Konfigurieren von Organisationseinstellungen für Voicemail

Konfigurieren Sie Ihre Organisationseinstellungen, bevor Sie die Voicemail-Einstellungen der Benutzer verwalten. Diese Konfigurationen bestimmen die Voicemail-Einstellungen der Benutzer, die Sie festlegen können.

Vorbereitungen

Damit die Voicemail-Funktion funktioniert, müssen Sie die Voice-Portal-Erweiterung für den Standort einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Sprachportalen für Webex Calling.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehe zu Dienstleistungen > Anrufen > Serviceeinstellungen.

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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen:

  • Voicemail-Weiterleitung

  • Voicemail-Löschung

  • Voicemail-Passcode

Voicemail-Weiterleitung

Wenn diese Einstellungen aktiviert sind, können Benutzer eine Voicemail an die Nummer oder Durchwahl eines anderen Benutzers weiterleiten. Wenn diese Option deaktiviert ist, kann der Benutzer keine Voicemail weiterleiten, kein externes Postfach verwenden oder eine Kopie der Voicemail an eine angegebene E-Mail-Adresse senden.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter.

Löschen von Sprachmails

Voicemails, die älter als 180 Tage sind, werden automatisch archiviert. Wenn Sie Zugriff auf archivierte Voicemails benötigen, werden Sie gebeten, eine Serviceanfrage bei Cisco zu stellen.

Durch das Löschen von Voicemails können Sie Bedingungen für abgelaufene Nachrichten festlegen. Wenn diese Option aktiviert ist, können Administratoren den Zeitraum angeben, in dem Nachrichten ablaufen. Sie können die Tage (1-180) in das dafür vorgesehene Feld eingeben. Administratoren können auch Bedingungen für das Löschen von Nachrichten festlegen.

Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Schalter und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Permissives Löschen– Dadurch werden alle ungelesenen Voicemails behalten und diejenigen Voicemails gelöscht, die abgelaufen sind, wenn ein Benutzer auf sein Postfach zugreift.

  • Striktes Löschen– Dadurch werden alle gelesenen und ungelesenen Voicemails basierend auf dem von Ihnen festgelegten Zeitrahmen gelöscht.

Voicemail-Passcode

Bevor Sie den Standard-Passcode für den Zugriff auf die Voicemail der Organisation einrichten, beachten Sie die folgenden Sicherheitshinweise risks/concerns für Endbenutzer:

  • Durch das Einrichten eines Standardpassworts für die Organisation wird der Zugriff auf die Postfächer und Dienste aller Benutzer ermöglicht.

  • Der Standardpasscode ermöglicht den Zugriff auf die Dienste anderer Benutzer, beispielsweise:

    • Voicemail, einschließlich Nachrichtenwiedergabe, Personalisierung von Namen und Begrüßungen

    • Portal mit einer einzigen Rufnummer

    • Hoteling

  • Der Standardpasscode deaktiviert die Hotdesk-Anmeldung über die Sprachportaloption.

Es ist wichtig, dass Benutzer ihren Passcode aktualisieren, um die Sicherheit zu gewährleisten. Benutzer können ihre persönliche Voicemail-PIN über den Benutzer-Hub einrichten oder Sie können einen temporären Passcode zuweisen. Siehe Abschnitt Reset/Set eine temporäre Voicemail-PIN des Benutzers in diesem Artikel, um den temporären Passcode für Benutzer festzulegen. Benutzer können sich zum Einrichten ihres Passcodes auf Voicemail-PIN festlegen oder zurücksetzen beziehen.

So richten Sie den Standardpasscode für Ihre Organisation ein:

  1. Aktivieren Sie den Schalter Voicemail-Passwort.
  2. Geben Sie den Passcode im Feld Standardpasscode erstellenein.
  3. Bestätigen Sie den Passcode im Feld Standardpasswort bestätigen.

Sie können auch einen Zeitrahmen erstellen, in dem eine Person ihren Passcode ändern muss und wie oft sie ihren Passcode erneut ändern kann (nach der Änderung):

  • Sie können die Mindestanzahl von Tagen (1–7) festlegen, nach denen ein Passcode vom Benutzer geändert werden kann (sofern aktiviert). Wenn der Schalter deaktiviert ist, kann er seinen Passcode am selben Tag mehrmals ändern.

    Webex Calling verhindert, dass der Benutzer einen der älteren Passwörter einstellt, wodurch das Passwort des Benutzers sicherer wird.

  • Sie können die Anzahl der Tage festlegen, nach denen ein Passcode abläuft (zwischen 15 und 180), wenn er aktiviert ist. Wenn der Umschalter deaktiviert ist, verfällt der Passcode nie.

    Diese Funktion erweitert auch den Passcodeverlauf von 10–24. Das heißt, es kann die letzten 24 Passcodes aller Benutzer speichern und verhindern, dass der Benutzer eines dieser gespeicherten Passwörter wieder verwendet.

Voicemail für einen Benutzer aktivieren

Wenn Sie die Anrufweiterleitung aktiviert haben, werden die von Ihnen konfigurierten Voicemail-Einstellungen mit diesen Anrufweiterleitungseinstellungen überschrieben.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehe zu Management > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen.

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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Schalten Sie den Schalter Voicemail ein und aktivieren Sie die gewünschten Einstellungen.

Einige Voicemail-Funktionen sind möglicherweise nicht verfügbar, da die Organisationseinstellungen festgelegt sind.

Möchten Sie sehen, wie es geht? Sehen Sie sich diese Videodemonstration an, um zu erfahren, wie Sie die Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer im Control Hub verwalten.

Benutzeranrufe an Voicemail senden

Konfigurieren Sie diese Voicemail-Einstellungen, um eingehende Anrufe an die Voicemail der Benutzer weiter zu richten.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehe zu Management > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen.

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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

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Gehen Sie zum Abschnitt Anrufe an Voicemail senden und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Alle Anrufe an Voicemail weiterleiten—Diese Option leitet alle Anrufe an die Voicemail weiter.
  • Anrufe an Voicemail weiterleiten, wenn die Leitung besetzt ist—Diese Option leitet Anrufe an Voicemail weiter, wenn der Benutzer bereits telefoniert. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und legen Sie fest, ob Sie eine Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung einrichten möchten.

    Um die Standardbegrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Standard-Besetztmeldung.

    Um Ihre eigenen, personalisierten Begrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht und klicken Sie auf Datei hochladen, um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen, um die Nachricht aufzuzeichnen.

  • Anrufe an Voicemail weiterleiten, wenn sie nicht beantwortet werden—Diese Option leitet eingehende Anrufe nach einer festgelegten Anzahl von Klingelzeichen an Voicemail weiter. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und legen Sie in der Dropdown-Liste die Anzahl der Klingelzeichen fest, bevor die Begrüßung abgespielt wird. Sie können entweder eine Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung einrichten.

    Um die Standardbegrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Standard-Besetztmeldung.

    Um Ihre eigenen, personalisierten Begrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht und klicken Sie auf Datei hochladen, um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen, um die Nachricht aufzuzeichnen.

Nachdem Sie die Datei hochgeladen oder die Begrüßungen aufgezeichnet haben, können Sie diese aktualisieren, indem Sie Datei ersetzen auswählen oder eine andere Nachricht aufzeichnen. Das Aufzeichnen einer neuen Nachricht oder das Hochladen einer neuen Datei überschreibt die vorherigen Begrüßungen.

Die Audiodatei (WAV) muss 8 kHz, 8-Bit-Mono, CCITT µ-law, maximal 2 MB groß und im WAV-Dateiformat sein.

Wenn Sie Alle Anrufe an Voicemail weiterleitenauswählen, können Sie die anderen beiden Optionen nicht auswählen. Sie können die Weiterleitung an die Voicemail wählen, indem Sie die Optionen Anrufe bei besetzter Leitung an die Voicemail weiterleiten und Anrufe bei Nichtbeantwortung an die Voicemail weiterleiten gleichzeitig auswählen.

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Klicken Sie auf Speichern.

Reset/Set eine temporäre Voicemail-PIN für einen Benutzer

Wenn Sie die Standard-Voicemail-PIN für Ihre Organisation aktiviert haben, können Sie die Voicemail-PIN eines Benutzers zurücksetzen. Weitere Informationen zum Einrichten einer standardmäßigen Voicemail-PIN für Ihre Organisation finden Sie unter Konfigurieren einer standardmäßigen Voicemail-PIN für alle neuen Benutzer.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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So setzen Sie die Voicemail-PIN für einen Benutzer zurück:

  1. Gehe zu Management > Benutzer.

  2. Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen.

  3. Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

  4. Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

  5. Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail-PIN und klicken Sie auf Voicemail-PIN zurücksetzen.

    Nun kann sich der Benutzer an seinem Voicemail-Portal anmelden und die Standard-PIN eingeben, die für Ihre Organisation eingerichtet ist.

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So legen Sie einen temporären Passcode für einen Benutzer fest:

  1. Gehe zu Management > Benutzer.

  2. Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen.

  3. Gehen Sie zum Bereich Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

  4. Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

  5. Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail-PIN und geben Sie unter Neuen temporären Passcode erstelleneinen temporären Passcode für den Voicemail-Zugriff ein.

    Die PIN sollte folgende Anforderungen erfüllen:

    • Muss zwischen 6 und 30 Ziffern lang sein.

    • Darf keine wiederholten Muster enthalten. Beispielsweise sind 121212, 123123 oder 13571357 ungültig. Wenn Sie jedoch 1235123 eingeben, ist es gültig.

    • Darf Ihre Telefonnummer oder Durchwahl nicht in Vorwärts- oder Rückwärtsreihenfolge enthalten. Ihre Nebenstelle ist beispielsweise 147869. Eine PIN von 9147869 oder 9968741 ist ungültig, da sie die Erweiterung vorwärts oder rückwärts enthält.

    • Darf nicht in Ihrer Telefonnummer oder Durchwahl in Vorwärts- oder Rückwärtsreihenfolge enthalten sein. Wenn Ihre Telefonnummer beispielsweise +13015551212, dann ist eine PIN von 5551212 ungültig, da sie in der Vorwärtsrufnummer enthalten ist, und eine PIN von 2121555 ist ungültig, da sie in der Rückwärtsrufnummer enthalten ist.

    • Darf nicht vier oder mehr Mal hintereinander die gleichen Ziffern enthalten. Zum Beispiel 222211, 888888 oder 9099991.

    • Darf nicht vier oder mehr aufsteigende oder absteigende Ziffern enthalten. Zum Beispiel 123456 oder 987654.

    • Darf nicht Ihre aktuelle PIN in umgekehrter Reihenfolge sein. Wenn Ihre aktuelle PIN beispielsweise 226897 lautet, dürfen Sie als neue PIN nicht 798622 eingeben.

    • Darf keine Ihrer letzten 10 PINs enthalten. Dies ist eine von Webex Calling festgelegte Standardregel, die von einem Administrator nur mithilfe der Webex Calling-API konfiguriert werden kann.

  6. Geben Sie den Passcode im Feld Neuen temporären Passcode bestätigenerneut ein.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

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So legen Sie einen temporären Passcode für virtuelle Leitungen fest:

  1. Gehe zu Dienstleistungen > Anrufen > Virtuelle Linien.

  2. Wählen Sie eine virtuelle Leitung aus und klicken Sie auf Anrufen.

  3. Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

  4. Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

  5. Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail-PIN und geben Sie unter Neuen temporären Passcode erstelleneinen temporären Passcode für den Voicemail-Zugriff ein.

    Die PIN sollte folgende Anforderungen erfüllen:

    • Muss zwischen 6 und 30 Ziffern lang sein.

    • Darf keine wiederholten Muster enthalten. Beispielsweise sind 121212, 123123 oder 13571357 ungültig. Wenn Sie jedoch 1235123 eingeben, ist es gültig.

    • Darf Ihre Telefonnummer oder Durchwahl nicht in Vorwärts- oder Rückwärtsreihenfolge enthalten. Ihre Nebenstelle ist beispielsweise 147869. Eine PIN von 9147869 oder 9968741 ist ungültig, da sie die Erweiterung vorwärts oder rückwärts enthält.

    • Darf nicht in Ihrer Telefonnummer oder Durchwahl in Vorwärts- oder Rückwärtsreihenfolge enthalten sein. Wenn Ihre Telefonnummer beispielsweise +13015551212, dann ist eine PIN von 5551212 ungültig, da sie in der Vorwärtsrufnummer enthalten ist, und eine PIN von 2121555 ist ungültig, da sie in der Rückwärtsrufnummer enthalten ist.

    • Darf nicht vier oder mehr Mal hintereinander die gleichen Ziffern enthalten. Zum Beispiel 222211, 888888 oder 9099991.

    • Darf nicht vier oder mehr aufsteigende oder absteigende Ziffern enthalten. Zum Beispiel 123456 oder 987654.

    • Darf nicht Ihre aktuelle PIN in umgekehrter Reihenfolge sein. Wenn Ihre aktuelle PIN beispielsweise 226897 lautet, dürfen Sie als neue PIN nicht 798622 eingeben.

    • Darf keine Ihrer letzten 10 PINs enthalten. Dies ist eine von Webex Calling festgelegte Standardregel, die von einem Administrator nur mithilfe der Webex Calling-API konfiguriert werden kann.

  6. Bestätigen Sie den Passcode im Feld Neuen temporären Passcode bestätigen.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Benutzer können ihre Voicemail-PIN auch im Benutzer-Hub gemäß den auf Organisationsebene festgelegten Kriterien zurücksetzen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Festlegen oder Zurücksetzen Ihrer Voicemail-PIN.

Voicemail-Benachrichtigungen für einen Benutzer aktivieren

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehe zu Management > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen.

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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

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Gehen Sie zum Abschnitt Benachrichtigungen und aktivieren Sie den Schalter Benachrichtigung über neue Sprachnachrichten erhalten.

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Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Per E-Mail—Wählen Sie diese Option und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Umschalter für den Empfang von Voicemail-Benachrichtigungen mit dem Feld „Per E-Mail“ aktiviert.

  • Per SMS—Wählen Sie diese Option, geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll, und wählen Sie dann den Netzanbieter aus dem Dropdown-Menü aus.

    Umschalter zum Empfangen von Voicemail-Benachrichtigungen über das Textfeld aktiviert.

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Klicken Sie auf Speichern.

Verwalten des Voicemail-Nachrichtenspeichers eines Benutzers

Sie können angeben, wo Benutzer auf ihre Voicemail zugreifen können – auf ihrem Telefon, im Benutzer-Hub oder über eine angegebene E-Mail-Adresse als .tiff -Datei.

Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort die Transkription von Voicemails aktiviert ist und Sie möchten, dass der Benutzer Transkriptionen von Voicemails erhält, senden Sie eine Kopie der Nachricht per E-Mail und wählen Sie die Option Internes Postfach verwenden aus. Weitere Informationen zum Aktivieren der Voicemail-Transkription für Ihren Standort finden Sie unter Voicemail-Transkription für einen Standort aktivieren oder deaktivieren.

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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen.

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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

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Gehen Sie zum Abschnitt Nachrichtenspeicher und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Internes Postfach verwenden– Wenn Sie diese Option wählen, können Benutzer über das Telefon, die Webex-App und den Benutzer-Hub auf ihre Sprachnachrichten zugreifen. Wählen Sie Neue Nachrichtenanzeige auf dem Telefon verwenden aus, um die Anzeige zu aktivieren.

    Wenn der dem Benutzer zugewiesene Standort über eine Voicemail-Transkription verfügt, müssen Sie Interne Mailbox verwenden auswählen, damit dieser Benutzer die aktivierte Voicemail-Transkription erhält.

    Nachrichtenspeicher: Optionsfeld „Internes Postfach verwenden“ ausgewählt.

    Der Speicher der internen Mailbox ist wie folgt begrenzt:

    • Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten

    • Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox

  • Externes Postfach verwenden– Wenn Sie diese Option wählen, werden alle Sprachnachrichten an eine angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Benutzer können über ihr Telefon, die Webex-App oder den Benutzer-Hub nicht auf Sprachnachrichten zugreifen. Außerdem werden Voicemails nicht transkribiert.

Nachrichtenspeicher: Optionsfeld „Externes Postfach verwenden“ ausgewählt.

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

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Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren zusätzlicher Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer

Diese zusätzlichen Einstellungen können mit anderen Voicemail-Einstellungen für Benutzer im Control Hub konfiguriert werden.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehe zu Management > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen.

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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

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Gehen Sie zum Abschnitt Zusätzliche Einstellungen und wählen Sie eine oder beide der folgenden Optionen:

  • Wählen Sie Mit '0' auf eine andere Leitung weiterleiten und geben Sie die Rufnummer ein, an die der Anrufer weitergeleitet werden soll.

    Wenn Sie diese Option auswählen, informieren Sie die Anrufer in Ihrer Voicemail-Begrüßung, dass die 0 übertragen wird.

  • Wählen Sie Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail senden und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Aufzeichnung aller Voicemails gesendet werden soll.

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort die Transkription von Voicemails aktiviert ist, wählen Sie die Option Eine Kopie der Nachricht per E-Mail senden aus, damit der Benutzer Voicemail-Transkriptionen erhält.

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Konfigurieren von Faxnachrichteneinstellungen für einen Benutzer

Durch Faxnachrichten können Benutzer direkte eingehende Faxe von ihrem Voicemail-Dienst erhalten.

Vorbereitungen

Beachten Sie die folgenden Hinweise, bevor Sie diese Funktion konfigurieren:

  • Faxe werden von der Webex Calling plattform erfasst und in einem gemeinsam genutzten Speicherbereich zusammen mit Voicemail-Nachrichten gespeichert. Die Speicherkapazität beträgt 100 Minuten Voicemail oder 1000 Seiten für Faxnachrichten. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer den verfügbaren Speicherplatz kennen, und müssen Sie Speicherplatz für neue Faxnachrichten zuweisen und mit Bedacht archivieren.

  • Faxnachrichten werden für unbegrenzte Zeit gespeichert.

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Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie auf Anrufen.

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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail, Fax, Ansagesprache und Zeitzone und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

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Gehen Sie zum Abschnitt Faxnachrichten und aktivieren Sie den Schalter Faxnachrichten empfangen.

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Geben Sie die für den Faxversand zugewiesene Telefonnummer ein.

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Geben Sie bei Bedarf eine Erweiterung ein.

Umschalter zum Empfangen von Faxnachrichten aktiviert.

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Voicemail-Transkription für einen Benutzer aktivieren

Mit Voicemail-Transkription erhält der Benutzer eine E-Mail mit der Voicemail-Transkription im Textkörper der E-Mail und . WAV-Datei als Voicemail-Anhang.

Für einen Benutzer mit Voicemail-Transkription gelten die folgenden Bedingungen:

  • Voicemail-Transkription für den Standort des Benutzers aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Voicemail-Transkription für Webex Calling.

  • Wählen Sie Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail senden und Interne Mailbox verwenden im Bereich Voicemail-Einstellungen des Benutzers des Profils Anrufen.

Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail senden (Umschalter ausgewählt) Nachrichtenspeicher: Optionsfeld „Internes Postfach verwenden“ ausgewählt.

Ein Benutzer kann alle Voicemail-Einstellungen auch selbst im Benutzer-Hub konfigurieren. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Konfigurieren Sie Ihre Voicemail-Einstellungen. Alle vom Benutzer an diesen Einstellungen vorgenommenen Änderungen werden sowohl im User Hub als auch im Control Hub angezeigt.