Konfigurer og administrer telefonsvarerindstillinger for en Webex Calling-bruger

Konfigurer organisationsindstillinger for indtalt besked

Konfigurer dine organisationsindstillinger, før du administrerer brugernes telefonsvarerindstillinger. Disse konfigurationer bestemmer brugernes voicemail-indstillinger, som du kan angive.

Før du begynder

For at telefonsvarerfunktionen kan fungere, skal du konfigurere telefonsvarerportaludvidelsen for placeringen. For detaljer, se Konfigurer stemmeportaler til Webex Calling.

1	Log ind på Control Hub.
2	Gå til Tjenester > Opkald > Serviceindstillinger.
3	Gå til sektionen Voicemail, og konfigurer følgende indstillinger: Viderestilling af telefonsvarer Sletning af telefonsvarer Adgangskode til telefonsvarer

Videresendelse af indtalt besked

Når indstillingerne er aktiveret, kan brugerne videresende en telefonsvarerbesked til en anden brugers nummer eller lokalnummer. Hvis dette er deaktiveret, forhindrer dette brugeren i at videresende telefonsvarerbeskeder, bruge en ekstern postkasse eller sende en kopi af telefonsvarerbeskeden til en angivet e-mailadresse.

Klik på til/fra for at aktivere denne indstilling.

Sletning af indtalt besked

Talebeskeder, der er over 180 dage gamle, arkiveres automatisk. Hvis du har brug for adgang til arkiverede telefonsvarerbeskeder, bedes du fremsætte en serviceanmodning til Cisco.

Sletning af telefonsvarerbeskeder giver dig mulighed for at indstille betingelser for udløbne beskeder. Når det er aktiveret, kan administratorer angive tidsrammen for, hvornår meddelelser udløber. Du kan indtaste dagene (1-180) i det angivne felt. Administratorer kan også indstille betingelser for sletning af beskeder.

For at aktivere denne indstilling skal du klikke på knappen og vælge en af følgende muligheder:

Tilladt sletning– Dette gemmer alle ulæste telefonsvarerbeskeder og sletter de telefonsvarerbeskeder, der er udløbet, når en bruger tilgår sin postkasse.
Streng sletning– Dette sletter alle læste og ulæste telefonsvarerbeskeder baseret på den tidsramme, du har angivet.

Adgangskode til indtalt besked

Før du opretter standardadgangskoden for organisationen til at få adgang til telefonsvareren, skal du huske følgende sikkerhedsforanstaltninger risks/concerns til slutbrugere:

Opsætning af en standardadgangskode for organisationen giver adgang til enhver brugers postkasse og tjenester.
Standardadgangskoden giver adgang til andre brugeres tjenester såsom:
- Voicemail, inklusive afspilning af beskeder, personalisering af navne og hilsner
- Portal med enkelt nummer til rækkevidde
- Aktivitetsbaseret kontor
Standardadgangskoden deaktiverer hot desk-logon ved hjælp af stemmeportalfunktionen.

Det er vigtigt, at brugerne opdaterer deres adgangskode for at opretholde sikkerheden. Brugere kan oprette deres personlige voicemail-pinkode via Brugerhub, eller du kan tildele en midlertidig adgangskode. Se afsnittet Reset/Set en midlertidig brugers voicemail-pinkode i denne artikel for at indstille den midlertidige adgangskode for brugere. Brugere kan se Indstil eller nulstil din voicemail-pinkode for at oprette deres adgangskode.

Sådan konfigurerer du standardadgangskoden for din organisation:

Aktivér Voicemail-adgangskode til/fra.
Indtast adgangskoden i feltet Opret standardadgangskode.
Bekræft adgangskoden i Bekræft standardadgangskode.

Du kan også oprette en tidsramme, hvor en person skal ændre sin adgangskode, og hvor ofte de kan ændre sin adgangskode igen (når den er ændret):

Du kan indstille det mindste antal dage (1-7), hvor en adgangskode kan ændres af brugeren, når den er aktiveret. Når til/fra-knappen er slået fra, kan de ændre deres adgangskode flere gange på samme dag.

Webex-opkald forhindrer brugeren i at indstille en af de ældre adgangskoder, hvilket gør brugerens adgangskode mere sikker.
Du kan angive antallet af dage, hvor en adgangskode udløber (mellem 15 og 180), når den er aktiveret. Når til/fra-knappen er deaktiveret, udløber adgangskoden aldrig.

Denne funktion udvider også adgangskodehistorikken med 10-24. Det vil sige, at den kan gemme hver brugers sidste 24 adgangskoder og forhindre brugeren i at genbruge en af de gemte adgangskoder.

Aktiver indtalt besked for en bruger

Hvis du har aktiveret videresendelse af opkald, tilsidesætter disse indstillinger for videresendelse af opkald de indstillinger for telefonsvarer, som du har konfigureret.

1	Log ind på Control Hub.
2	Gå til Ledelse > Brugere.
3	Vælg en bruger, og klik på Opkald.
4	Gå til afsnittet Voicemail, fax, annonceringssprog og tidszone og klik på Voicemail.
5	Slå Voicemail til/fra, og aktiver de ønskede indstillinger. Nogle voicemail-funktioner er muligvis ikke tilgængelige på grund af indstillede organisationsindstillinger.

Vil du se, hvordan det gøres? Se denne videodemonstration af, hvordan du administrerer voicemail-indstillinger for en bruger i Control Hub.

Send en brugers opkald til telefonsvarer

Konfigurer disse indstillinger for indtalt besked til direkte indgående opkald til brugeres indtalte beskeder.

1	Log ind på Control Hub.
2	Gå til Ledelse > Brugere.
3	Vælg en bruger, og klik på Opkald.
4	Gå til afsnittet Voicemail, fax, annonceringssprog og tidszone og klik på Voicemail.
5	Slå telefonsvareren til /fra.
6	Gå til afsnittet Send opkald til telefonsvarer og vælg mellem følgende muligheder: Send alle opkald til telefonsvarer –Denne indstilling viderestiller alle opkald til telefonsvarer. Send opkald til telefonsvarer under optaget linje—Denne indstilling viderestiller opkald til telefonsvarer, når brugeren allerede er i gang med et opkald. Markér afkrydsningsfeltet, og vælg at oprette enten standardhilsen eller en brugerdefineret hilsen. For at indstille standardhilsnerne skal du vælge indstillingen Standard "optaget"-besked. For at indstille dine egne brugerdefinerede hilsner skal du vælge indstillingen Brugerdefineret besked og klikke på Upload fil for at uploade din lydfil (WAV) eller klikke på Optag besked for at optage beskeden. Send opkald til telefonsvarer, når de ikke besvares –Denne indstilling viderestiller indgående opkald til telefonsvarer efter et bestemt antal ring. Markér afkrydsningsfeltet og antallet af ring før afspilning af hilsnerne på rullelisten. Du kan vælge at oprette enten en standardhilsen eller en brugerdefineret hilsen. For at indstille standardhilsnerne skal du vælge indstillingen Standard "optaget"-besked. For at indstille dine egne brugerdefinerede hilsener skal du vælge indstillingen Brugerdefineret besked og klikke på Upload fil for at uploade din lydfil (WAV) eller klikke på Optag besked for at optage beskeden. Når du har uploadet filen eller indspillet hilsnerne, kan du opdatere den ved at vælge Erstat fil eller indspille en anden besked. Optagelse af en ny besked eller upload af en ny fil tilsidesætter de tidligere hilsner. Lydfilen (WAV) skal være i 8 kHz, 8-bit mono, CCITT µ-law, maks. 2 MB, .wav-filformat. Hvis du vælger Send alle opkald til telefonsvarer, kan du ikke vælge de to andre muligheder. Du kan vælge at viderestille til telefonsvarer med både Send opkald til telefonsvarer under optaget linje og Send opkald til telefonsvarer, når der ikke er svar valgt samtidig.
7	Klik på Gem.

Reset/Set en midlertidig voicemail-PIN til en bruger

Hvis du har aktiveret standard-PIN-koden til telefonsvarerbeskeder for din organisation, kan du nulstille en brugers PIN-kode til telefonsvarerbeskeder. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du konfigurerer en standard-PIN til indtalt besked for din organisation, under Konfigurer en standard-PIN til indtalt besked for alle nye brugere.

1	Log ind på Control Hub.
2	Sådan nulstiller du en brugers PIN-kode til telefonsvarerbeskeden: Gå til Ledelse > Brugere. Vælg en bruger, og klik på Opkald. Gå til afsnittet Voicemail, fax, annonceringssprog og tidszone og klik på Voicemail. Slå telefonsvareren til /fra. Gå til afsnittet Voicemail PIN og klik på Nulstil voicemail PIN. Nu kan brugeren logge ind på sin telefonsvarerportal og indtaste den standard-PIN, der er konfigureret for din organisation.
3	Sådan indstiller du en midlertidig adgangskode for en bruger: Gå til Ledelse > Brugere. Vælg en bruger, og klik på Opkald. Gå til afsnittet Voicemail, fax, annonceringssprog og tidszone og klik på Voicemail. Slå telefonsvareren til /fra. Gå til afsnittet Voicemail PIN, og indtast en midlertidig adgangskode til voicemail-adgang i Opret ny midlertidig adgangskode. PIN-koden skal opfylde følgende krav: Skal være mellem 6 og 30 cifre. Må ikke indeholde gentagne mønstre. For eksempel er 121212, 123123 eller 13571357 ugyldig. Men hvis du indtaster 1235123, er den gyldig. Må ikke indeholde dit telefonnummer eller lokalnummer i fremadrettet eller omvendt rækkefølge. For eksempel er din lokalnummer 147869. En PIN-kode på 9147869 eller 9968741 er ugyldig, da de indeholder lokalnummeret i fremadgående eller baglæns stilling. Må ikke være indeholdt i dit telefonnummer eller lokalnummer i fremadrettet eller omvendt rækkefølge. Hvis dit telefonnummer f.eks. er +13015551212, så er en PIN-kode på 5551212 ugyldig, da den er indeholdt i telefonnummeret i videresendelse, og en PIN-kode på 2121555 er ugyldig, da den er indeholdt i telefonnummeret i omvendt rækkefølge. Må ikke indeholde de samme cifre fire eller flere gange i træk. For eksempel 222211, 888888 eller 9099991. Må ikke indeholde fire eller flere stigende eller faldende cifre. For eksempel 123456 eller 987654. Må ikke være din nuværende pinkode i omvendt rækkefølge. Hvis din nuværende pinkode for eksempel er 226897, må du ikke indtaste 798622 som en ny pinkode. Må ikke indeholde nogen af dine sidste 10 pinkoder. Dette er en standardregel, der er indstillet af Webex Calling, og den kan konfigureres af en administrator, der kun bruger Webex Calling API. Indtast adgangskoden igen i feltet Bekræft ny midlertidig adgangskode. Klik på Gem.
4	Sådan indstiller du en midlertidig adgangskode til virtuelle linjer: Gå til Tjenester > Opkald > Virtuelle linjer. Vælg en virtuel linje, og klik på Opkald. Gå til afsnittet Voicemail, fax, annonceringssprog og tidszone og klik på Voicemail. Slå telefonsvareren til /fra. Gå til afsnittet Voicemail PIN, og indtast en midlertidig adgangskode til voicemail-adgang i Opret ny midlertidig adgangskode. PIN-koden skal opfylde følgende krav: Skal være mellem 6 og 30 cifre. Må ikke indeholde gentagne mønstre. For eksempel er 121212, 123123 eller 13571357 ugyldig. Men hvis du indtaster 1235123, er den gyldig. Må ikke indeholde dit telefonnummer eller lokalnummer i fremadrettet eller omvendt rækkefølge. For eksempel er din lokalnummer 147869. En PIN-kode på 9147869 eller 9968741 er ugyldig, da de indeholder lokalnummeret i fremadgående eller baglæns stilling. Må ikke være indeholdt i dit telefonnummer eller lokalnummer i fremadrettet eller omvendt rækkefølge. Hvis dit telefonnummer f.eks. er +13015551212, så er en PIN-kode på 5551212 ugyldig, da den er indeholdt i telefonnummeret i videresendelse, og en PIN-kode på 2121555 er ugyldig, da den er indeholdt i telefonnummeret i omvendt rækkefølge. Må ikke indeholde de samme cifre fire eller flere gange i træk. For eksempel 222211, 888888 eller 9099991. Må ikke indeholde fire eller flere stigende eller faldende cifre. For eksempel 123456 eller 987654. Må ikke være din nuværende pinkode i omvendt rækkefølge. Hvis din nuværende pinkode for eksempel er 226897, må du ikke indtaste 798622 som en ny pinkode. Må ikke indeholde nogen af dine sidste 10 pinkoder. Dette er en standardregel, der er indstillet af Webex Calling, og den kan konfigureres af en administrator, der kun bruger Webex Calling API. Bekræft adgangskoden i Bekræft ny midlertidig adgangskode. Klik på Gem. Brugere kan også nulstille deres voicemail-pinkode i Brugerhub efter de angivne kriterier, der er fastsat på organisationsniveau. For yderligere oplysninger, se Indstil eller nulstil din voicemail-pinkode.

Aktiver indtalt besked-underretninger for en bruger

1	Log ind på Control Hub.
2	Gå til Ledelse > Brugere.
3	Vælg en bruger, og klik på Opkald.
4	Gå til afsnittet Voicemail, fax, annonceringssprog og tidszone og klik på Voicemail.
5	Slå telefonsvareren til /fra.
6	Gå til afsnittet Notifikationer og aktivér Modtag notifikation om nye talebeskeder.
7	Vælg én af følgende valgmuligheder: Via e-mail—Vælg denne mulighed, og indtast e-mailadressen for at sende beskeden. Via tekst –Vælg denne mulighed, indtast telefonnummeret for at sende beskeden, og vælg derefter netværksudbyderen i rullemenuen.
8	Klik på Gem.

Administrer en brugers hukommelse til indtalt besked

Du kan angive, hvor brugerne kan få adgang til deres telefonsvarer – på deres telefon, i brugerhubben eller via en angivet e-mailadresse som en .tiff -fil.

Hvis den placering, der er tildelt brugeren, har aktiveret transskription af voicemails, og du gerne vil have brugeren til at modtage transskriptioner af voicemails, skal du sende en kopi af beskeden via e-mail og vælge indstillingen Brug den interne postkasse. Få yderligere oplysninger om, hvordan du aktiverer afskrift af indtalt besked for din placering, i Aktivér eller Deaktiver afskrift af indtalt besked for en placering.

1	Log ind på Control Hub.
2	Gå til Ledelse > Brugere.
3	Vælg en bruger, og klik på Opkald.
4	Gå til afsnittet Voicemail, fax, annonceringssprog og tidszone og klik på Voicemail.
5	Slå telefonsvareren til /fra.
6	Gå til sektionen Meddelelseslagring og vælg en af følgende muligheder: Brug intern postkasse– Hvis du vælger denne indstilling, kan brugerne få adgang til deres talebeskeder fra telefonen, Webex-appen og brugerhub. Vælg Brug ny meddelelsesindikator på telefon for at aktivere indikatoren. Hvis den placering, der er tildelt brugeren, har transskription af voicemails, skal du vælge Brug intern postkasse for at denne bruger kan modtage transskription af voicemails, der er aktiveret. Den interne postkasse har følgende lagerbegrænsninger: Begrænsning for enkelt meddelelse på 10 minutter Samlet postkassebegrænsning på 100 minutter Brug ekstern postkasse– Hvis du vælger denne indstilling, sendes alle talebeskeder til en bestemt e-mailadresse. Brugere kan ikke få adgang til talebeskeder fra deres telefon, Webex-appen eller brugerhub. Voicemails transskriberes heller ikke. Denne valgmulighed er muligvis ikke tilgængelig, hvis indtalt besked-videresendelse er deaktiveret.
7	Klik på Gem.

Konfigurer yderligere indstillinger for indtalt besked for en bruger

Disse yderligere indstillinger kan konfigureres sammen med andre voicemail-indstillinger for brugere i Control Hub.

1	Log ind på Control Hub.
2	Gå til Ledelse > Brugere.
3	Vælg en bruger, og klik på Opkald.
4	Gå til afsnittet Voicemail, fax, annonceringssprog og tidszone og klik på Voicemail.
5	Slå telefonsvareren til /fra.
6	Gå til afsnittet Yderligere indstillinger og vælg en eller begge af følgende muligheder: Vælg Omstil på '0' til en anden linje og indtast det telefonnummer, som opkalderne skal omstilles til. Hvis du vælger denne valgmulighed, skal du sørge for, at din indtalde hilsen informerer opkaldere om, at når du trykker på '0', overføres de. Vælg Send en kopi af telefonsvareren via e-mail og indtast den e-mailadresse, som optagelsen af alle telefonsvarere skal sendes til. Denne valgmulighed er muligvis ikke tilgængelig, hvis indtalt besked-videresendelse er deaktiveret. Hvis den placering, der er tildelt brugeren, har aktiveret transskription af telefonsvarerbeskeder, skal du vælge indstillingen Send en kopi af beskeden via e-mail, så brugeren kan modtage transskriptioner af telefonsvarerbeskeder.
7	Klik på Gem.

Konfigurer indstillinger for faxmeddelelser for en bruger

Faxmeddelelser tillader, at en bruger modtager direkte indgående fax fra deres telefonsvarertjeneste.

Før du begynder

Overvej følgende punkter, før du konfigurerer denne funktion:

Faxer indsamles af den Webex-opkald platform og gemmes i et delt hukommelsesområde sammen med telefonsvarermeddelelser. Lagerkapacitet er 100 minutters indtalt besked eller 1000 siders faxmeddelelser. Sørg for, at brugerne er opmærksomme på den tilgængelige plads, og skal tildele plads til nye faxmeddelelser og arkivere automatisk.
Faxmeddelelser gemmes i et ubegrænset tidsrum.

1	Log ind på Control Hub.
2	Gå til Ledelse > Brugere.
3	Vælg en bruger, og klik på Opkald.
4	Gå til afsnittet Voicemail, fax, annonceringssprog og tidszone og klik på Voicemail.
5	Slå telefonsvareren til /fra.
6	Gå til afsnittet Faxbeskeder og aktivér Modtag faxbeskeder.
7	Indtast det telefonnummer, der er tildelt til faxbeskeder.
8	Indtast en lokalnummer, hvis det er nødvendigt.
9	Klik på Gem.

Aktiver voicemail-afskrift for en bruger

Med voicemail-afskrift modtager brugeren en e-mail med afskrift af indtalt besked i e-mailen og . WAV-fil som en vedhæftet fil til indtalt besked.

For at en bruger kan få voicemail-afskrift, gælder følgende forhold:

Aktiver voicemail-afskrift for brugerens placering. For detaljer, se Voicemail-transkription til Webex Calling.
Vælg Send en kopi af telefonsvarerbesked via e-mail og Brug intern postkasse i brugerens område med telefonsvarerindstillinger i profilen Opkald.

Send en kopi af telefonsvarerbeskeden via e-mail, og til/fra-knappen er valgt Beskedlagring: Alternativknappen Brug intern postkasse er valgt.

En bruger kan også selv konfigurere alle voicemail-indstillingerne i brugerhubben. For yderligere oplysninger, se Konfigurer dine telefonsvarerindstillinger. Eventuelle ændringer foretaget af disse indstillinger af brugeren afspejles i både brugerhubben og kontrolhubben.

Tak for din feedback.