Nastavit organizační nastavení hlasové schránky

Před správou nastavení hlasové schránky uživatelů nakonfigurujte nastavení organizace. Tato konfigurace určují nastavení hlasové schránky uživatelů, která můžete nastavit.

Než začnete

Aby funkce hlasové schránky fungovala, musíte pro dané místo nastavit rozšíření hlasového portálu. Podrobnosti viz Konfigurace hlasových portálů pro Webex Calling.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejít na Služby > Volání > Nastavení služby.

3

Přejděte do sekce Hlasová schránka a nakonfigurujte následující nastavení:

  • Přesměrování hlasové pošty

  • Odstranění hlasové pošty

  • Heslo k hlasové poště

Přeposílání hlasové schránky

Pokud je toto nastavení povoleno, uživatelé mohou přeposlat hlasovou zprávu na číslo nebo klapku jiného uživatele. Pokud je tato možnost zakázána, uživateli bude zakázáno přeposílání hlasové schránky, používání externí poštovní schránky nebo odesílání kopie hlasové schránky na zadanou e-mailovou adresu.

  • Chcete-li toto nastavení povolit, klikněte na přepínač.

Smazání hlasové schránky

Hlasové zprávy starší 180 dní se archivují automaticky. Pokud potřebujete přístup k archivovaným hlasovým zprávám, měli byste se obrátit na společnost Cisco s požadavkem na službu.

Mazání hlasové schránky umožňuje nastavit podmínky pro zprávy s vypršenou platností. Pokud je tato možnost povolena, administrátoři mohou určit časový rámec, po kterém platnost zpráv vyprší. Do příslušného pole můžete zadat počet dnů (1–180). Administrátoři mohou také nastavit podmínky pro smazání zpráv.

Chcete-li toto nastavení povolit, klikněte na přepínač a vyberte jednu z následujících možností:

  • Povolené mazání– Tato funkce uchovává všechny nepřečtené hlasové zprávy a odstraňuje ty, jejichž platnost vypršela, když uživatel přistupuje ke své schránce.

  • Přísné mazání– Tato funkce smaže všechny přečtené a nepřečtené hlasové zprávy na základě nastaveného časového rámce.

Heslo hlasové schránky

Před nastavením výchozího přístupového kódu pro přístup organizace k hlasové schránce si zapamatujte následující bezpečnostní opatření risks/concerns pro koncové uživatele:

  • Nastavení výchozího přístupového kódu pro organizaci umožňuje přístup k poštovní schránce a službám libovolného uživatele.

  • Výchozí přístupový kód umožňuje přístup ke službám jiných uživatelů, jako například:

    • Hlasová schránka, včetně přehrávání zpráv, personalizace jmen a pozdravů

    • Portál pro dosažení jednoho čísla

    • Krátkodobé zapůjčení

  • Výchozí přístupový kód zakazuje přihlášení k aktivnímu pracovnímu stolu pomocí hlasového portálu.

Je důležité, aby si uživatelé aktualizovali své přístupové kódy, aby byla zachována bezpečnost. Uživatelé si mohou nastavit svůj osobní PIN hlasové schránky prostřednictvím Centra uživatelů nebo jim můžete přiřadit dočasný přístupový kód. Viz sekce Reset/Set dočasný PIN hlasové schránky uživatele v tomto článku pro nastavení dočasného přístupového kódu pro uživatele. Uživatelé si mohou pro nastavení hesla prohlédnout Nastavení nebo resetování PINu hlasové schránky.

Nastavení výchozího přístupového kódu pro vaši organizaci:

  1. Povolte přepínač Heslo hlasové schránky.
  2. Zadejte přístupový kód do pole Vytvořit výchozí přístupový kód.
  3. Potvrďte přístupový kód v poli Potvrdit výchozí přístupový kód.

Můžete také vytvořit časový rámec, ve kterém musí daná osoba změnit svůj přístupový kód a jak často si jej může znovu změnit (po jeho změně):

  • Můžete nastavit minimální počet dní (1–7), během kterých může uživatel změnit přístupový kód, pokud je tato možnost povolena. Když je přepínač vypnutý, mohou změnit svůj přístupový kód několikrát ve stejný den.

    Webex Calling brání uživateli v nastavení jednoho ze starších hesel, čímž se hesla uživatelů zabezpečí.

  • Můžete nastavit počet dní, za které vyprší platnost hesla (mezi 15 a 180), pokud je povoleno. Když je přepínač vypnutý, heslo nikdy nevyprší.

    Tato funkce také prodlužuje historii hesel o 10–24. To znamená, že může uložit posledních 24 přístupových kódů každého uživatele a zabránit uživateli v opakovaném použití jednoho z těchto uložených přístupových kódů.

Povolit hlasovou schránku pro uživatele

Pokud máte aktivováno přesměrování hovorů, pak tato nastavení přesměrování hovorů přepíší nastavení hlasové schránky, které jste nakonfigurovali.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejít na Management > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na Volání.

4

Přejděte do sekce Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka a povolte požadovaná nastavení.

Některé funkce hlasové schránky nemusí být k dispozici kvůli nastaveným organizačním nastavením.

Chcete vidět, jak se to dělá? Podívejte se na toto video s ukázkou o tom, jak spravovat nastavení hlasové schránky pro uživatele v Control Hubu.

Odeslat hovory uživatele do hlasové schránky

Nakonfigurujte tato nastavení hlasové schránky tak, aby směrovala příchozí hovory do hlasové schránky uživatelů.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejít na Management > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na Volání.

4

Přejděte do sekce Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka .

6

Přejděte do sekce Odeslat hovory do hlasové schránky a vyberte si z následujících možností:

  • Přesměrovat všechny hovory do hlasové schránky –Tato možnost přesměruje všechny hovory do hlasové schránky.
  • Přesměrovat hovory do hlasové schránky, když je linka obsazená– Tato možnost přesměruje hovory do hlasové schránky, když uživatel již telefonuje. Zaškrtněte políčko a zvolte, zda chcete nastavit výchozí nebo vlastní pozdrav.

    Chcete-li nastavit výchozí pozdravy, vyberte možnost Výchozí zpráva „zaneprázdněn“.

    Chcete-li si nastavit vlastní personalizované pozdravy, vyberte možnost Vlastní zpráva a klikněte na Nahrát soubor pro nahrání zvukového souboru (WAV) nebo klikněte na Nahrát zprávu pro nahrání zprávy.

  • Přesměrovat hovory do hlasové schránky, pokud nejsou přijaty –Tato možnost přesměruje příchozí hovory do hlasové schránky po zadaném počtu zazvonění. Zaškrtněte políčko a v rozevíracím seznamu vyberte počet zazvonění před přehráním uvítacích signálů. Můžete si nastavit buď výchozí, nebo vlastní pozdrav.

    Chcete-li nastavit výchozí pozdravy, vyberte možnost Výchozí zpráva „zaneprázdněn“.

    Chcete-li si nastavit vlastní personalizované pozdravy, vyberte možnost Vlastní zpráva a klikněte na Nahrát soubor pro nahrání zvukového souboru (WAV) nebo klikněte na Nahrát zprávu pro nahrání zprávy.

Jakmile nahrajete soubor nebo nahrajete pozdravy, můžete jej aktualizovat výběrem možnosti Nahradit soubor nebo nahráním jiné zprávy. Nahrání nové zprávy nebo nahrání nového souboru přepíše předchozí pozdravy.

Zvukový soubor (WAV) musí být 8 kHz, 8bitový mono, CCITT µ-law, max. 2 MB, formát souboru .wav.

Pokud vyberete Poslat všechny hovory do hlasové schránky, nemůžete vybrat další dvě možnosti. Můžete si zvolit přesměrování do hlasové schránky, pokud jsou současně vybrány možnosti Odeslat hovory do hlasové schránky, když je obsazená linka a Odeslat hovory do hlasové schránky, když hovory nejsou přijaty.

7

Klikněte na možnost Uložit.

Reset/Set dočasný PIN hlasové schránky pro uživatele

Pokud jste pro vaši organizaci povolili výchozí PIN hlasové schránky, můžete PIN hlasové schránky uživatele resetovat. Další informace o nastavení výchozího KÓDU PIN hlasové schránky pro vaši organizaci naleznete v části Konfigurace výchozího KÓDU PIN hlasové schránky pro všechny nové uživatele.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Obnovení PIN kódu hlasové schránky pro uživatele:

  1. Přejít na Management > Uživatelé.

  2. Vyberte uživatele a klikněte na Volání.

  3. Přejděte do sekce Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a klikněte na Hlasová schránka.

  4. Zapněte přepínač Hlasová schránka .

  5. Přejděte do sekce PIN hlasové schránky a klikněte na Obnovit PIN hlasové schránky.

    Uživatel se nyní může přihlásit ke svému hlasovému portálu a zadat výchozí KÓD PIN nastavený pro vaši organizaci.

3

Nastavení dočasného přístupového kódu pro uživatele:

  1. Přejít na Management > Uživatelé.

  2. Vyberte uživatele a klikněte na Volání.

  3. Přejděte do sekce Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a klikněte na Hlasová schránka.

  4. Zapněte přepínač Hlasová schránka .

  5. Přejděte do sekce PIN hlasové schránky a do pole Vytvořit nové dočasné heslozadejte dočasný přístupový kód pro přístup k hlasové schránce.

    PIN by měl splňovat následující požadavky:

    • Musí mít 6 až 30 číslic.

    • Nesmí obsahovat opakující se vzory. Například čísla 121212, 123123 nebo 13571357 jsou neplatná. Ale pokud zadáte 1235123, je to platné.

    • Nesmí obsahovat vaše telefonní číslo ani číslo linky v dopředném ani v opačném pořadí. Například vaše přípona je 147869. PIN kódy 9147869 nebo 9968741 jsou neplatné, protože obsahují příponu vpřed nebo vzad.

    • Nesmí být obsaženo ve vašem telefonním čísle ani v kódu linky v dopředném ani v opačném pořadí. Například pokud je vaše telefonní číslo +13015551212, pak je PIN 5551212 neplatný, protože je obsažen v telefonním čísle v přesměrování, a PIN 2121555 je neplatný, protože je obsažen v telefonním čísle v obráceném směru.

    • Nesmí obsahovat stejné číslice čtyřikrát nebo vícekrát za sebou. Například 222211, 888888 nebo 9099991.

    • Nesmí obsahovat čtyři nebo více vzestupných nebo sestupných číslic. Například 123456 nebo 987654.

    • Nesmí se jednat o váš aktuální PIN v obráceném pořadí. Například pokud je váš aktuální PIN kód 226897, nesmíte jako nový PIN zadat 798622.

    • Nesmí obsahovat žádný z vašich posledních 10 PINů. Toto je výchozí pravidlo nastavené službou Webex Calling a je konfigurovatelné správcem pouze pomocí rozhraní Webex Calling API.

  6. Znovu zadejte přístupový kód do pole Potvrdit nový dočasný přístupový kód.

  7. Klikněte na možnost Uložit.

4

Nastavení dočasného přístupového kódu pro virtuální linky:

  1. Přejít na Služby > Volání > Virtuální čáry.

  2. Vyberte virtuální linku a klikněte na Volání.

  3. Přejděte do sekce Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a klikněte na Hlasová schránka.

  4. Zapněte přepínač Hlasová schránka .

  5. Přejděte do sekce PIN hlasové schránky a zadejte dočasný přístupový kód pro přístup k hlasové schránce do pole Vytvořit nový dočasný přístupový kód.

    PIN by měl splňovat následující požadavky:

    • Musí mít 6 až 30 číslic.

    • Nesmí obsahovat opakující se vzory. Například čísla 121212, 123123 nebo 13571357 jsou neplatná. Ale pokud zadáte 1235123, je to platné.

    • Nesmí obsahovat vaše telefonní číslo ani číslo linky v dopředném ani v opačném pořadí. Například vaše přípona je 147869. PIN kódy 9147869 nebo 9968741 jsou neplatné, protože obsahují příponu vpřed nebo vzad.

    • Nesmí být obsaženo ve vašem telefonním čísle ani v kódu linky v dopředném ani v opačném pořadí. Například pokud je vaše telefonní číslo +13015551212, pak je PIN 5551212 neplatný, protože je obsažen v telefonním čísle v přesměrování, a PIN 2121555 je neplatný, protože je obsažen v telefonním čísle v obráceném směru.

    • Nesmí obsahovat stejné číslice čtyřikrát nebo vícekrát za sebou. Například 222211, 888888 nebo 9099991.

    • Nesmí obsahovat čtyři nebo více vzestupných nebo sestupných číslic. Například 123456 nebo 987654.

    • Nesmí se jednat o váš aktuální PIN v obráceném pořadí. Například pokud je váš aktuální PIN kód 226897, nesmíte jako nový PIN zadat 798622.

    • Nesmí obsahovat žádný z vašich posledních 10 PINů. Toto je výchozí pravidlo nastavené službou Webex Calling a je konfigurovatelné správcem pouze pomocí rozhraní Webex Calling API.

  6. Potvrďte přístupový kód v poli Potvrdit nový dočasný přístupový kód.

  7. Klikněte na možnost Uložit.

Uživatelé si také mohou resetovat PIN hlasové schránky v Centru uživatelů podle zadaných kritérií nastavených na úrovni organizace. Podrobnosti viz Nastavení nebo resetování PIN kódu hlasové schránky.

Povolit oznámení hlasové schránky pro uživatele

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejít na Management > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na Volání.

4

Přejděte do sekce Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka .

6

Přejděte do sekce Oznámení a zapněte přepínač Dostávat oznámení o nových hlasových zprávách.

7

Vyberte jednu z následujících možností:

  • E-mailem –Vyberte tuto možnost a zadejte e-mailovou adresu, na kterou se má oznámení odeslat.

Přepínač pro příjem oznámení hlasové schránky je povolen pomocí pole Prostřednictvím e-mailu.

  • Prostřednictvím SMS –Vyberte tuto možnost, zadejte telefonní číslo, na které se má oznámení odeslat, a poté z rozbalovací nabídky vyberte poskytovatele sítě.

    Přepínač pro příjem oznámení hlasové schránky je povolen pomocí textového pole.

8

Klikněte na možnost Uložit.

Správa úložiště hlasových zpráv uživatele

Můžete určit, kde mohou uživatelé přistupovat ke své hlasové schránce – na telefonu, v Centru uživatelů nebo prostřednictvím zadané e-mailové adresy jako souboru .tiff.

Pokud má umístění přiřazené uživateli povolený přepis hlasové schránky a chcete, aby uživatel dostával přepisy hlasové schránky, odešlete kopii zprávy e-mailem a vyberte možnost Použít interní schránku. Podrobnosti o zapnutí přepisu hlasové schránky pro vaši polohu naleznete v tématu Povolení nebo zakázání přepisu hlasové schránky pro určité místo.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejít na Management > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na Volání.

4

Přejděte do sekce Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka .

6

Přejděte do sekce Úložiště zpráv a vyberte jednu z následujících možností:

  • Použít interní schránku– Pokud vyberete tuto možnost, uživatelé budou mít přístup ke svým hlasovým zprávám z telefonu, aplikace Webex a uživatelského centra. Zvolte Použít nový indikátor zprávy v telefonu pro povolení indikátoru.

    Pokud má umístění přiřazené uživateli povolený přepis hlasové schránky, musíte pro tohoto uživatele vybrat možnost Použít interní schránku, aby mohl přijímat povolený přepis hlasové schránky.

    Úložiště zpráv: Je vybrán přepínač Použít interní poštovní schránku.

    Interní poštovní schránka má následující omezení úložiště:

    • Limit jedné zprávy 10 minut

    • Celkový limit poštovní schránky 100 minut

  • Použít externí schránku– Pokud vyberete tuto možnost, všechny hlasové zprávy budou odesílány na zadaný e-mail. Uživatelé nemají přístup k hlasovým zprávám ze svého telefonu, aplikace Webex ani z centra uživatelů. Hlasové zprávy se také nepřepisují.

Úložiště zpráv: Je vybrán přepínač Použít externí poštovní schránku.

Tato možnost nemusí být k dispozici, pokud je zakázáno přeposílání hlasové schránky.

7

Klikněte na možnost Uložit.

Konfigurace dalších nastavení hlasové schránky pro uživatele

Tato další nastavení lze nakonfigurovat spolu s dalšími nastaveními hlasové schránky pro uživatele v Ovládacím centru.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejít na Management > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na Volání.

4

Přejděte do sekce Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka .

6

Přejděte do sekce Další nastavení a vyberte jednu nebo obě z následujících možností:

  • Vyberte Přepojení na '0' na jinou linku a zadejte telefonní číslo, na které budou volající přepojeni.

    Pokud vyberete tuto možnost, ujistěte se, že pozdrav hlasové schránky informuje volající, že stisknutím tlačítka "0" je přenesete.

  • Vyberte Odeslat kopii hlasové zprávy e-mailem a zadejte e-mailovou adresu, na kterou bude odeslán záznam všech hlasových zpráv.

Tato možnost nemusí být k dispozici, pokud je zakázáno přeposílání hlasové schránky.

Pokud má umístění přiřazené uživateli povolený přepis hlasové schránky, vyberte možnost Poslat kopii zprávy e-mailem, aby uživatel dostával přepisy hlasové schránky.

7

Klikněte na možnost Uložit.

Konfigurace nastavení faxových zpráv pro uživatele

Faxové zprávy umožňují uživateli přijímat přímé příchozí faxy z hlasové schránky.

Než začnete

Před konfigurací této funkce zvažte následující body:

  • Faxy jsou shromažďovány platformou Webex Calling a uloženy ve sdíleném úložišti spolu s hlasovými zprávami. Kapacita úložiště je 100 minut hlasové schránky nebo 1000 stránek faxových zpráv. Ujistěte se, že uživatelé jsou si vědomi dostupného místa a musí přidělit místo pro nové faxové zprávy a archivovat moudře.

  • Faxové zprávy jsou uloženy po neomezenou dobu.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejít na Management > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na Volání.

4

Přejděte do sekce Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka .

6

Přejděte do sekce Faxové zprávy a zapněte přepínač Přijímat faxové zprávy.

7

Zadejte telefonní číslo přiřazené pro faxové zprávy.

8

V případě potřeby zadejte příponu.

Přepínač pro příjem faxových zpráv je povolen.

9

Klikněte na položku Uložit.

Povolení přepisu hlasové schránky pro uživatele

Při přepisu hlasové schránky obdrží uživatel e-mail s přepisem hlasové schránky v těle e-mailu a souboru .WAV jako přílohy hlasové schránky.

Aby uživatel mohl mít přepis hlasové schránky, platí následující podmínky:

  • Povolit přepis hlasové schránky pro umístění uživatele. Podrobnosti viz Přepis hlasové schránky pro volání Webex.

  • V oblasti nastavení hlasové schránky uživatele v profilu Volání vyberte Odeslat kopii hlasové zprávy e-mailem a Použít interní schránku.

Vybraný přepínač Odeslat kopii hlasové zprávy e-mailem Úložiště zpráv: Je vybrán přepínač Použít interní poštovní schránku.

Uživatel si také může veškerá nastavení hlasové schránky nakonfigurovat sám v uživatelském centru. Podrobnosti naleznete v části Konfigurace nastavení hlasové schránky. Veškeré změny provedené uživatelem v těchto nastaveních se projeví v uživatelském centru i v ovládacím centru.