Настроювання параметрів організації для голосової пошти

Перш ніж керувати налаштуваннями голосової пошти користувачів, налаштуйте параметри організації. Ці конфігурації визначають параметри голосової пошти користувачів, які ви можете встановити.

Перш ніж почати

Щоб функція голосової пошти працювала, потрібно налаштувати розширення голосового порталу для цього розташування. Докладніше див. Налаштування голосових порталів для Webex Calling.

1

Увійдіть у Центркерування.

2

Перейти до Послуги > Виклик > Налаштування служби.

3

Перейдіть до розділу Голосова пошта та налаштуйте такі параметри:

  • Переадресація голосової пошти

  • Видалення голосової пошти

  • Код доступу до голосової пошти

Пересилання голосової пошти

Якщо ці налаштування ввімкнено, користувачі можуть пересилати голосове повідомлення на номер або додатковий номер іншого користувача. Якщо це правило вимкнено, користувачеві забороняється пересилати голосову пошту, використовувати зовнішню поштову скриньку або надсилати копію голосового повідомлення на вказану адресу електронної пошти.

  • Щоб увімкнути цю настройку, клацніть перемикач.

Видалення голосової пошти

Голосові повідомлення, яким понад 180 днів, архівуються автоматично. Якщо вам потрібен доступ до архівованих голосових повідомлень, вам слід звернутися до Cisco з запитом на обслуговування.

Видалення голосової пошти дозволяє встановити умови для повідомлень, термін дії яких минув. Якщо цю функцію ввімкнено, адміністратори можуть вказати часовий проміжок, після якого повідомлення закінчуються. Ви можете ввести кількість днів (1-180) у відповідне поле. Адміністратори також можуть встановлювати умови для видалення повідомлень.

Щоб увімкнути цей параметр, натисніть перемикач і виберіть один із наведених нижче варіантів.

  • Дозвільне видалення— Ця функція зберігає всі непрочитані голосові повідомлення та видаляє ті, термін дії яких закінчився, коли користувач отримує доступ до своєї поштової скриньки.

  • Суворе видалення— Ця функція видаляє всі прочитані та непрочитані голосові повідомлення залежно від встановленого вами періоду часу.

Код доступу до голосової пошти

Перш ніж налаштовувати стандартний пароль для організації для доступу до голосової пошти, пам’ятайте про наступні правила безпеки risks/concerns для кінцевих користувачів:

  • Налаштування пароля за замовчуванням для організації надає доступ до поштової скриньки та служб будь-якого користувача.

  • Пароль за замовчуванням надає доступ до послуг інших користувачів, таких як:

    • Голосова пошта, включаючи відтворення повідомлень, персоналізацію імен та привітань

    • Портал зв'язку з єдиним номером

    • Резервування ресурсів

  • Пароль за замовчуванням вимикає вхід у гарячу службу за допомогою опції голосового порталу.

Важливо, щоб користувачі оновлювали свій пароль для забезпечення безпеки. Користувачі можуть налаштувати свій персональний PIN-код голосової пошти через Центр користувача або ви можете призначити тимчасовий пароль. Див. розділ Reset/Set тимчасовий PIN-код голосової пошти користувача у цій статті, щоб встановити тимчасовий пароль для користувачів. Користувачі можуть звернутися до статті «Встановити або скинути PIN-код голосової пошти».

Щоб налаштувати код доступу за замовчуванням для вашої організації:

  1. Увімкніть перемикач Код доступу голосової пошти.
  2. Введіть код доступу в поле Створити код доступу за замовчуванням.
  3. Підтвердьте пароль у полі Підтвердьте пароль за замовчуванням.

Ви також можете створити часові рамки, протягом яких людина повинна змінити свій пароль, і як часто вона може змінювати свій пароль знову (після його зміни):

  • Ви можете встановити мінімальну кількість днів (1–7), протягом яких користувач може змінити пароль, якщо ця функція ввімкнена. Коли перемикач вимкнено, вони можуть змінювати свій пароль кілька разів в один і той же день.

    Webex Calling не дозволяє користувачеві встановлювати один зі старих кодів доступу, що робить код доступу користувачів безпечнішим.

  • Ви можете встановити кількість днів, протягом яких закінчується термін дії пароля (від 15 до 180), коли ввімкнено. Коли перемикач вимкнено, пароль ніколи не закінчується.

    Ця функція також розширює історію паролів на 10–24. Тобто він може зберігати останні 24 паролі кожного користувача та перешкоджати користувачеві повторно використовувати один із цих збережених паролів.

Увімкнення голосової пошти для користувача

Якщо у вас увімкнено перенаправлення викликів, ці параметри перенаправлення перенаправляють над настройками голосової пошти, які ви налаштували.

1

Увійдіть у Центркерування.

2

Перейти до Управління > Користувачі.

3

Виберіть користувача та натисніть Виклик.

4

Перейдіть до розділу Голосова пошта, факс, мова оголошень та часовий пояс та натисніть Голосова пошта.

5

Увімкніть перемикач Голосова пошта та ввімкніть потрібні налаштування.

Деякі функції голосової пошти можуть бути недоступні через встановлені організаційні параметри.

Хочете побачити, як це робиться? Перегляньте це відеодемонстраційне відео про те, як керувати налаштуваннями голосової пошти для користувача в Control Hub.

Надсилання викликів користувача на голосову пошту

Налаштуйте ці параметри голосової пошти для спрямування вхідних дзвінків на голосову пошту користувачів.

1

Увійдіть у Центркерування.

2

Перейти до Управління > Користувачі.

3

Виберіть користувача та натисніть Виклик.

4

Перейдіть до розділу Голосова пошта, факс, мова оголошень та часовий пояс та натисніть Голосова пошта.

5

Увімкніть перемикач Голосова пошта .

6

Перейдіть до розділу Надіслати дзвінки на голосову пошту та виберіть будь-який із наведених нижче варіантів:

  • Надіслати всі дзвінки на голосову пошту —Ця опція переадресовує всі дзвінки на голосову пошту.
  • Переадресовувати дзвінки на голосову пошту, коли лінія зайнята —Ця опція переадресовує дзвінки на голосову пошту, коли користувач вже розмовляє по телефону. Установіть прапорець і виберіть налаштування вітання за замовчуванням або власного вітання.

    Щоб встановити привітання за замовчуванням, виберіть опцію Повідомлення «зайнято» за замовчуванням.

    Щоб встановити власні персоналізовані привітання, виберіть опцію Налаштування повідомлення та натисніть Завантажити файл, щоб завантажити аудіофайл (WAV), або натисніть Записати повідомлення, щоб записати повідомлення.

  • Переадресовувати дзвінки на голосову пошту, якщо немає відповіді —Ця опція переадресовує вхідні дзвінки на голосову пошту після вказаної кількості дзвінків. Установіть прапорець і виберіть кількість дзвінків перед відтворенням привітання зі спадного списку. Ви можете налаштувати або стандартне привітання, або власне привітання.

    Щоб встановити привітання за замовчуванням, виберіть опцію Повідомлення «зайнято» за замовчуванням.

    Щоб встановити власні персоналізовані привітання, виберіть опцію Налаштування повідомлення та натисніть Завантажити файл, щоб завантажити аудіофайл (WAV), або натисніть Записати повідомлення, щоб записати повідомлення.

Після завантаження файлу або запису привітання ви можете оновити його, вибравши Замінити файл або записавши інше повідомлення. Запис нового повідомлення або завантаження нового файлу замінює попередні привітання.

Аудіофайл (WAV) має бути 8 кГц, 8-бітним моно, CCITT µ-law, максимум 2 МБ, формат файлу .wav.

Якщо ви виберете Надіслати всі дзвінки на голосову пошту, ви не зможете вибрати два інші варіанти. Ви можете вибрати переадресацію на голосову пошту, вибравши одночасно опції Надсилати дзвінки на голосову пошту, якщо лінія зайнята та Надсилати дзвінки на голосову пошту, якщо немає відповіді.

7

Клацніть Зберегти.

Reset/Set тимчасовий PIN-код голосової пошти для користувача

Якщо ви ввімкнули PIN-код голосової пошти за замовчуванням для вашої організації, ви можете скинути PIN-код голосової пошти користувача. Щоб отримати додаткові відомості про те, як настроїти PIN-код голосової пошти за замовчуванням для своєї організації, перегляньте статтю Настроювання PIN-коду голосової пошти за промовчанням для всіх нових користувачів.

1

Увійдіть у Центркерування.

2

Щоб скинути PIN-код голосової пошти для користувача:

  1. Перейти до Управління > Користувачі.

  2. Виберіть користувача та натисніть Виклик.

  3. Перейдіть до розділу Голосова пошта, факс, мова оголошень та часовий пояс та натисніть Голосова пошта.

  4. Увімкніть перемикач Голосова пошта .

  5. Перейдіть до розділу PIN-код голосової пошти та натисніть Скинути PIN-код голосової пошти.

    Тепер користувач може ввійти на свій портал голосової пошти та ввести PIN-код за замовчуванням, установлений для вашої організації.

3

Щоб встановити тимчасовий пароль для користувача:

  1. Перейти до Управління > Користувачі.

  2. Виберіть користувача та натисніть Виклик.

  3. Перейдіть до розділу Голосова пошта, факс, мова оголошень та часовий пояс та натисніть Голосова пошта.

  4. Увімкніть перемикач Голосова пошта .

  5. Перейдіть до розділу PIN-код голосової пошти та введіть тимчасовий пароль для доступу до голосової пошти в розділі Створити новий тимчасовий пароль.

    PIN-код повинен відповідати наступним вимогам:

    • Має містити від 6 до 30 цифр.

    • Не повинно містити повторюваних візерунків. Наприклад, 121212, 123123 або 13571357 є недійсним. Але якщо ви введете 1235123, це буде дійсним.

    • Не повинно містити ваш номер телефону або додатковий номер у прямому або зворотному порядку. Наприклад, ваш додатковий номер — 147869. PIN-коди 9147869 або 9968741 недійсні, оскільки вони містять розширення для прямого або зворотного зв'язку.

    • Не повинно міститися у вашому номері телефону або додатковому номері у прямому чи зворотному порядку. Наприклад, якщо ваш номер телефону +13015551212, тоді PIN-код 5551212 є недійсним, оскільки він міститься в номері телефону в прямому порядку, а PIN-код 2121555 є недійсним, оскільки він міститься в номері телефону в зворотному порядку.

    • Не повинно містити однакові цифри чотири або більше разів поспіль. Наприклад, 222211, 888888 або 9099991.

    • Не повинно містити чотири або більше цифр у зростаючому або спадаючому порядку. Наприклад, 123456 або 987654.

    • Не повинен бути вашим поточним PIN-кодом у зворотному порядку. Наприклад, якщо ваш поточний PIN-код — 226897, вам не слід вводити 798622 як новий PIN-код.

    • Не повинно містити жодного з ваших останніх 10 PIN-кодів. Це правило за замовчуванням, встановлене Webex Calling, його може налаштувати адміністратор лише за допомогою Webex Calling API.

  6. Повторно введіть пароль у полі Підтвердьте новий тимчасовий пароль.

  7. Клацніть Зберегти.

4

Щоб встановити тимчасовий пароль для віртуальних ліній:

  1. Перейти до Послуги > Виклик > Віртуальні лінії.

  2. Виберіть віртуальну лінію та натисніть Виклик.

  3. Перейдіть до розділу Голосова пошта, факс, мова оголошень та часовий пояс та натисніть Голосова пошта.

  4. Увімкніть перемикач Голосова пошта .

  5. Перейдіть до розділу PIN-код голосової пошти та введіть тимчасовий пароль для доступу до голосової пошти в розділі Створити новий тимчасовий пароль.

    PIN-код повинен відповідати наступним вимогам:

    • Має містити від 6 до 30 цифр.

    • Не повинно містити повторюваних візерунків. Наприклад, 121212, 123123 або 13571357 є недійсним. Але якщо ви введете 1235123, це буде дійсним.

    • Не повинно містити ваш номер телефону або додатковий номер у прямому або зворотному порядку. Наприклад, ваш додатковий номер — 147869. PIN-коди 9147869 або 9968741 недійсні, оскільки вони містять розширення для прямого або зворотного зв'язку.

    • Не повинно міститися у вашому номері телефону або додатковому номері у прямому чи зворотному порядку. Наприклад, якщо ваш номер телефону +13015551212, тоді PIN-код 5551212 є недійсним, оскільки він міститься в номері телефону в прямому порядку, а PIN-код 2121555 є недійсним, оскільки він міститься в номері телефону в зворотному порядку.

    • Не повинно містити однакові цифри чотири або більше разів поспіль. Наприклад, 222211, 888888 або 9099991.

    • Не повинно містити чотири або більше цифр у зростаючому або спадаючому порядку. Наприклад, 123456 або 987654.

    • Не повинен бути вашим поточним PIN-кодом у зворотному порядку. Наприклад, якщо ваш поточний PIN-код — 226897, вам не слід вводити 798622 як новий PIN-код.

    • Не повинно містити жодного з ваших останніх 10 PIN-кодів. Це правило за замовчуванням, встановлене Webex Calling, його може налаштувати адміністратор лише за допомогою Webex Calling API.

  6. Підтвердьте пароль у полі Підтвердьте новий тимчасовий пароль.

  7. Клацніть Зберегти.

Користувачі також можуть скинути свій PIN-код голосової пошти в Центрі користувачів, дотримуючись визначених критеріїв, встановлених на рівні організації. Докладніше див. Встановлення або скидання PIN-коду голосової пошти.

Увімкнення сповіщень голосової пошти для користувача

1

Увійдіть у Центркерування.

2

Перейти до Управління > Користувачі.

3

Виберіть користувача та натисніть Виклик.

4

Перейдіть до розділу Голосова пошта, факс, мова оголошень та часовий пояс та натисніть Голосова пошта.

5

Увімкніть перемикач Голосова пошта .

6

Перейдіть до розділу Сповіщення та увімкніть перемикач Отримувати сповіщення про будь-які нові голосові повідомлення.

7

Виберіть один із наведених нижче параметрів.

  • Електронною поштою —Виберіть цей параметр і введіть адресу електронної пошти, на яку потрібно надіслати сповіщення.

Перемикач «Отримувати сповіщення голосової пошти» ввімкнено за допомогою поля «Через електронну пошту».

  • Через SMS —Виберіть цей параметр, введіть номер телефону для надсилання сповіщення, а потім виберіть оператора мережі з випадаючого меню.

    Отримання сповіщень голосової пошти ввімкнено за допомогою текстового поля.

8

Клацніть Зберегти.

Керування сховищем повідомлень голосової пошти користувача

Ви можете вказати, звідки користувачі можуть отримати доступ до своєї голосової пошти — на телефоні, в Центрі користувачів або через вказану адресу електронної пошти у вигляді файлу .tiff.

Якщо для місця розташування, призначеного користувачеві, увімкнено транскрипцію голосової пошти, і ви хочете, щоб користувач отримував транскрипції голосової пошти, надішліть копію повідомлення електронною поштою та виберіть опцію Використовувати внутрішню поштову скриньку. Докладнішу інформацію про ввімкнення транскрипції голосової пошти для вашого розташування наведено в статті Увімкнення або вимкнення транскрипції голосової пошти для розташування.

1

Увійдіть у Центркерування.

2

Перейти до Управління > Користувачі.

3

Виберіть користувача та натисніть Виклик.

4

Перейдіть до розділу Голосова пошта, факс, мова оголошень та часовий пояс та натисніть Голосова пошта.

5

Увімкніть перемикач Голосова пошта .

6

Перейдіть до розділу Зберігання повідомлень та виберіть один із наведених нижче варіантів:

  • Використовувати внутрішню поштову скриньку— Якщо вибрати цей параметр, користувачі зможуть отримувати доступ до своїх голосових повідомлень з телефону, застосунку Webex та Центру користувачів. Виберіть елемент Використовувати індикатор нового повідомлення на телефоні , щоб увімкнути індикатор.

    Якщо для призначеного користувачеві місця є транскрипція голосової пошти, потрібно вибрати Використовувати внутрішню поштову скриньку, щоб цей користувач отримував увімкнену транскрипцію голосової пошти.

    Зберігання повідомлень: Вибрано перемикач «Використовувати внутрішню поштову скриньку».

    Внутрішня поштова скринька має такі обмеження сховища:

    • Ліміт на одне повідомлення 10 хвилин

    • Загальний ліміт поштової скриньки 100 хвилин

  • Використовувати зовнішню поштову скриньку— Якщо вибрати цей параметр, усі голосові повідомлення надсилатимуться на вказану електронну адресу. Користувачі не мають доступу до голосових повідомлень зі свого телефону, застосунку Webex або Центру користувачів. Також голосові повідомлення не транскрибуються.

Зберігання повідомлень: Вибрано перемикач «Використовувати зовнішню поштову скриньку».

Цей параметр може бути недоступний, якщо переадресацію голосової пошти вимкнуто.

7

Клацніть Зберегти.

Настроювання додаткових параметрів голосової пошти для користувача

Ці додаткові параметри можна налаштувати разом з іншими параметрами голосової пошти для користувачів у Центрі керування.

1

Увійдіть у Центркерування.

2

Перейти до Управління > Користувачі.

3

Виберіть користувача та натисніть Виклик.

4

Перейдіть до розділу Голосова пошта, факс, мова оголошень та часовий пояс та натисніть Голосова пошта.

5

Увімкніть перемикач Голосова пошта .

6

Перейдіть до розділу Додаткові налаштування та виберіть один або обидва з наступних параметрів:

  • Виберіть Переадресація на '0' на іншу лінію та введіть номер телефону, на який буде переадресовано абонентів.

    Якщо ви виберете цей параметр, переконайтеся, що ваше привітання голосової пошти повідомляє абонентам, що натискання «0» переведе їх.

  • Виберіть Надіслати копію голосового повідомлення електронною поштою та введіть адресу електронної пошти, на яку буде надіслано запис усіх голосових повідомлень.

Цей параметр може бути недоступний, якщо переадресацію голосової пошти вимкнуто.

Якщо для місцезнаходження, призначеного користувачеві, увімкнено транскрипцію голосової пошти, виберіть опцію Надіслати копію повідомлення електронною поштою, щоб користувач отримував транскрипції голосової пошти.

7

Клацніть Зберегти.

Настроювання параметрів обміну повідомленнями факсом для користувача

Обмін факсимільними повідомленнями дозволяє користувачеві отримувати прямі вхідні факси від служби голосової пошти.

Перш ніж почати

Перш ніж налаштовувати цю функцію, врахуйте наступні поради:

  • Факси збираються платформою Webex Calling і зберігаються в спільній області зберігання разом з повідомленнями голосової пошти. Обсяг сховища становить 100 хвилин голосової пошти або 1000 сторінок факсимільних повідомлень. Переконайтеся, що користувачі знають про доступний простір і повинні виділити місце для нових факсимільних повідомлень і з розумом архівувати.

  • Факсимільні повідомлення зберігаються необмежену кількість часу.

1

Увійдіть у Центркерування.

2

Перейти до Управління > Користувачі.

3

Виберіть користувача та натисніть Виклик.

4

Перейдіть до розділу Голосова пошта, факс, мова оголошень та часовий пояс та натисніть Голосова пошта.

5

Увімкніть перемикач Голосова пошта .

6

Перейдіть до розділу Факсимільні повідомлення та увімкніть перемикач Отримувати факсимільні повідомлення.

7

Введіть номер телефону, призначений для надсилання факсів.

8

Введіть розширення, якщо потрібно.

Перемикач "Отримувати факсимільні повідомлення" увімкнено.

9

Клацніть Зберегти.

Увімкнення транскрипції голосової пошти для користувача

За допомогою транскрипції голосової пошти користувач отримує електронний лист із транскрипцією голосової пошти в тілі електронного листа та . Файл WAV як вкладення голосової пошти.

Для транскрипції голосової пошти користувача застосовуються такі умови:

  • Увімкніть транскрипцію голосової пошти для місцезнаходження користувача. Докладніше див. Транскрипція голосової пошти для Webex Calling.

  • Виберіть Надіслати копію голосового повідомлення електронною поштою та Використовувати внутрішню поштову скриньку в області налаштувань голосової пошти користувача профілю Виклики.

Вибрано перемикач «Надіслати копію голосового повідомлення електронною поштою» Зберігання повідомлень: Вибрано перемикач «Використовувати внутрішню поштову скриньку».

Користувач також може самостійно налаштувати всі параметри голосової пошти в Центрі користувача. Докладніше див. Налаштування параметрів голосової пошти. Будь-які зміни, внесені користувачем до цих налаштувань, відображаються як у Центрі користувача, так і в Центрі керування.