Configurar los ajustes de la organización para el correo de voz

Configure sus ajustes organizativos antes de administrar la configuración del correo de voz de los usuarios. Estas configuraciones determinan las configuraciones del correo de voz de los usuarios que puede establecer.

Antes de comenzar

Para que la función de correo de voz funcione, debe configurar la extensión del portal de voz para la ubicación. Para obtener más detalles, consulte Configurar portales de voz para Webex Calling.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Ir a Servicios > Llamando > Configuración del servicio.

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Vaya a la sección Buzón de voz y configure los siguientes ajustes:

  • Reenvío de correo de voz

  • Eliminación de correo de voz

  • Contraseña del correo de voz

Reenvío de correo de voz

Cuando está habilitada, la configuración permite a los usuarios reenviar un correo de voz al número o extensión de otro usuario. Si está deshabilitado, esto prohíbe al usuario reenviar el correo de voz, utilizar un buzón externo o enviar una copia del correo de voz a una dirección de correo electrónico específica.

  • Para habilitar esta configuración, haga clic en el conmutador.

Eliminación del correo de voz

Los mensajes de voz con más de 180 días de antigüedad se archivan automáticamente. Si necesita acceder a los mensajes de voz archivados, se le solicita que presente una solicitud de servicio a Cisco.

La eliminación del correo de voz le permite establecer condiciones para los mensajes vencidos. Cuando está habilitado, los administradores pueden especificar el período de tiempo en el que los mensajes expiran. Puede ingresar los días (1-180) en el campo provisto. Los administradores también pueden establecer condiciones para la eliminación de mensajes.

Para habilitar esta configuración, haga clic en el interruptor y elija una de las siguientes opciones:

  • Eliminación permisiva—Esto conserva todos los mensajes de voz no leídos y elimina aquellos mensajes de voz que han expirado cuando un usuario accede a su buzón.

  • Eliminación estricta—Esto elimina todos los mensajes de voz leídos y no leídos según el período de tiempo que usted establezca.

Contraseña del correo de voz

Antes de configurar la contraseña predeterminada para que la organización acceda al correo de voz, recuerde las siguientes normas de seguridad: risks/concerns Para los usuarios finales:

  • Configurar un código de acceso predeterminado para la organización permite el acceso al buzón de correo y a los servicios de cualquier usuario.

  • La contraseña predeterminada da acceso a los servicios de otros usuarios como:

    • Buzón de voz, que incluye reproducción de mensajes, personalización de nombres y saludos.

    • Portal de alcance de un solo número

    • “Hoteling”

  • El código de acceso predeterminado deshabilita el inicio de sesión en el escritorio compartido mediante la opción del portal de voz.

Es importante que los usuarios actualicen su contraseña para mantener la seguridad. Los usuarios pueden configurar su PIN de correo de voz personal a través del Centro de usuarios o pueden asignar un código de acceso temporal. Ver la sección Reset/Set PIN de correo de voz de un usuario temporal en este artículo para establecer el código de acceso temporal para los usuarios. Los usuarios pueden consultar Establecer o restablecer su PIN de correo de voz para configurar su código de acceso.

Para configurar el código de acceso predeterminado para su organización:

  1. Habilite la opción Código de acceso del correo de voz.
  2. Introduzca la contraseña en el campo Crear contraseña predeterminada.
  3. Confirme la contraseña en Confirme la contraseña predeterminada.

También puedes crear un período de tiempo en el que una persona debe cambiar su código de acceso y con qué frecuencia puede cambiarlo nuevamente (una vez que lo haya cambiado):

  • Puede establecer el número mínimo de días (1 a 7) que el usuario puede cambiar un código de acceso cuando esta opción está habilitada. Cuando la alternancia está desactivada, pueden cambiar su contraseña varias veces el mismo día.

    Webex Calling evita que el usuario configure uno de los códigos de acceso más antiguos, lo que hace que el código de acceso del usuario sea más seguro.

  • Puede establecer la cantidad de días en los que caduca una contraseña (entre 15 y 180) cuando se habilita. Cuando la alternancia está desactivada, la contraseña nunca caduca.

    Esta función también amplía el historial de códigos de acceso de 10 a 24. Es decir, puede almacenar las últimas 24 contraseñas de cada usuario e impedir que este vuelva a utilizar una de estas contraseñas almacenadas.

Habilitar el correo de voz para un usuario

Si tiene el reenvío de llamadas habilitado, esos ajustes de reenvío de llamadas anulan los ajustes del correo de voz que configuró.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Ir a Gestión > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamando.

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Vaya a la sección Buzón de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Buzón de voz.

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Active el interruptor Correo de voz y habilite las configuraciones que desee.

Es posible que algunas características del correo de voz no estén disponibles debido a los ajustes de la organización establecidos.

¿Quieres ver cómo se hace? Mire esta demostración en video sobre cómo administrar la configuración del correo de voz para un usuario en Control Hub.

Enviar llamadas de un usuario al correo de voz

Configure estos ajustes del correo de voz para dirigir llamadas entrantes al correo de voz de los usuarios.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Ir a Gestión > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamando.

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Vaya a la sección Buzón de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Buzón de voz.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a la sección Enviar llamadas al buzón de voz y elija una de las siguientes opciones:

  • Enviar todas las llamadas al correo de voz—Esta opción reenvía todas las llamadas al correo de voz.
  • Enviar llamadas al correo de voz durante una línea ocupada—Esta opción reenvía las llamadas al correo de voz cuando el usuario ya está en una llamada. Seleccione la casilla de verificación y elija configurar el saludo predeterminado o el saludo personalizado.

    Para configurar los saludos predeterminados, seleccione la opción Mensaje de "ocupado" predeterminado.

    Para configurar sus propios saludos personalizados, seleccione la opción Mensaje personalizado y haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de audio (WAV) o haga clic en Grabar mensaje para grabar el mensaje.

  • Enviar llamadas al correo de voz cuando no hay respuesta—Esta opción reenvía las llamadas entrantes al correo de voz después de una cantidad específica de timbres. Seleccione la casilla de verificación y el número de timbres antes de reproducir los saludos en la lista desplegable. Puede elegir configurar un saludo predeterminado o un saludo personalizado.

    Para configurar los saludos predeterminados, seleccione la opción Mensaje de "ocupado" predeterminado.

    Para configurar sus propios saludos personalizados, seleccione la opción Mensaje personalizado y haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de audio (WAV) o haga clic en Grabar mensaje para grabar el mensaje.

Una vez que haya cargado el archivo o grabado los saludos, puede actualizarlo seleccionando Reemplazar archivo o grabando otro mensaje. Grabar un nuevo mensaje o cargar un nuevo archivo anula los saludos anteriores.

El archivo de audio (WAV) debe ser de 8 kHz, mono de 8 bits, CCITT µ-law, 2 MB como máximo, formato de archivo .wav.

Si selecciona Enviar todas las llamadas al correo de voz, no podrá seleccionar las otras dos opciones. Puede elegir dirigir al correo de voz con las opciones Enviar llamadas al correo de voz durante una línea ocupada y Enviar llamadas al correo de voz cuando no hay respuesta seleccionadas juntas.

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Haga clic en Guardar.

Reset/Set un PIN de correo de voz temporal para un usuario

Si ha habilitado el PIN de correo de voz predeterminado para su organización, puede restablecer el PIN de correo de voz de un usuario. Para obtener más información acerca de cómo configurar un PIN de correo de voz predeterminado para su organización, consulte Configurar un PIN de correo de voz predeterminado para todos los usuarios nuevos.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Para restablecer el PIN del correo de voz de un usuario:

  1. Ir a Gestión > Usuarios.

  2. Seleccione un usuario y haga clic en Llamando.

  3. Vaya a la sección Buzón de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Buzón de voz.

  4. Active el conmutador del correo de voz.

  5. Vaya a la sección PIN del correo de voz y haga clic en Restablecer PIN del correo de voz.

    Ahora el usuario puede iniciar sesión en su portal de correo de voz e introducir el PIN predeterminado configurado para su organización.

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Para establecer un código de acceso temporal para un usuario:

  1. Ir a Gestión > Usuarios.

  2. Seleccione un usuario y haga clic en Llamando.

  3. Vaya a la sección Buzón de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Buzón de voz.

  4. Active el conmutador del correo de voz.

  5. Vaya a la sección PIN del correo de voz e ingrese un código de acceso temporal para acceder al correo de voz en Crear nuevo código de acceso temporal.

    El PIN debe cumplir los siguientes requisitos:

    • Debe tener entre 6 y 30 dígitos.

    • No debe contener patrones repetidos. Por ejemplo, 121212, 123123 o 13571357 no son válidos. Pero si ingresas 1235123, es válido.

    • No debe contener su número de teléfono o extensión en orden directo o inverso. Por ejemplo, su extensión es 147869. Un PIN de 9147869 o 9968741 no son válidos, ya que contienen la extensión en sentido directo o inverso.

    • No debe estar contenido dentro de su número de teléfono o extensión en orden directo o inverso. Por ejemplo, si su número de teléfono es +13015551212, entonces un PIN de 5551212 no es válido ya que está contenido dentro del número de teléfono en sentido directo, y un PIN de 2121555 no es válido ya que está contenido dentro del número de teléfono en sentido inverso.

    • No debe contener los mismos dígitos cuatro o más veces seguidas. Por ejemplo, 222211, 888888 o 9099991.

    • No debe contener cuatro o más dígitos ascendentes o descendentes. Por ejemplo, 123456 o 987654.

    • No debe ser su PIN actual en orden inverso. Por ejemplo, si su PIN actual es 226897, no debe ingresar 798622 como nuevo PIN.

    • No debe contener ninguno de sus últimos 10 PIN. Esta es una regla predeterminada establecida por Webex Calling y puede ser configurada por un administrador que utiliza únicamente la API de Webex Calling.

  6. Vuelva a ingresar el código de acceso en Confirmar nuevo código de acceso temporal.

  7. Haga clic en Guardar.

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Para establecer un código de acceso temporal para líneas virtuales:

  1. Ir a Servicios > Llamando > Líneas Virtuales.

  2. Seleccione una línea virtual y haga clic en Llamando.

  3. Vaya a la sección Buzón de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Buzón de voz.

  4. Active el conmutador del correo de voz.

  5. Vaya a la sección PIN del correo de voz e ingrese un código de acceso temporal para acceder al correo de voz en Crear nuevo código de acceso temporal.

    El PIN debe cumplir los siguientes requisitos:

    • Debe tener entre 6 y 30 dígitos.

    • No debe contener patrones repetidos. Por ejemplo, 121212, 123123 o 13571357 no son válidos. Pero si ingresas 1235123, es válido.

    • No debe contener su número de teléfono o extensión en orden directo o inverso. Por ejemplo, su extensión es 147869. Un PIN de 9147869 o 9968741 no son válidos, ya que contienen la extensión en sentido directo o inverso.

    • No debe estar contenido dentro de su número de teléfono o extensión en orden directo o inverso. Por ejemplo, si su número de teléfono es +13015551212, entonces un PIN de 5551212 no es válido ya que está contenido dentro del número de teléfono en sentido directo, y un PIN de 2121555 no es válido ya que está contenido dentro del número de teléfono en sentido inverso.

    • No debe contener los mismos dígitos cuatro o más veces seguidas. Por ejemplo, 222211, 888888 o 9099991.

    • No debe contener cuatro o más dígitos ascendentes o descendentes. Por ejemplo, 123456 o 987654.

    • No debe ser su PIN actual en orden inverso. Por ejemplo, si su PIN actual es 226897, no debe ingresar 798622 como nuevo PIN.

    • No debe contener ninguno de sus últimos 10 PIN. Esta es una regla predeterminada establecida por Webex Calling y puede ser configurada por un administrador que utiliza únicamente la API de Webex Calling.

  6. Confirme la contraseña en Confirmar nueva contraseña temporal.

  7. Haga clic en Guardar.

Los usuarios también pueden restablecer su PIN de correo de voz en Centro de usuarios siguiendo los criterios especificados establecidos a nivel de la organización. Para obtener más detalles, consulte Establecer o restablecer su PIN de correo de voz.

Habilitar notificaciones de correo de voz para un usuario

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Ir a Gestión > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamando.

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Vaya a la sección Buzón de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Buzón de voz.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a la sección Notificaciones y active la opción Recibir notificaciones de cualquier mensaje de voz nuevo.

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Elija una de las siguientes opciones:

  • Por correo electrónico—Seleccione esta opción e ingrese la dirección de correo electrónico para enviar la notificación.

Recibir notificaciones de correo de voz activada mediante el campo mediante correo electrónico.

  • Vía texto—Seleccione esta opción, ingrese el número de teléfono para enviar la notificación y luego seleccione el proveedor de red en el menú desplegable.

    Recibir notificaciones de correo de voz activadas mediante el campo de texto.

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Haga clic en Guardar.

Administrar el almacenamiento de mensajes de correo de voz de un usuario

Puede especificar dónde los usuarios pueden acceder a su correo de voz: en su teléfono, en el Centro de usuarios o a través de una dirección de correo electrónico específica como un archivo .tiff.

Si la ubicación asignada al usuario tiene habilitada la transcripción del correo de voz y desea que el usuario reciba las transcripciones del correo de voz, envíe una copia del mensaje por correo electrónico y seleccione la opción Usar el buzón interno. Para obtener detalles sobre la activación de la transcripción del correo de voz para su ubicación, consulte Habilitar o deshabilitar la transcripción del correo de voz para una ubicación.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Ir a Gestión > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamando.

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Vaya a la sección Buzón de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Buzón de voz.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a la sección Almacenamiento de mensajes y elija una de las siguientes opciones:

  • Usar buzón interno: si elige esta opción, los usuarios pueden acceder a sus mensajes de voz desde el teléfono, la aplicación Webex y el Centro de usuarios. Seleccione Usar el indicador de mensaje nuevo en el teléfono para habilitar el indicador.

    Si la ubicación asignada al usuario tiene transcripción de correo de voz, debe seleccionar Usar buzón interno para que este usuario reciba la transcripción de correo de voz habilitada.

    Almacenamiento de mensajes: Utilizar el botón de opción del buzón interno seleccionado.

    El buzón interno tiene las siguientes limitaciones de almacenamiento:

    • - Límite de un solo mensaje de 10 minutos.

    • - Límite total del buzón de 100 minutos.

  • Utilizar buzón externo—Si elige esta opción, todos los mensajes de voz se envían a un correo electrónico específico. Los usuarios no pueden acceder a los mensajes de voz desde su teléfono, la aplicación Webex o el Centro de usuarios. Además, los mensajes de voz no se transcriben.

Almacenamiento de mensajes: Se ha seleccionado el botón de opción "Usar buzón externo".

Es posible que esta opción no esté disponible si está desactivado el reenvío del correo de voz.

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Haga clic en Guardar.

Configurar ajustes adicionales del correo de voz para un usuario

Estas configuraciones adicionales se pueden configurar con otras configuraciones de correo de voz para los usuarios en el Centro de control.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Ir a Gestión > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamando.

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Vaya a la sección Buzón de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Buzón de voz.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a la sección Configuración adicional y elija una o ambas de las siguientes opciones:

  • Seleccione Transferir de '0' a otra línea e ingrese el número de teléfono al que se transferirán las llamadas.

    Si selecciona esta opción, asegúrese de que su saludo de correo de voz informe a las personas que llaman que presionar '0' los transferirá.

  • Seleccione Enviar por correo electrónico una copia del mensaje de voz e ingrese la dirección de correo electrónico a la que se enviará la grabación de todos los mensajes de voz.

Es posible que esta opción no esté disponible si está desactivado el reenvío del correo de voz.

Si la ubicación asignada al usuario tiene habilitada la transcripción del correo de voz, seleccione la opción Enviar por correo electrónico una copia del mensaje para que el usuario reciba las transcripciones del correo de voz.

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Haga clic en Guardar.

Configurar los ajustes de los mensajes de fax para un usuario

La mensajería de fax permite a los usuarios recibir faxes entrantes directos desde el servicio de correo de voz.

Antes de comenzar

Tenga en cuenta los siguientes puntos antes de configurar esta función:

  • Los faxes son recopilados por la Webex Calling móvil y se almacenan en un área de almacenamiento compartida junto con los mensajes de correo de voz. La capacidad de almacenamiento es de 100 minutos de correo de voz o de 1000 páginas de mensajes de fax. Asegúrese de que los usuarios estén al tanto del espacio disponible, y deba asignar espacio para nuevos mensajes de fax y archivar con inteligencia.

  • Los mensajes de fax se almacenan durante un período de tiempo ilimitado.

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Inicie sesión en el Control Hub.

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Ir a Gestión > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en Llamando.

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Vaya a la sección Buzón de voz, fax, idioma del anuncio y zona horaria y haga clic en Buzón de voz.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a la sección Mensajes de fax y active el interruptor Recibir mensajes de fax.

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Introduzca el número de teléfono asignado para el envío de mensajes de fax.

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Introduzca una extensión, si es necesario.

Recibir mensajes de fax con la opción activada.

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Haga clic en Guardar.

Habilitar transcripción del correo de voz para un usuario

Con la transcripción del correo de voz , el usuario recibe un correo electrónico con la transcripción del correo de voz en el cuerpo del correo electrónico y . Archivo WAV como archivo adjunto de correo de voz.

Para un usuario que tenga transcripción del correo de voz, se aplican las siguientes condiciones:

  • Habilite la transcripción del correo de voz para la ubicación del usuario. Para obtener más detalles, consulte Transcripción del correo de voz para Webex Calling.

  • Seleccione Enviar por correo electrónico una copia del mensaje de correo de voz y Usar buzón interno en el área de configuración del correo de voz del usuario del perfil Llamadas.

Enviar por correo electrónico una copia del mensaje de correo de voz alternar seleccionado Almacenamiento de mensajes: Utilizar el botón de opción del buzón interno seleccionado.

Un usuario también puede configurar todos los ajustes del correo de voz por su cuenta en el Centro de usuarios. Para obtener más detalles, consulte Configurar los ajustes de su correo de voz. Cualquier cambio realizado a estas configuraciones por el usuario se reflejará tanto en el Centro de usuario como en el Centro de control.