Настройка организационных параметров голосовой почты

Прежде чем управлять настройками голосовой почты пользователей, настройте организационные параметры. Эти конфигурации определяют настройки голосовой почты пользователей, которые вы можете установить.

Прежде чем начать

Для работы функции голосовой почты необходимо настроить расширение голосового портала для данного местоположения. Подробную информацию см. в разделе Настройка голосовых порталов для Webex Calling.

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Услуги > Звонок > Настройки сервиса.

3

Перейдите в раздел Голосовая почта и настройте следующие параметры:

  • Переадресация голосовой почты

  • Удаление голосовой почты

  • Код доступа к голосовой почте

Переадресация голосовой почты

Если эти настройки включены, пользователи могут пересылать голосовую почту на номер или добавочный номер другого пользователя. Если этот параметр отключен, пользователю запрещается пересылать голосовую почту, использовать внешний почтовый ящик или отправлять копию голосовой почты на указанный адрес электронной почты.

  • Чтобы включить эту настройку, щелкните переключатель.

Удаление сообщений голосовой почты

Голосовые сообщения старше 180 дней архивируются автоматически. Если вам необходим доступ к архивным голосовым сообщениям, вам следует направить запрос на обслуживание в Cisco.

Удаление голосовой почты позволяет вам устанавливать условия для сообщений с истекшим сроком действия. Если эта функция включена, администраторы могут указать срок действия сообщений. Вы можете ввести дни (1-180) в соответствующем поле. Администраторы также могут устанавливать условия удаления сообщений.

Чтобы включить этот параметр, щелкните переключатель и выберите один из следующих вариантов:

  • Разрешительное удаление— сохраняет все непрочитанные голосовые сообщения и удаляет те голосовые сообщения, срок действия которых истек, когда пользователь получает доступ к своему почтовому ящику.

  • Строгое удаление— удаляет все прочитанные и непрочитанные голосовые сообщения в соответствии с установленным вами периодом времени.

Код доступа голосовой почты

Прежде чем устанавливать пароль по умолчанию для доступа к голосовой почте в организации, помните о следующих мерах безопасности: risks/concerns для конечных пользователей:

  • Установка пароля по умолчанию для организации позволяет получить доступ к почтовому ящику и службам любого пользователя.

  • Пароль по умолчанию предоставляет доступ к службам других пользователей, таким как:

    • Голосовая почта, включая воспроизведение сообщений, персонализацию имен и приветствий

    • Портал с единым номером

    • Резервирование рабочего места

  • Пароль по умолчанию отключает функцию входа в систему Hot Desk с использованием голосового портала.

Для обеспечения безопасности пользователям важно обновить свой пароль. Пользователи могут настроить свой личный PIN-код голосовой почты через User Hub, или вы можете назначить временный пароль. Смотрите раздел Reset/Set временный PIN-код голосовой почты пользователя в этой статье, чтобы установить временный пароль для пользователей. Пользователи могут обратиться к разделу Установка или сброс PIN-кода голосовой почты для настройки своего пароля.

Чтобы настроить пароль по умолчанию для вашей организации:

  1. Включите переключатель Пароль голосовой почты.
  2. Введите пароль в поле Создать пароль по умолчанию.
  3. Подтвердите пароль в поле Подтвердите пароль по умолчанию.

Вы также можете создать временные рамки, в течение которых человек должен сменить свой пароль, и как часто он может менять свой пароль снова (после его смены):

  • Вы можете установить минимальное количество дней (1–7), в течение которых пользователь может изменить пароль, если он включен. Если переключатель отключен, пользователь может изменять свой код доступа несколько раз в течение одного дня.

    Webex Calling не позволяет пользователю устанавливать один из старых кодов доступа, что делает код доступа пользователя более безопасным.

  • Если эта настройка включена, можно задать период, после которого срок действия кода доступа истечет (от 15 до 180 дней). Если переключатель отключен, срок действия кода доступа никогда не истечет.

    Эта функция также расширяет историю паролей 10–24. Другими словами, она позволяет хранить 24 последних кода доступа каждого пользователя и запретить пользователю повторное использование одного из сохраненных кодов доступа.

Включение голосовой почты для пользователя

Если функция переадресации вызовов включена, заданные настройки переадресации вызовов переопределяют все заданные настройки голосовой почты.

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Менеджмент > Пользователи.

3

Выберите пользователя и нажмите Вызов.

4

Перейдите в раздел Голосовая почта, факс, язык объявлений и часовой пояс и нажмите Голосовая почта.

5

Включите переключатель Голосовая почта и включите нужные вам настройки.

Некоторые функции голосовой почты могут быть недоступны вследствие заданных организационных настроек.

Хотите увидеть, как это делается? Посмотрите эту видеодемонстрацию о том, как управлять настройками голосовой почты для пользователя в Control Hub.

Отправка вызовов пользователя на голосовую почту

Настройте эти параметры голосовой почты, чтобы направлять входящие вызовы на голосовую почту пользователей.

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Менеджмент > Пользователи.

3

Выберите пользователя и нажмите Вызов.

4

Перейдите в раздел Голосовая почта, факс, язык объявлений и часовой пояс и нажмите Голосовая почта.

5

Включите переключель голосовой почты.

6

Перейдите в раздел Переадресация вызовов на голосовую почту и выберите любой из следующих вариантов:

  • Перенаправлять все вызовы на голосовую почту —Эта опция перенаправляет все вызовы на голосовую почту.
  • Переадресация вызовов на голосовую почту при занятой линии— Эта опция переадресует вызовы на голосовую почту, когда пользователь уже разговаривает по телефону. Установите флажок и выберите настройку приветствия по умолчанию или пользовательского приветствия.

    Чтобы установить приветствия по умолчанию, выберите опцию Сообщение «занято» по умолчанию.

    Чтобы задать собственные персонализированные приветствия, выберите опцию Пользовательское сообщение и нажмите Загрузить файл, чтобы загрузить свой аудиофайл (WAV) или нажмите Записать сообщение, чтобы записать сообщение.

  • Перенаправлять вызовы на голосовую почту, если они не отвечают— Эта опция перенаправляет входящие вызовы на голосовую почту после указанного количества звонков. Установите флажок и количество звонков до воспроизведения приветствия из выпадающего списка. Вы можете настроить приветствие по умолчанию или собственное приветствие.

    Чтобы установить приветствия по умолчанию, выберите опцию Сообщение «занято» по умолчанию.

    Чтобы задать собственные персонализированные приветствия, выберите опцию Пользовательское сообщение и нажмите Загрузить файл, чтобы загрузить свой аудиофайл (WAV) или нажмите Записать сообщение, чтобы записать сообщение.

После загрузки файла или записи приветствия вы можете обновить его, выбрав Заменить файл или записав другое сообщение. Запись нового сообщения или загрузка нового файла отменяет предыдущие приветствия.

Аудиофайл (WAV) должен быть 8 кГц, 8 бит моно, CCITT µ-law, макс. 2 МБ, формат файла .wav.

Если вы выберете Перенаправлять все вызовы на голосовую почту, вы не сможете выбрать два других параметра. Вы можете выбрать переадресацию на голосовую почту, выбрав одновременно оба параметра: Перенаправлять вызовы на голосовую почту, если линия занята и Перенаправлять вызовы на голосовую почту, если на них нет ответа.

7

Щелкните Сохранить.

Reset/Set временный PIN-код голосовой почты для пользователя

Если вы включили PIN-код голосовой почты по умолчанию для своей организации, вы можете сбросить PIN-код голосовой почты пользователя. Дополнительную информацию о настройке ПИН голосовой почты по умолчанию для организации см. в статье Настройка ПИН голосовой почты по умолчанию для всех новых пользователей.

1

Войдите в Control Hub.

2

Чтобы сбросить PIN-код голосовой почты для пользователя:

  1. Перейти к Менеджмент > Пользователи.

  2. Выберите пользователя и нажмите Вызов.

  3. Перейдите в раздел Голосовая почта, факс, язык объявлений и часовой пояс и нажмите Голосовая почта.

  4. Включите переключель голосовой почты.

  5. Перейдите в раздел PIN-код голосовой почты и нажмите Сбросить PIN-код голосовой почты.

    Теперь пользователь может войти на портал голосовой почты и ввести ПИН, заданный по умолчанию для вашей организации.

3

Чтобы установить временный пароль для пользователя:

  1. Перейти к Менеджмент > Пользователи.

  2. Выберите пользователя и нажмите Вызов.

  3. Перейдите в раздел Голосовая почта, факс, язык объявлений и часовой пояс и нажмите Голосовая почта.

  4. Включите переключель голосовой почты.

  5. Перейдите в раздел PIN-код голосовой почты и введите временный пароль для доступа к голосовой почте в поле Создать новый временный пароль.

    ПИН-код должен соответствовать следующим требованиям:

    • Должно быть от 6 до 30 цифр.

    • Не должно содержать повторяющихся узоров. Например, 121212, 123123 или 13571357 являются недопустимыми. Но если вы введете 1235123, то это допустимо.

    • Не должен содержать ваш номер телефона или добавочный номер в прямом или обратном порядке. Например, ваш добавочный номер — 147869. PIN-коды 9147869 или 9968741 недействительны, поскольку содержат расширение в прямом или обратном порядке.

    • Не должны содержаться в вашем номере телефона или добавочном номере в прямом или обратном порядке. Например, если ваш номер телефона +13015551212, то PIN-код 5551212 недействителен, так как он содержится в номере телефона в прямом направлении, а PIN-код 2121555 недействителен, так как он содержится в номере телефона в обратном направлении.

    • Не должно содержать одних и тех же цифр четыре или более раз подряд. Например, 222211, 888888 или 9099991.

    • Не должно содержать четыре или более цифр в порядке возрастания или убывания. Например, 123456 или 987654.

    • Не допускается использование вашего текущего PIN-кода в обратном порядке. Например, если ваш текущий ПИН-код — 226897, вам не следует вводить 798622 в качестве нового ПИН-кода.

    • Не должен содержать ни один из ваших последних 10 ПИН-кодов. Это правило по умолчанию установлено Webex Calling, его может настроить администратор только с помощью API Webex Calling.

  6. Повторно введите пароль в поле Подтвердите новый временный пароль.

  7. Щелкните Сохранить.

4

Чтобы установить временный пароль для виртуальных линий:

  1. Перейти к Услуги > Звонок > Виртуальные линии.

  2. Выберите виртуальную линию и нажмите Вызов.

  3. Перейдите в раздел Голосовая почта, факс, язык объявлений и часовой пояс и нажмите Голосовая почта.

  4. Включите переключель голосовой почты.

  5. Перейдите в раздел PIN-код голосовой почты и введите временный пароль для доступа к голосовой почте в Создать новый временный пароль.

    ПИН-код должен соответствовать следующим требованиям:

    • Должно быть от 6 до 30 цифр.

    • Не должно содержать повторяющихся узоров. Например, 121212, 123123 или 13571357 являются недопустимыми. Но если вы введете 1235123, то это допустимо.

    • Не должен содержать ваш номер телефона или добавочный номер в прямом или обратном порядке. Например, ваш добавочный номер — 147869. PIN-коды 9147869 или 9968741 недействительны, поскольку содержат расширение в прямом или обратном порядке.

    • Не должны содержаться в вашем номере телефона или добавочном номере в прямом или обратном порядке. Например, если ваш номер телефона +13015551212, то PIN-код 5551212 недействителен, так как он содержится в номере телефона в прямом направлении, а PIN-код 2121555 недействителен, так как он содержится в номере телефона в обратном направлении.

    • Не должно содержать одних и тех же цифр четыре или более раз подряд. Например, 222211, 888888 или 9099991.

    • Не должно содержать четыре или более цифр в восходящем или нисходящем порядке. Например, 123456 или 987654.

    • Не допускается использование вашего текущего PIN-кода в обратном порядке. Например, если ваш текущий ПИН-код — 226897, вам не следует вводить 798622 в качестве нового ПИН-кода.

    • Не должен содержать ни один из ваших последних 10 ПИН-кодов. Это правило по умолчанию установлено Webex Calling, его может настроить администратор только с помощью API Webex Calling.

  6. Подтвердите пароль в Подтвердите новый временный пароль.

  7. Щелкните Сохранить.

Пользователи также могут сбросить свой PIN-код голосовой почты в User Hub, следуя указанным критериям, установленным на уровне организации. Подробную информацию см. в разделе Установка или сброс PIN-кода голосовой почты.

Включение уведомлений голосовой почты для пользователя

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Менеджмент > Пользователи.

3

Выберите пользователя и нажмите Вызов.

4

Перейдите в раздел Голосовая почта, факс, язык объявлений и часовой пояс и нажмите Голосовая почта.

5

Включите переключель голосовой почты.

6

Перейдите в раздел Уведомления и включите переключатель Получать уведомления о новых голосовых сообщениях.

7

Выберите один из следующих вариантов.

  • По электронной почте —Выберите этот вариант и введите адрес электронной почты для отправки уведомления.

Переключатель получения уведомлений голосовой почты включен в поле «По электронной почте».

  • С помощью текста —Выберите этот вариант, введите номер телефона для отправки уведомления, а затем выберите поставщика услуг связи из раскрывающегося меню.

    Переключатель получения уведомлений о голосовой почте включен с помощью текстового поля.

8

Щелкните Сохранить.

Управление хранилищем сообщений голосовой почты пользователя

Вы можете указать, где пользователи могут получить доступ к своей голосовой почте — на своем телефоне, в User Hub или через указанный адрес электронной почты в виде файла .tiff.

Если в местоположении, назначенном пользователю, включена транскрипция голосовой почты и вы хотите, чтобы пользователь получал транскрипции голосовой почты, отправьте копию сообщения по электронной почте и выберите параметр Использовать внутренний почтовый ящик. Подробности о включите текст стенограммы голосовой почты для вашего местоположения, см. в включение или отключение текстов стенограмм голосовой почты для местоположения.

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Менеджмент > Пользователи.

3

Выберите пользователя и нажмите Вызов.

4

Перейдите в раздел Голосовая почта, факс, язык объявлений и часовой пояс и нажмите Голосовая почта.

5

Включите переключель голосовой почты.

6

Перейдите в раздел Хранилище сообщений и выберите один из следующих вариантов:

  • Использовать внутренний почтовый ящик— если выбрать этот параметр, пользователи смогут получать доступ к своим голосовым сообщениям с телефона, из приложения Webex и User Hub. Выберите Использовать индикатор новых сообщений на телефоне, чтобы включить соответствующий индикатор.

    Если в местоположении, назначенном пользователю, включена транскрипция голосовой почты, необходимо выбрать Использовать внутренний почтовый ящик, чтобы этот пользователь получал включенную транскрипцию голосовой почты.

    Хранилище сообщений: Выбран переключатель «Использовать внутренний почтовый ящик».

    Для внутреннего почтового ящика предусмотрены указанные далее ограничения хранилища.

    • Ограничение отдельного сообщения составляет 10 минут.

    • Общее ограничение почтового ящика составляет 100 минут.

  • Использовать внешний почтовый ящик— Если вы выберете эту опцию, все голосовые сообщения будут отправляться на указанный адрес электронной почты. Пользователи не могут получить доступ к голосовым сообщениям со своего телефона, приложения Webex или User Hub. Кроме того, голосовые сообщения не транскрибируются.

Хранилище сообщений: Выбран переключатель Использовать внешний почтовый ящик.

Этот параметр может быть недоступен, если отключена переадресация на голосовую почту.

7

Щелкните Сохранить.

Настройка дополнительных параметров голосовой почты для пользователя

Эти дополнительные параметры можно настроить вместе с другими параметрами голосовой почты для пользователей в Control Hub.

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Менеджмент > Пользователи.

3

Выберите пользователя и нажмите Вызов.

4

Перейдите в раздел Голосовая почта, факс, язык объявлений и часовой пояс и нажмите Голосовая почта.

5

Включите переключель голосовой почты.

6

Перейдите в раздел Дополнительные настройки и выберите один или оба из следующих вариантов:

  • Выберите Перевести на «0» на другую линию и введите номер телефона, на который будут переадресовываться звонки.

    При выборе этого параметра убедитесь в том, что приветствие голосовой почты информирует вызывающих, что нажатие "0" позволит им перевести вызов.

  • Выберите Отправить копию голосового сообщения по электронной почте и введите адрес электронной почты, на который будут отправляться записи всех голосовых сообщений.

Этот параметр может быть недоступен, если отключена переадресация на голосовую почту.

Если в местоположении, назначенном пользователю, включена транскрипция голосовой почты, выберите параметр Отправить копию сообщения по электронной почте, чтобы пользователь мог получать транскрипции голосовой почты.

7

Щелкните Сохранить.

Настройка параметров обмена факсимильными сообщениями для пользователя

Обмен факсимильными сообщениями позволяет пользователю получать прямые входящие факсы от службы голосовой почты.

Прежде чем начать

Перед настройкой этой функции примите во внимание следующие рекомендации:

  • Платформа Webex Calling осуществляет сбор факсимильных сообщений и их хранение в общем хранилище вместе с сообщениями голосовой почты. Емкость хранилища составляет 100 минут сообщений голосовой почты или 1000 страниц факсимильных сообщений. Убедитесь в том, что пользователи знают о доступном пространстве, и должны разумно выделить пространство для новых факсимиловых сообщений и архива.

  • Факсимильные сообщения хранятся в течение неограниченного периода времени.

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Менеджмент > Пользователи.

3

Выберите пользователя и нажмите Вызов.

4

Перейдите в раздел Голосовая почта, факс, язык объявлений и часовой пояс и нажмите Голосовая почта.

5

Включите переключель голосовой почты.

6

Перейдите в раздел Факсимильные сообщения и включите переключатель Прием факсимильных сообщений.

7

Введите номер телефона, назначенный для отправки факсимильных сообщений.

8

При необходимости введите расширение.

Переключатель приема факсимильных сообщений включен.

9

Щелкните Сохранить.

Включение текста стенограммы сообщений голосовой почты для пользователя

Функция "Текст стенограммы сообщений голосовой почты" позволяет пользователю получать сообщение электронной почты с текстом стенограммы сообщения голосовой почты в теле письма и файл WAV в качестве вложения сообщения голосовой почты.

Чтобы пользователь получал текст стенограммы сообщений голосовой почты, должны быть применены приведенные ниже условия.

  • Включите функцию текста стенограммы сообщений голосовой почты для местоположения пользователя. Подробную информацию см. в разделе Транскрипция голосовой почты для Webex Calling.

  • Выберите Отправить копию сообщения голосовой почты по электронной почте и Использовать внутренний почтовый ящик в области настроек голосовой почты пользователя в профиле Вызов.

Отправить копию сообщения голосовой почты по электронной почте переключатель выбран Хранилище сообщений: Выбран переключатель «Использовать внутренний почтовый ящик».

Пользователь также может самостоятельно настроить все параметры голосовой почты в User Hub. Подробную информацию см. в разделе Настройка параметров голосовой почты. Любые изменения, внесенные пользователем в эти настройки, отражаются как в User Hub, так и в Control Hub.