Vastaajan organisaatioasetusten määrittäminen

Määritä organisaatiosi asetukset ennen käyttäjien vastaaja-asetusten hallintaa. Nämä määritykset määrittävät käyttäjien vastaajaan asetettavat asetukset.

Ennen kuin aloitat

Jotta vastaajatoiminto toimisi, sinun on määritettävä ääniportaalin laajennus kyseiselle sijainnille. Lisätietoja on kohdassa Ääniportaalien määrittäminen Webex Callingia varten.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Palvelut > Soittaminen > Palvelun asetukset.

3

Siirry Vastaaja -osioon ja määritä seuraavat asetukset:

  • Vastaajan edelleenlähetys

  • Vastaajaviestin poistaminen

  • Vastaajan salasana

Vastaajan edelleenlähetys

Kun asetukset ovat käytössä, käyttäjät voivat välittää vastaajaviestin toisen käyttäjän numeroon tai alanumeroon. Jos tämä on poistettu käytöstä, käyttäjää ei voi lähettää vastaajaan viestiä edelleen, käyttää ulkoista postilaatikkoa tai lähettää kopiota vastaajasta määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.

  • Voit ottaa tämän asetuksen käyttöön napsauttamalla vaihtokytkintä.

Vastaajaviestin poistaminen

Yli 180 päivää vanhat vastaajaviestit arkistoidaan automaattisesti. Jos tarvitset pääsyn arkistoituihin vastaajaviesteihin, sinua pyydetään tekemään palvelupyyntö Ciscolle.

Vastaajaviestien poistaminen antaa sinun asettaa ehtoja vanhentuneille viesteille. Kun tämä on käytössä, ylläpitäjät voivat määrittää aikavälin, jonka kuluessa viestit vanhenevat. Voit syöttää päivät (1–180) sille varattuun kenttään. Ylläpitäjät voivat myös asettaa ehtoja viestien poistamiselle.

Voit ottaa tämän asetuksen käyttöön napsauttamalla vaihtokytkintä ja valitsemalla jonkin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Sallittu poisto— Tämä säilyttää kaikki lukemattomat vastaajaviestit ja poistaa vanhentuneet vastaajaviestit, kun käyttäjä käyttää postilaatikkoaan.

  • Tiukka poisto— Tämä poistaa kaikki luetut ja lukemattomat vastaajaviestit asettamasi aikavälin perusteella.

Vastaajan salasana

Ennen kuin määrität organisaatiolle oletussalasanan vastaajaan pääsyä varten, muista seuraavat turvallisuusasiat risks/concerns loppukäyttäjille:

  • Oletusarvoisen salasanan määrittäminen organisaatiolle mahdollistaa pääsyn kenen tahansa käyttäjän postilaatikkoon ja palveluihin.

  • Oletuskoodilla voi käyttää muiden käyttäjien palveluita, kuten:

    • Vastaajaviestit, mukaan lukien viestien toisto, nimien ja tervehdysten personointi

    • Yhden numeron tavoittamiseen tarkoitettu portaali

    • Hotellitoiminta

  • Oletusarvoinen salasana poistaa käytöstä Hot Desk -kirjautumisen ääniportaalivaihtoehdolla.

On tärkeää, että käyttäjät päivittävät salasanansa turvallisuuden ylläpitämiseksi. Käyttäjät voivat määrittää henkilökohtaisen vastaajaviestin PIN-koodinsa käyttäjäkeskuksen kautta tai voit määrittää tilapäisen salasanan. Katso kohta Reset/Set väliaikainen käyttäjän vastaajaviestin PIN-koodi tässä artikkelissa asettaaksesi käyttäjille väliaikaisen salasanan. Käyttäjät voivat katsoa Vastaajaviestin PIN-koodin asettaminen tai nollaaminen salasanan määrittämiseksi.

Voit määrittää organisaatiollesi oletussalasanan seuraavasti:

  1. Ota käyttöön Vastaajan salasana -kytkin.
  2. Syötä salasana Luo oletussalasana-kenttään.
  3. Vahvista salasana kohdassa Vahvista oletussalasana.

Voit myös luoda aikajakson, jonka sisällä henkilön on vaihdettava salasanansa ja kuinka usein hän voi vaihtaa salasanansa uudelleen (kun se on vaihdettu):

  • Voit asettaa vähimmäismäärän päiviä (1–7), jolloin käyttäjä voi vaihtaa salasanan, kun se on käytössä. Kun tämä kytkin on pois päältä, he voivat vaihtaa salasanaansa useita kertoja saman päivän aikana.

    Webex-puhelut estävät käyttäjää asettamasta vanhoja salakoodeja, mikä tekee käyttäjien salasanoista turvallisempia.

  • Voit asettaa päivien määrän, jonka kuluttua salasana vanhenee (15 ja 180 päivän välillä), kun se on käytössä. Kun kytkin on pois päältä, salasana ei koskaan vanhene.

    Tämä ominaisuus myös laajentaa salasanahistoriaa 10–24. Eli se voi tallentaa jokaisen käyttäjän 24 viimeisintä salasanaa ja estää käyttäjää käyttämästä uudelleen yhtäkään näistä tallennetuista salasanoista.

Ota käyttäjälle käyttöön vastaajaviesti

Jos soitonsiirto on käytössä, kyseiset soitonsiirtoasetukset ohittavat määrittämäsi vastaajaviestin asetukset.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjät.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Soitto.

4

Siirry osioon Vastaaja, faksi, kuulutusten kieli ja aikavyöhyke ja napsauta Vastaaja.

5

Ota Vastaaja -vaihtoehto käyttöön ja ota käyttöön haluamasi asetukset.

Jotkin vastaajaviestin ominaisuudet eivät välttämättä ole käytettävissä organisaatioasetusten vuoksi.

Haluatko nähdä, miten se tehdään? Katso tämä videoesittely käyttäjän vastaaja-asetusten hallinnasta Control Hubissa.

Lähetä käyttäjän puhelut vastaajaan

Määritä nämä vastaajaviestin asetukset ohjaamaan saapuvat puhelut käyttäjien vastaajaan.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjät.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Soitto.

4

Siirry osioon Vastaaja, faksi, kuulutusten kieli ja aikavyöhyke ja napsauta Vastaaja.

5

Ota Vastaaja -vaihtoehto käyttöön.

6

Siirry kohtaan Lähetä puhelut vastaajaan ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Lähetä kaikki puhelut vastaajaan —Tämä vaihtoehto siirtää kaikki puhelut vastaajaan.
  • Lähetä puhelut vastaajaan varatun linjan aikana— Tämä asetus siirtää puhelut vastaajaan, kun käyttäjällä on jo puhelu meneillään. Valitse valintaruutu ja valitse joko oletustervehdys tai mukautettu tervehdys.

    Voit asettaa oletustervehdykset valitsemalla Oletusarvoinen "varattu"-viesti -vaihtoehdon.

    Jos haluat asettaa omia mukautettuja tervehdyksiä, valitse Mukautettu viesti -vaihtoehto ja napsauta Lähetä tiedosto ladataksesi äänitiedostosi (WAV) tai napsauta Tallenna viesti tallentaaksesi viestin.

  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun niihin ei vastata –Tämä asetus siirtää saapuvat puhelut vastaajaan tietyn soittokertojen määrän jälkeen. Valitse valintaruutu ja soittokertojen määrä ennen tervehdysten toistamista avattavasta luettelosta. Voit valita joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen.

    Voit asettaa oletustervehdykset valitsemalla Oletusarvoinen "varattu"-viesti -vaihtoehdon.

    Jos haluat asettaa omia mukautettuja tervehdyksiä, valitse Mukautettu viesti -vaihtoehto ja napsauta Lähetä tiedosto ladataksesi äänitiedostosi (WAV) tai napsauta Tallenna viesti tallentaaksesi viestin.

Kun olet ladannut tiedoston tai äänittänyt tervehdykset, voit päivittää sen valitsemalla Korvaa tiedosto tai äänittämällä toisen viestin. Uuden viestin tallentaminen tai uuden tiedoston lataaminen ohittaa aiemmat tervehdykset.

Äänitiedoston (WAV) on oltava 8 kHz:n, 8-bittisen mono, CCITT µ-law, kooltaan enintään 2 Mt ja tiedostomuodon .wav.

Jos valitset Lähetä kaikki puhelut vastaajaan, et voi valita kahta muuta vaihtoehtoa. Voit valita puheluiden ohjaamisen vastaajaan valitsemalla sekä Lähetä puhelut vastaajaan varatun linjan aikana että Lähetä puhelut vastaajaan, kun ei vastata -vaihtoehdot.

7

Napsauta Tallenna.

Reset/Set väliaikainen vastaajaviestin PIN-koodi käyttäjälle

Jos olet ottanut organisaatiollesi käyttöön vastaajan oletus-PIN-koodin, voit nollata käyttäjän vastaajan PIN-koodin. Lisätietoja vastaajaviestien oletus-PIN-koodin määrittämisestä organisaatiollesi on kohdassa Vastaajaviestien oletus-PIN-koodin määrittäminen kaikille uusille käyttäjille.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Käyttäjän vastaajaviestin PIN-koodin nollaaminen:

  1. Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjät.

  2. Valitse käyttäjä ja napsauta Soitto.

  3. Siirry osioon Vastaaja, faksi, kuulutusten kieli ja aikavyöhyke ja napsauta Vastaaja.

  4. Ota Vastaaja -vaihtoehto käyttöön.

  5. Siirry osioon Vastaajan PIN-koodi ja napsauta Palauta vastaajan PIN-koodi.

    Nyt käyttäjä voi kirjautua vastaajaan ja antaa organisaatiollesi määritetyn oletus-PIN-koodin.

3

Voit asettaa käyttäjälle väliaikaisen salasanan seuraavasti:

  1. Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjät.

  2. Valitse käyttäjä ja napsauta Soitto.

  3. Siirry osioon Vastaaja, faksi, kuulutusten kieli ja aikavyöhyke ja napsauta Vastaaja.

  4. Ota Vastaaja -vaihtoehto käyttöön.

  5. Siirry osioon Vastaajan PIN-koodi ja anna väliaikainen salasana vastaajaa varten kohdassa Luo uusi väliaikainen salasana.

    PIN-koodin tulee täyttää seuraavat vaatimukset:

    • Täytyy olla 6–30 numeroa.

    • Ei saa sisältää toistuvia kuvioita. Esimerkiksi 121212, 123123 tai 13571357 on virheellinen. Mutta jos syötät luvun 1235123, se on kelvollinen.

    • Ei saa sisältää puhelinnumeroasi tai alanumeroasi eteen- eikä taaksepäin järjestyksessä. Esimerkiksi, tunnuksesi on 147869. PIN-koodit 9147869 tai 9968741 ovat virheellisiä, koska ne sisältävät jatko-osan joko eteen- tai taaksepäin.

    • Ei saa sisältyä puhelinnumeroosi tai alanumeroosi eteen- eikä taaksepäin suuntautuvassa järjestyksessä. Jos puhelinnumerosi on esimerkiksi +13015551212, silloin PIN-koodi 5551212 on virheellinen, koska se sisältyy eteenpäin olevaan puhelinnumeroon, ja PIN-koodi 2121555 on virheellinen, koska se sisältyy käänteiseen puhelinnumeroon.

    • Ei saa sisältää samoja numeroita neljää tai useampaa kertaa peräkkäin. Esimerkiksi 222211, 888888 tai 9099991.

    • Ei saa sisältää neljää tai useampaa nousevaa tai laskevaa numeroa. Esimerkiksi 123456 tai 987654.

    • Ei saa olla nykyinen PIN-koodisi käänteisessä järjestyksessä. Jos nykyinen PIN-koodisi on esimerkiksi 226897, et saa antaa uutena PIN-koodina numeroa 798622.

    • Ei saa sisältää yhtäkään kymmenestä viimeisimmästä PIN-koodistasi. Tämä on Webex Callingin asettama oletussääntö, jonka järjestelmänvalvoja voi määrittää vain Webex Calling API:n avulla.

  6. Syötä salasana uudelleen kohtaan Vahvista uusi väliaikainen salasana.

  7. Napsauta Tallenna.

4

Tilapäisen salasanan asettaminen virtuaaliviivoille:

  1. Siirry kohtaan Palvelut > Soittaminen > Virtuaaliviivat.

  2. Valitse virtuaalilinja ja napsauta Soitto.

  3. Siirry osioon Vastaaja, faksi, kuulutusten kieli ja aikavyöhyke ja napsauta Vastaaja.

  4. Ota Vastaaja -vaihtoehto käyttöön.

  5. Siirry kohtaan Vastaajan PIN-koodi ja anna väliaikainen salasana vastaajaan pääsyä varten kohdassa Luo uusi väliaikainen salasana.

    PIN-koodin tulee täyttää seuraavat vaatimukset:

    • Täytyy olla 6–30 numeroa.

    • Ei saa sisältää toistuvia kuvioita. Esimerkiksi 121212, 123123 tai 13571357 on virheellinen. Mutta jos syötät luvun 1235123, se on kelvollinen.

    • Ei saa sisältää puhelinnumeroasi tai alanumeroasi eteen- eikä taaksepäin järjestyksessä. Esimerkiksi, tunnuksesi on 147869. PIN-koodit 9147869 tai 9968741 ovat virheellisiä, koska ne sisältävät jatko-osan joko eteen- tai taaksepäin.

    • Ei saa sisältyä puhelinnumeroosi tai alanumeroosi eteen- eikä taaksepäin suuntautuvassa järjestyksessä. Jos puhelinnumerosi on esimerkiksi +13015551212, silloin PIN-koodi 5551212 on virheellinen, koska se sisältyy eteenpäin olevaan puhelinnumeroon, ja PIN-koodi 2121555 on virheellinen, koska se sisältyy käänteiseen puhelinnumeroon.

    • Ei saa sisältää samoja numeroita neljää tai useampaa kertaa peräkkäin. Esimerkiksi 222211, 888888 tai 9099991.

    • Ei saa sisältää neljää tai useampaa nousevaa tai laskevaa numeroa. Esimerkiksi 123456 tai 987654.

    • Ei saa olla nykyinen PIN-koodisi käänteisessä järjestyksessä. Jos nykyinen PIN-koodisi on esimerkiksi 226897, et saa antaa uutena PIN-koodina numeroa 798622.

    • Ei saa sisältää yhtäkään kymmenestä viimeisimmästä PIN-koodistasi. Tämä on Webex Callingin asettama oletussääntö, jonka järjestelmänvalvoja voi määrittää vain Webex Calling API:n avulla.

  6. Vahvista salasana kohdassa Vahvista uusi väliaikainen salasana.

  7. Napsauta Tallenna.

Käyttäjät voivat myös nollata vastaajaviestinsä PIN-koodin käyttäjäkeskuksessa organisaatiotasolla määritettyjen kriteerien mukaisesti. Lisätietoja on kohdassa Vastaajaviestin PIN-koodin asettaminen tai palauttaminen.

Ota käyttöön käyttäjän vastaajaviesti-ilmoitukset

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjät.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Soitto.

4

Siirry osioon Vastaaja, faksi, kuulutusten kieli ja aikavyöhyke ja napsauta Vastaaja.

5

Ota Vastaaja -vaihtoehto käyttöön.

6

Siirry kohtaan Ilmoitukset ja ota käyttöön Vastaanota ilmoitus uusista ääniviesteistä -vaihtoehto.

7

Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Sähköpostitse —Valitse tämä vaihtoehto ja anna sähköpostiosoite ilmoituksen lähettämistä varten.

Vastaanota vastaajaviesti-ilmoituksia -vaihtoehto on käytössä sähköpostitse -kentässä.

  • Tekstiviestillä –Valitse tämä vaihtoehto, anna puhelinnumero ilmoituksen lähettämistä varten ja valitse sitten verkko-operaattori avattavasta valikosta.

    Vastaanota vastaajaviesti-ilmoituksia -vaihtoehto on käytössä tekstikentän kautta.

8

Napsauta Tallenna.

Käyttäjän vastaajaviestien tallennustilan hallinta

Voit määrittää, mistä käyttäjät voivat käyttää vastaajaansa – puhelimessaan, käyttäjäkeskuksessa tai määritetyn sähköpostiosoitteen kautta .tiff -tiedostona.

Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa on käytössä vastaajaviestien transkriptio ja haluat käyttäjän vastaanottavan vastaajaviestien transkriptiot, lähetä viestistä kopio sähköpostitse ja valitse Käytä sisäistä postilaatikkoa -vaihtoehto. Lisätietoja vastaajaviestien transkription käyttöönotosta sijainnissasi on kohdassa Vastaajaviestien transkription ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä sijainnissa.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjät.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Soitto.

4

Siirry osioon Vastaaja, faksi, kuulutusten kieli ja aikavyöhyke ja napsauta Vastaaja.

5

Ota Vastaaja -vaihtoehto käyttöön.

6

Siirry kohtaan Viestien tallennus ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Käytä sisäistä postilaatikkoa— Jos valitset tämän vaihtoehdon, käyttäjät voivat käyttää ääniviestejään puhelimesta, Webex-sovelluksesta ja käyttäjäkeskuksesta. Ota ilmaisin käyttöön valitsemalla Käytä uuden viestin ilmaisinta puhelimessa.

    Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa on käytössä vastaajaviestien transkriptio, sinun on valittava Käytä sisäistä postilaatikkoa, jotta käyttäjä saa käyttöönotetun vastaajaviestien transkription.

    Viestien tallennus: Käytä sisäistä postilaatikkoa -valintanappi valittu.

    Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

    • Yhden viestin kesto on 10 minuuttia

    • Postilaatikon kokonaiskesto on 100 minuuttia

  • Käytä ulkoista postilaatikkoa— Jos valitset tämän vaihtoehdon, kaikki ääniviestit lähetetään määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Käyttäjät eivät voi käyttää ääniviestejä puhelimestaan, Webex-sovelluksesta tai käyttäjäkeskuksesta. Myöskään vastaajaviestejä ei litteroida.

Viestien tallennus: Käytä ulkoista postilaatikkoa -valintanappi valittu.

Tämä vaihtoehto ei välttämättä ole käytettävissä, jos vastaajaviestien edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

7

Napsauta Tallenna.

Määritä käyttäjän vastaajaviestin lisäasetukset

Nämä lisäasetukset voidaan määrittää muiden käyttäjien vastaaja-asetusten kanssa Control Hubissa.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjät.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Soitto.

4

Siirry osioon Vastaaja, faksi, kuulutusten kieli ja aikavyöhyke ja napsauta Vastaaja.

5

Ota Vastaaja -vaihtoehto käyttöön.

6

Siirry kohtaan Lisäasetukset ja valitse jompikumpi tai molemmat seuraavista vaihtoehdoista:

  • Valitse Siirrä numerolla '0' toiselle linjalle ja anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

    Jos valitset tämän vaihtoehdon, varmista, että vastaajaviestisi ilmoittaa soittajille, että '0'-näppäimen painaminen siirtää heidät puheluun.

  • Valitse Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitse ja anna sähköpostiosoite, johon kaikkien vastaajaviestien tallenne lähetetään.

Tämä vaihtoehto ei välttämättä ole käytettävissä, jos vastaajaviestien edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa on käytössä vastaajaviestien transkriptio, valitse Lähetä viestin kopio sähköpostitse -vaihtoehto, jotta käyttäjä voi vastaanottaa vastaajaviestien transkriptioita.

7

Napsauta Tallenna.

Käyttäjän faksiviestien asetusten määrittäminen

Faksiviestien avulla käyttäjä voi vastaanottaa suoraan saapuvia fakseja vastaajapalvelustaan.

Ennen kuin aloitat

Ota huomioon seuraavat seikat ennen tämän ominaisuuden määrittämistä:

  • Webex Calling -alusta kerää faksit ja tallentaa ne jaettuun tallennustilaan vastaajaviestien kanssa. Tallennuskapasiteetti on 100 minuuttia vastaajaviestejä tai 1000 sivua fakseja. Varmista, että käyttäjät ovat tietoisia käytettävissä olevasta tilasta ja että heidän on varattava tila uusille faksiviesteille ja arkistoitava se viisaasti.

  • Faksiviestejä säilytetään rajoittamattoman ajan.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjät.

3

Valitse käyttäjä ja napsauta Soitto.

4

Siirry osioon Vastaaja, faksi, kuulutusten kieli ja aikavyöhyke ja napsauta Vastaaja.

5

Ota Vastaaja -vaihtoehto käyttöön.

6

Siirry kohtaan Faksiviestit ja ota käyttöön Vastaanota faksiviestejä -kytkin.

7

Anna faksiviestien lähettämiseen määritetty puhelinnumero.

8

Anna tarvittaessa pääte.

Faksiviestien vastaanotto -kytkin käytössä.

9

Napsauta Tallenna.

Ota käyttöön käyttäjän vastaajaviestien transkriptio

Vastaajaviestien transkriptiossa käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa on vastaajaviestien transkriptio sähköpostin tekstiosassa ja .WAV-tiedosto vastaajaviestin liitteenä.

Jotta käyttäjä voi käyttää vastaajaviestien transkriptiota, seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Ota käyttöön vastaajaviestien transkriptio käyttäjän sijainnissa. Lisätietoja on kohdassa Vastaajaviestien transkriptio Webex Callingia varten.

  • Valitse Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitse ja Käytä sisäistä postilaatikkoa käyttäjän vastaaja-asetusten alueella Soittoprofiilissa.

Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitse -vaihtoehto valittu Viestien tallennus: Käytä sisäistä postilaatikkoa -valintanappi valittu.

Käyttäjä voi myös määrittää kaikki vastaajaviestin asetukset itse käyttäjäkeskuksessa. Lisätietoja on kohdassa Vastaajaviestin asetusten määrittäminen. Käyttäjän näihin asetuksiin tekemät muutokset näkyvät sekä käyttäjäkeskuksessa että hallintakeskuksessa.