex Calling. Może ją skonfigurować administrator wyłącznie za pomocą interfejsu API usługi Webex Calling.

  6. Potwierdź kod dostępu w Potwierdź nowy tymczasowy kod dostępu.

  7. Kliknij opcję Zapisz.

Użytkownicy mogą również zresetować swój kod PIN poczty głosowej w Centrum użytkowników, postępując zgodnie z określonymi kryteriami ustawionymi na poziomie organizacji. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Ustawianie lub resetowanie kodu PIN poczty głosowej.

Włącz powiadomienia poczty głosowej dla użytkownika

1

Zaloguj się do centrum sterowania.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij Dzwonienie.

4

Przejdź do sekcji Poczta głosowa, faks, język komunikatów i strefa czasowa i kliknij Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik Poczta głosowa .

6

Przejdź do sekcji Powiadomienia i włącz przełącznik Otrzymuj powiadomienia o nowych wiadomościach głosowych.

7

Wybierz jedną z następujących opcji:

  • Za pośrednictwem poczty elektronicznej —Wybierz tę opcję i wprowadź adres e-mail, na który ma zostać wysłane powiadomienie.

Włączono opcję Otrzymuj powiadomienia o poczcie głosowej za pomocą pola e-mail.

  • Za pomocą wiadomości tekstowej —Wybierz tę opcję, wprowadź numer telefonu, na który chcesz wysłać powiadomienie, a następnie wybierz dostawcę sieci z menu rozwijanego.

    Otrzymywanie powiadomień o poczcie głosowej można włączyć za pomocą pola tekstowego.

8

Kliknij opcję Zapisz.

Zarządzanie miejscem przechowywania wiadomości głosowych użytkownika

Możesz określić, gdzie użytkownicy będą mogli uzyskać dostęp do poczty głosowej — na swoim telefonie, w Centrum użytkowników lub za pośrednictwem określonego adresu e-mail w postaci pliku .tiff.

Jeśli w lokalizacji przypisanej użytkownikowi włączona jest funkcja transkrypcji poczty głosowej i chcesz, aby użytkownik otrzymywał transkrypcje poczty głosowej, wyślij kopię wiadomości e-mail i wybierz opcję Użyj wewnętrznej skrzynki pocztowej. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat włączania transkrypcji poczty głosowej w swojej lokalizacji, zobacz Włączanie lub wyłączanie transkrypcji poczty głosowej dla lokalizacji.

1

Zaloguj się do centrum sterowania.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij Dzwonienie.

4

Przejdź do sekcji Poczta głosowa, faks, język komunikatów i strefa czasowa i kliknij Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik Poczta głosowa .

6

Przejdź do sekcji Przechowywanie wiadomości i wybierz jedną z następujących opcji:

  • Użyj wewnętrznej skrzynki pocztowej— jeśli wybierzesz tę opcję, użytkownicy będą mogli uzyskać dostęp do swoich wiadomości głosowych z telefonu, aplikacji Webex i Centrum użytkowników. Wybierz opcję Użyj wskaźnika nowej wiadomości w telefonie, aby włączyć wskaźnik.

    Jeśli lokalizacja przypisana użytkownikowi ma funkcję transkrypcji poczty głosowej, należy zaznaczyć opcję Użyj wewnętrznej skrzynki pocztowej, aby ten użytkownik mógł otrzymywać włączoną funkcję transkrypcji poczty głosowej.

    Przechowywanie wiadomości: Zaznaczono przycisk opcji Użyj wewnętrznej skrzynki pocztowej.

    Wewnętrzna skrzynka pocztowa ma następujące ograniczenia przechowywania:

    • Limit pojedynczej wiadomości wynoszący 10 minut

    • Całkowity limit skrzynki pocztowej 100 minut

  • Użyj zewnętrznej skrzynki pocztowej— jeśli wybierzesz tę opcję, wszystkie wiadomości głosowe będą wysyłane na określony adres e-mail. Użytkownicy nie mają dostępu do wiadomości głosowych ze swojego telefonu, aplikacji Webex ani User Hub. Ponadto poczta głosowa nie jest przepisywana.

Przechowywanie wiadomości: Zaznaczono przycisk opcji Użyj zewnętrznej skrzynki pocztowej.

Ta opcja może być niedostępna, jeśli przekazywanie poczty głosowej jest wyłączone.

7

Kliknij opcję Zapisz.

Skonfiguruj dodatkowe ustawienia poczty głosowej dla użytkownika

Te dodatkowe ustawienia można skonfigurować razem z innymi ustawieniami poczty głosowej dla użytkowników w Centrum sterowania.

1

Zaloguj się do centrum sterowania.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij Dzwonienie.

4

Przejdź do sekcji Poczta głosowa, faks, język komunikatów i strefa czasowa i kliknij Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik Poczta głosowa .

6

Przejdź do sekcji Ustawienia dodatkowe i wybierz jedną lub obie z następujących opcji:

  • Wybierz Przekieruj na „0” na inną linię i wprowadź numer telefonu, na który rozmówcy będą przekierowywani.

    Jeśli wybierzesz tę opcję, upewnij się, że powitanie pocztą głosową informuje dzwoniących, że naciśnięcie "0" spowoduje ich przeniesienie.

  • Wybierz opcję Wyślij kopię wiadomości poczty głosowej e-mailem i wprowadź adres e-mail, na który zostaną wysłane nagrania wszystkich wiadomości głosowych.

Ta opcja może być niedostępna, jeśli przekazywanie poczty głosowej jest wyłączone.

Jeśli w lokalizacji przypisanej użytkownikowi włączona jest funkcja transkrypcji poczty głosowej, wybierz opcję Wyślij kopię wiadomości e-mail, aby użytkownik otrzymywał transkrypcje poczty głosowej.

7

Kliknij opcję Zapisz.

Skonfiguruj ustawienia wiadomości faksowych dla użytkownika

Przesyłanie wiadomości faksowych umożliwia użytkownikowi odbieranie bezpośrednich faksów przychodzących z usługi poczty głosowej.

Przed rozpoczęciem

Przed skonfigurowaniem tej funkcji należy wziąć pod uwagę następujące wskazówki:

  • Faksy są zbierane przez platformę Webex Calling i przechowywane we wspólnym obszarze pamięci wraz z wiadomościami poczty głosowej. Pojemność pamięci to 100 minut poczty głosowej lub 1000 stron wiadomości faksowych. Upewnij się, że użytkownicy są świadomi dostępnego miejsca i muszą mądrze przydzielać miejsce na nowe wiadomości faksowe i archiwizować.

  • Wiadomości faksowe są przechowywane przez nieograniczony czas.

1

Zaloguj się do centrum sterowania.

2

Przejdź do Zarządzanie > Użytkownicy.

3

Wybierz użytkownika i kliknij Dzwonienie.

4

Przejdź do sekcji Poczta głosowa, faks, język komunikatów i strefa czasowa i kliknij Poczta głosowa.

5

Włącz przełącznik Poczta głosowa .

6

Przejdź do sekcji Wiadomości faksowe i włącz przełącznik Odbieranie wiadomości faksowych.

7

Wprowadź numer telefonu przypisany do wiadomości faksowych.

8

W razie potrzeby podaj rozszerzenie.

Odbieranie wiadomości faksowych włączone.

9

Kliknij opcję Zapisz.

Włączanie transkrypcji poczty głosowej dla użytkownika

Dzięki transkrypcji poczty głosowej użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z transkrypcją poczty głosowej w treści wiadomości e-mail i plikiem WAV jako załącznik do poczty głosowej.

Aby użytkownik mógł mieć transkrypcję poczty głosowej, obowiązują następujące warunki:

  • Włącz transkrypcję poczty głosowej dla lokalizacji użytkownika. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Transkrypcja poczty głosowej dla połączeń Webex.

  • Wybierz opcję Wyślij kopię wiadomości poczty głosowej e-mailem i Użyj wewnętrznej skrzynki pocztowej w obszarze ustawień poczty głosowej użytkownika w profilu Dzwonienie.

Wyślij kopię wiadomości poczty głosowej e-mailem, przełącz zaznaczenie Przechowywanie wiadomości: Zaznaczono przycisk opcji Użyj wewnętrznej skrzynki pocztowej.

Użytkownik może również samodzielnie skonfigurować wszystkie ustawienia poczty głosowej w Centrum Użytkownika. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Konfigurowanie ustawień poczty głosowej. Wszelkie zmiany wprowadzone w tych ustawieniach przez użytkownika zostaną odzwierciedlone zarówno w Centrum użytkowników, jak i w Centrum sterowania.