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Voicemail-Einstellungen für einen Webex Calling-Benutzer konfigurieren und verwalten
In diesem Artikel
Feedback?Aktivieren Sie die Voicemail- und Voicemail-Einstellungen eines Benutzers in Control Hub, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, Anrufe an voicemail zu senden, wenn er beschäftigt ist oder nicht ans Telefon geht, um Voicemail-Benachrichtigungen per E-Mail oder Text zu aktivieren oder Sprachnachrichten an einem bevorzugten Ort zu speichern.
Konfigurieren von Organisationseinstellungen für Voicemail
Konfigurieren Sie Ihre Organisationseinstellungen, bevor Sie die Voicemail-Einstellungen der Benutzer verwalten. Diese Konfigurationen bestimmen die Voicemail-Einstellungen der Benutzer, die Sie festlegen können.
Vorbereitungen
Damit die Voicemail-Funktion funktioniert, müssen Sie die Voice-Portal-Nebenstelle für den Standort einrichten. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Konfigurieren von Sprachportalen für Webex Calling.
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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen:
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Voicemail-Weiterleitung
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Benutzer eine Voicemail an die Nummer oder Nebenstelle eines anderen Benutzers weiterleiten. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, kann der Benutzer keine Voicemails weiterleiten, ein externes Postfach verwenden oder eine Kopie der Voicemail an eine bestimmte E-Mail-Adresse senden.
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Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter.
Löschen von Sprachmails
Voicemails, die älter als 180 Tage sind, werden automatisch archiviert. Falls Sie Zugriff auf archivierte Voicemails benötigen, werden Sie gebeten, eine Serviceanfrage bei Cisco zu stellen.
Das Löschen von Voicemails ermöglicht es Ihnen, Bedingungen für abgelaufene Nachrichten festzulegen. Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Administratoren den Zeitraum festlegen, in dem Nachrichten ablaufen. Sie können die Tage (1-180) in das dafür vorgesehene Feld eingeben. Administratoren können auch Bedingungen für das Löschen von Nachrichten festlegen.
Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Schalter und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
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Zulässige Löschung— Dadurch bleiben alle ungelesenen Voicemails erhalten, während abgelaufene Voicemails gelöscht werden, sobald ein Benutzer auf sein Postfach zugreift.
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Strenge Löschung—Hiermit werden alle gelesenen und ungelesenen Voicemails innerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitraums gelöscht.
Voicemail-Passcode
Bevor Sie den Standardpasscode für den Zugriff der Organisation auf die Voicemail festlegen, beachten Sie bitte die folgenden Sicherheitshinweise. risks/concerns für Endbenutzer:
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Durch die Einrichtung eines Standardpassworts für die Organisation erhalten alle Benutzer Zugriff auf ihre Postfächer und Dienste.
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Der Standardpasscode ermöglicht den Zugriff auf die Dienste anderer Benutzer, wie zum Beispiel:
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Voicemail, inklusive Nachrichtenwiedergabe, Personalisierung von Namen und Begrüßungen
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Portal mit nur einer Nummer erreichen
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Hoteling
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Der Standardpasscode deaktiviert die Anmeldung am Hot Desk über das Sprachportal.
Es ist wichtig, dass Benutzer ihren Passcode aktualisieren, um die Sicherheit zu gewährleisten. Über den Benutzer-Hub können Benutzer ihre persönliche Voicemail-PIN einrichten, oder Sie können einen temporären Passcode zuweisen. Siehe Abschnitt Reset/Set in diesem Artikel wird die temporäre Voicemail-PIN des Benutzers verwendet, um den temporären Passcode für Benutzer festzulegen. Benutzer können unter Setzen oder zurücksetzen Ihre Voicemail-PIN nachlesen, wie sie ihren Passcode einrichten.
So legen Sie den Standardpasscode für Ihre Organisation fest:
- Aktivieren Sie die Option Voicemail-Passcode.
- Geben Sie den Passcode in das Feld ein. Standardpasscode erstellen.
- Bestätigen Sie den Passcode im Feld Standardpasscode bestätigen.
Sie können auch einen Zeitraum festlegen, in dem eine Person ihren Passcode ändern muss und wie oft sie ihren Passcode (nach der ersten Änderung) erneut ändern kann:
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Sie können die Mindestanzahl an Tagen (1–7) festlegen, nach denen der Benutzer den Passcode ändern kann, wenn diese Funktion aktiviert ist. Wenn der Schalter deaktiviert ist, kann er seinen Passcode am selben Tag mehrmals ändern.
Webex Calling verhindert, dass der Benutzer einen der älteren Passcodes festlegt, wodurch der Passcode des Benutzers sicherer wird.
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Sie können die Anzahl der Tage festlegen, nach denen ein Passcode abläuft (zwischen 15 und 180), wenn er aktiviert ist. Wenn der Umschalter deaktiviert ist, verfällt der Passcode nie.
Diese Funktion erweitert außerdem den Passwortverlauf auf 10–24. Das heißt, es kann die letzten 24 Passcodes aller Benutzer speichern und verhindern, dass der Benutzer eines dieser gespeicherten Passwörter wieder verwendet.
Voicemail für einen Benutzer aktivieren
Wenn Sie die Anrufweiterleitung aktiviert haben, werden die von Ihnen konfigurierten Voicemail-Einstellungen mit diesen Anrufweiterleitungseinstellungen überschrieben.
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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen. |
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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail. |
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Schalten Sie den Schalter Voicemail ein und aktivieren Sie die gewünschten Einstellungen. Einige Voicemail-Funktionen sind möglicherweise nicht verfügbar, da die Organisationseinstellungen festgelegt sind. |
Benutzeranrufe an Voicemail senden
Konfigurieren Sie diese Voicemail-Einstellungen, um eingehende Anrufe an die Voicemail der Benutzer weiter zu richten.
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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen. |
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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail. |
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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail . |
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Gehen Sie zum Abschnitt Anrufe an Voicemail senden und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Sobald Sie die Datei hochgeladen oder die Begrüßung aufgenommen haben, können Sie diese aktualisieren, indem Sie Datei ersetzen auswählen oder eine andere Nachricht aufnehmen. Das Aufnehmen einer neuen Nachricht oder das Hochladen einer neuen Datei überschreibt die vorherigen Begrüßungen. Die Audiodatei (WAV) muss 8 kHz, 8-Bit Mono, CCITT µ-Law, maximal 2 MB groß und im .wav-Dateiformat vorliegen. Wenn Sie die Option „ Alle Anrufe an die Voicemail senden“ auswählen, können Sie die beiden anderen Optionen nicht auswählen. Sie können Anrufe an die Voicemail weiterleiten, indem Sie sowohl die Option Anrufe bei besetzter Leitung an die Voicemail weiterleiten als auch die Option Anrufe bei Nichtannahme an die Voicemail weiterleiten auswählen. |
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Klicken Sie auf Speichern. |
Reset/Set eine temporäre Voicemail-PIN für einen Benutzer
Wenn Sie für Ihre Organisation eine Standard-Voicemail-PIN aktiviert haben, können Sie die Voicemail-PIN eines Benutzers zurücksetzen. Weitere Informationen zum Einrichten einer standardmäßigen Voicemail-PIN für Ihre Organisation finden Sie unter Konfigurieren einer standardmäßigen Voicemail-PIN für alle neuen Benutzer.
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So setzen Sie die Voicemail-PIN eines Benutzers zurück: |
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So legen Sie einen temporären Passcode für einen Benutzer fest: |
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So legen Sie einen temporären Passcode für virtuelle Leitungen fest: Benutzer können ihre Voicemail-PIN auch im Benutzer - Hub zurücksetzen, indem sie die auf Organisationsebene festgelegten Kriterien befolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen oder Zurücksetzen Ihrer Voicemail-PIN. |
Voicemail-Benachrichtigungen für einen Benutzer aktivieren
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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen. |
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Gehen Sie zu Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail. |
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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail . |
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Gehen Sie zum Abschnitt Benachrichtigungen und aktivieren Sie die Option Benachrichtigung über neue Sprachnachrichten erhalten. |
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Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
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Klicken Sie auf Speichern. |
Verwalten des Voicemail-Nachrichtenspeichers eines Benutzers
Sie können festlegen, wo Benutzer auf ihre Voicemail zugreifen können – auf ihrem Telefon, im Benutzer-Hub oder über eine bestimmte E-Mail-Adresse als .tiff -Datei.
Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist und Sie möchten, dass der Benutzer Voicemail-Transkriptionen erhält, senden Sie eine Kopie der Nachricht per E-Mail und wählen Sie die Option Internes Postfach verwenden aus. Weitere Informationen zum Aktivieren der Voicemail-Transkription für Ihren Standort finden Sie unter Voicemail-Transkription für einen Standort aktivieren oder deaktivieren.
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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen. |
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Gehen Sie zu Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail. |
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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail . |
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Gehen Sie zum Abschnitt Nachrichtenspeicher und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist. |
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Klicken Sie auf Speichern. |
Konfigurieren zusätzlicher Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer
Diese zusätzlichen Einstellungen können zusammen mit anderen Voicemail-Einstellungen für Benutzer im Control Hub konfiguriert werden.
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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen. |
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Gehen Sie zu Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail. |
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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail . |
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Gehen Sie zum Abschnitt Zusätzliche Einstellungen und wählen Sie eine oder beide der folgenden Optionen aus:
Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist. Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist, wählen Sie die Option E-Mail-Kopie der Nachricht aus, damit der Benutzer Voicemail-Transkriptionen erhält. |
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Klicken Sie auf Speichern. |
Konfigurieren von Faxnachrichteneinstellungen für einen Benutzer
Durch Faxnachrichten können Benutzer direkte eingehende Faxe von ihrem Voicemail-Dienst erhalten.
Vorbereitungen
Beachten Sie die folgenden Hinweise, bevor Sie diese Funktion konfigurieren:
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Faxe werden von der Webex Calling plattform erfasst und in einem gemeinsam genutzten Speicherbereich zusammen mit Voicemail-Nachrichten gespeichert. Die Speicherkapazität beträgt 100 Minuten Voicemail oder 1000 Seiten für Faxnachrichten. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer den verfügbaren Speicherplatz kennen, und müssen Sie Speicherplatz für neue Faxnachrichten zuweisen und mit Bedacht archivieren.
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Faxnachrichten werden für unbegrenzte Zeit gespeichert.
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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen. |
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Gehen Sie zu Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail. |
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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail . |
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Gehen Sie zum Abschnitt Fax-Nachrichten und aktivieren Sie den Schalter Faxnachrichten empfangen. |
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Geben Sie die für Faxnachrichten vorgesehene Telefonnummer ein. |
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Geben Sie bei Bedarf eine Durchwahl ein.
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Klicken Sie auf Speichern. |
Voicemail-Transkription für einen Benutzer aktivieren
Mit Voicemail-Transkription erhält der Benutzer eine E-Mail mit der Voicemail-Transkription im Textkörper der E-Mail und . WAV-Datei als Voicemail-Anhang.
Für einen Benutzer mit Voicemail-Transkription gelten die folgenden Bedingungen:
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Voicemail-Transkription für den Standort des Benutzers aktivieren. Weitere Details finden Sie unter Voicemail-Transkription für Webex-Anrufe.
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Wählen Sie im Bereich „Voicemail-Einstellungen“ des Benutzerprofils „ Anrufer “ die Optionen „ Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail senden “ und „ Internes Postfach verwenden “ aus.
Im Benutzer-Hub kann der Benutzer auch alle Voicemail-Einstellungen selbst konfigurieren. Für Details siehe Konfigurieren Sie Ihre Voicemail-Einstellungen. Alle vom Benutzer vorgenommenen Änderungen an diesen Einstellungen werden sowohl im Benutzer-Hub als auch im Kontroll-Hub angezeigt.
