Konfigurácia organizačných nastavení pre hlasovú schránku

Pred správou nastavení hlasovej schránky používateľov nakonfigurujte nastavenia svojej organizácie. Tieto konfigurácie určujú nastavenia hlasovej schránky používateľov, ktoré môžete nastaviť.

Predtým, ako začnete

Aby funkcia hlasovej schránky fungovala, musíte pre danú lokalitu nastaviť rozšírenie hlasového portálu. Podrobnosti nájdete v časti Konfigurácia hlasových portálov pre Webex Calling.

1

Prihláste sa do Control Hubu.

2

Prejsť na Služby > Volanie > Nastavenia služby.

3

Prejdite do sekcie Hlasová schránka a nakonfigurujte nasledujúce nastavenia:

  • Presmerovanie hlasovej schránky

  • Vymazanie hlasovej schránky

  • Prístupový kód hlasovej schránky

Presmerovanie hlasovej schránky

Keď je táto funkcia povolená, používateľom umožňuje presmerovať hlasovú správu na číslo alebo klapku iného používateľa. Ak je táto možnosť zakázaná, používateľovi sa zakáže preposielať hlasovú poštu, používať externú poštovú schránku alebo odosielať kópiu hlasovej správy na zadanú e-mailovú adresu.

  • Ak chcete toto nastavenie povoliť, kliknite na prepínač.

Vymazanie hlasovej schránky

Hlasové správy staršie ako 180 dní sa archivujú automaticky. Ak potrebujete prístup k archivovaným hlasovým správam, požiadajte spoločnosť Cisco o servisnú žiadosť.

Vymazanie hlasovej schránky umožňuje nastaviť podmienky pre správy s uplynutou platnosťou. Ak je táto možnosť povolená, správcovia môžu určiť časový rámec, kedy platnosť správ vyprší. Do príslušného poľa môžete zadať dni (1 – 180). Správcovia môžu tiež nastaviť podmienky pre vymazanie správ.

Ak chcete toto nastavenie povoliť, kliknite na prepínač a vyberte jednu z nasledujúcich možností:

  • Povolené vymazanie– Táto funkcia ponechá všetky neprečítané hlasové správy a vymaže tie hlasové správy, ktorých platnosť vypršala, keď používateľ pristupuje k svojej poštovej schránke.

  • Prísne odstránenie– Táto funkcia odstráni všetky prečítané a neprečítané hlasové správy na základe nastaveného časového rámca.

Prístupový kód hlasovej schránky

Pred nastavením predvoleného prístupového kódu pre organizáciu na prístup k hlasovej schránke nezabudnite na nasledujúce bezpečnostné opatrenia risks/concerns pre koncových používateľov:

  • Nastavenie predvoleného prístupového kódu pre organizáciu umožňuje prístup k poštovej schránke a službám ľubovoľného používateľa.

  • Predvolený prístupový kód umožňuje prístup k službám iných používateľov, ako napríklad:

    • Hlasová schránka vrátane prehrávania správ, personalizácie mien a pozdravov

    • portál pre dosiahnutie jedného čísla

    • Hotelovanie

  • Predvolený prístupový kód zakazuje prihlásenie do aktívneho pracoviska pomocou možnosti hlasového portálu.

Je dôležité, aby si používatelia aktualizovali prístupový kód, aby sa zachovala bezpečnosť. Používatelia si môžu nastaviť svoj osobný PIN kód hlasovej schránky prostredníctvom centra používateľov alebo im môžete priradiť dočasný prístupový kód. Pozrite si časť Reset/Set dočasný PIN kód hlasovej schránky používateľa v tomto článku na nastavenie dočasného prístupového kódu pre používateľov. Používatelia si môžu nastaviť prístupový kód v časti Nastavenie alebo obnovenie PIN kódu hlasovej schránky.

Ak chcete nastaviť predvolený prístupový kód pre vašu organizáciu:

  1. Povoľte prepínač Heslo hlasovej schránky.
  2. Zadajte prístupový kód do poľa Vytvoriť predvolený prístupový kód.
  3. Potvrďte prístupový kód v poli Potvrdiť predvolený prístupový kód.

Môžete tiež vytvoriť časový rámec, v ktorom si musí osoba zmeniť prístupový kód a ako často si ho môže znova zmeniť (po zmene):

  • Môžete nastaviť minimálny počet dní (1 – 7), počas ktorých môže používateľ zmeniť prístupový kód, keď je táto funkcia povolená. Keď je prepínač vypnutý, môžu si v ten istý deň zmeniť prístupový kód viackrát.

    Webex Calling bráni používateľovi v nastavení jedného zo starších prístupových kódov, čím sa zvyšuje bezpečnosť prístupových kódov používateľov.

  • Ak je povolená táto funkcia, môžete nastaviť počet dní, počas ktorých platnosť prístupového kódu vyprší (medzi 15 a 180). Keď je prepínač vypnutý, platnosť prístupového kódu nikdy nevyprší.

    Táto funkcia tiež predlžuje históriu prístupových kódov o 10–24. To znamená, že dokáže uložiť posledných 24 prístupových kódov každého používateľa a zabrániť používateľovi v opätovnom použití jedného z týchto uložených prístupových kódov.

Povoliť hlasovú schránku pre používateľa

Ak máte povolené presmerovanie hovorov, tieto nastavenia presmerovania hovorov prepíšu nastavenia hlasovej schránky, ktoré ste nakonfigurovali.

1

Prihláste sa do Control Hubu.

2

Prejsť na Manažment > Používatelia.

3

Vyberte používateľa a kliknite na Volanie.

4

Prejdite do sekcie Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a kliknite na Hlasová schránka.

5

Zapnite prepínač Hlasová schránka a povoľte požadované nastavenia.

Niektoré funkcie hlasovej schránky nemusia byť dostupné z dôvodu nastavení organizácie.

Chcete vidieť, ako sa to robí? Pozrite si toto video s ukážkou o tom, ako spravovať nastavenia hlasovej schránky pre používateľa v aplikácii Control Hub.

Odoslať hovory používateľa do hlasovej schránky

Nakonfigurujte tieto nastavenia hlasovej schránky tak, aby presmerovali prichádzajúce hovory do hlasovej schránky používateľov.

1

Prihláste sa do Control Hubu.

2

Prejsť na Manažment > Používatelia.

3

Vyberte používateľa a kliknite na Volanie.

4

Prejdite do sekcie Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a kliknite na Hlasová schránka.

5

Zapnite prepínač Hlasová schránka.

6

Prejdite do sekcie Odoslať hovory do hlasovej schránky a vyberte si z nasledujúcich možností:

  • Presmerovať všetky hovory do hlasovej schránky –Táto možnosť presmeruje všetky hovory do hlasovej schránky.
  • Presmerovať hovory do hlasovej schránky, keď je linka obsadená– Táto možnosť presmeruje hovory do hlasovej schránky, keď používateľ už telefonuje. Začiarknite políčko a vyberte, či chcete nastaviť predvolený alebo vlastný pozdrav.

    Ak chcete nastaviť predvolené pozdravy, vyberte možnosť Predvolená správa „zaneprázdnený“.

    Ak chcete nastaviť vlastné personalizované pozdravy, vyberte možnosť Vlastná správa a kliknite na Nahrať súbor, čím nahrajete zvukový súbor (WAV), alebo kliknite na Nahrať správu, čím správu nahrajete.

  • Presmerovať hovory do hlasovej schránky, ak nie sú prijaté –Táto možnosť presmeruje prichádzajúce hovory do hlasovej schránky po zadanom počte zvonení. Začiarknite políčko a v rozbaľovacom zozname vyberte počet zvonení pred prehratím pozdravov. Môžete si nastaviť buď predvolený pozdrav, alebo vlastný pozdrav.

    Ak chcete nastaviť predvolené pozdravy, vyberte možnosť Predvolená správa „zaneprázdnený“.

    Ak chcete nastaviť vlastné personalizované pozdravy, vyberte možnosť Vlastná správa a kliknite na Nahrať súbor, čím nahrajete zvukový súbor (WAV), alebo kliknite na Nahrať správu, čím správu nahrajete.

Po nahraní súboru alebo nahratí pozdravov ho môžete aktualizovať výberom možnosti Nahradiť súbor alebo nahraním inej správy. Nahraním novej správy alebo nahraním nového súboru sa prepíšu predchádzajúce pozdravy.

Zvukový súbor (WAV) musí byť 8 kHz, 8-bitový mono, CCITT µ-law, max. 2 MB, formát súboru .wav.

Ak vyberiete možnosť Preposlať všetky hovory do hlasovej schránky, nemôžete vybrať ďalšie dve možnosti. Môžete si vybrať presmerovanie do hlasovej schránky súčasne s možnosťami Presmerovať hovory do hlasovej schránky, keď je linka obsadená a Presmerovať hovory do hlasovej schránky, ak sú hovory neprijaté.

7

Kliknite na Uložiť.

Reset/Set dočasný PIN kód hlasovej schránky pre používateľa

Ak ste pre svoju organizáciu povolili predvolený PIN kód hlasovej schránky, môžete obnoviť PIN kód hlasovej schránky používateľa. Ďalšie informácie o nastavení predvoleného PIN kódu hlasovej schránky pre vašu organizáciu nájdete v časti Konfigurácia predvoleného PIN kódu hlasovej schránky pre všetkých nových používateľov.

1

Prihláste sa do Control Hubu.

2

Ak chcete obnoviť PIN kód hlasovej schránky pre používateľa:

  1. Prejsť na Manažment > Používatelia.

  2. Vyberte používateľa a kliknite na Volanie.

  3. Prejdite do sekcie Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a kliknite na Hlasová schránka.

  4. Zapnite prepínač Hlasová schránka.

  5. Prejdite do sekcie PIN kód hlasovej schránky a kliknite na Obnoviť PIN kód hlasovej schránky.

    Teraz sa používateľ môže prihlásiť do svojho portálu hlasovej schránky a zadať predvolený PIN kód nastavený pre vašu organizáciu.

3

Ak chcete nastaviť dočasný prístupový kód pre používateľa:

  1. Prejsť na Manažment > Používatelia.

  2. Vyberte používateľa a kliknite na Volanie.

  3. Prejdite do sekcie Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a kliknite na Hlasová schránka.

  4. Zapnite prepínač Hlasová schránka.

  5. Prejdite do sekcie PIN kód hlasovej schránky a zadajte dočasný prístupový kód pre prístup k hlasovej schránke do poľa Vytvoriť nový dočasný prístupový kód.

    PIN kód by mal spĺňať nasledujúce požiadavky:

    • Musí mať 6 až 30 číslic.

    • Nesmie obsahovať opakujúce sa vzory. Napríklad, 121212, 123123 alebo 13571357 je neplatné. Ak však zadáte 1235123, je to platné.

    • Nesmie obsahovať vaše telefónne číslo ani klapku v doprednom ani v opačnom poradí. Napríklad vaša klapka je 147869. PIN kódy 9147869 alebo 9968741 sú neplatné, pretože obsahujú klapku vpred alebo vzad.

    • Nesmie byť obsiahnuté vo vašom telefónnom čísle ani v klapke v doprednom ani v opačnom poradí. Napríklad, ak je vaše telefónne číslo +13015551212, potom je PIN kód 5551212 neplatný, pretože je obsiahnutý v telefónnom čísle v smere presmerovania, a PIN kód 2121555 je neplatný, pretože je obsiahnutý v telefónnom čísle v smere obrátenia.

    • Nesmie obsahovať rovnaké číslice štyri alebo viackrát za sebou. Napríklad 222211, 888888 alebo 9099991.

    • Nesmie obsahovať štyri alebo viac vzostupných alebo zostupných číslic. Napríklad 123456 alebo 987654.

    • Nesmie to byť váš aktuálny PIN v opačnom poradí. Napríklad, ak je váš aktuálny PIN kód 226897, nesmiete ako nový PIN kód zadať 798622.

    • Nesmie obsahovať žiadny z vašich posledných 10 PIN kódov. Toto je predvolené pravidlo nastavené službou Webex Calling a môže ho konfigurovať správca iba pomocou rozhrania Webex Calling API.

  6. Znova zadajte prístupový kód do poľa Potvrdiť nový dočasný prístupový kód.

  7. Kliknite na Uložiť.

4

Ak chcete nastaviť dočasný prístupový kód pre virtuálne linky:

  1. Prejsť na Služby > Volanie > Virtuálne čiary.

  2. Vyberte virtuálnu linku a kliknite na Volanie.

  3. Prejdite do sekcie Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a kliknite na Hlasová schránka.

  4. Zapnite prepínač Hlasová schránka.

  5. Prejdite do sekcie PIN kód hlasovej schránky a zadajte dočasný prístupový kód pre prístup k hlasovej schránke v časti Vytvoriť nový dočasný prístupový kód.

    PIN kód by mal spĺňať nasledujúce požiadavky:

    • Musí mať 6 až 30 číslic.

    • Nesmie obsahovať opakujúce sa vzory. Napríklad, 121212, 123123 alebo 13571357 je neplatné. Ak však zadáte 1235123, je to platné.

    • Nesmie obsahovať vaše telefónne číslo ani klapku v doprednom ani v opačnom poradí. Napríklad vaša klapka je 147869. PIN kódy 9147869 alebo 9968741 sú neplatné, pretože obsahujú klapku vpred alebo vzad.

    • Nesmie byť obsiahnuté vo vašom telefónnom čísle ani v klapke v doprednom ani v opačnom poradí. Napríklad, ak je vaše telefónne číslo +13015551212, potom je PIN kód 5551212 neplatný, pretože je obsiahnutý v telefónnom čísle v smere presmerovania, a PIN kód 2121555 je neplatný, pretože je obsiahnutý v telefónnom čísle v smere obrátenia.

    • Nesmie obsahovať rovnaké číslice štyri alebo viackrát za sebou. Napríklad 222211, 888888 alebo 9099991.

    • Nesmie obsahovať štyri alebo viac vzostupných alebo zostupných číslic. Napríklad 123456 alebo 987654.

    • Nesmie to byť váš aktuálny PIN v opačnom poradí. Napríklad, ak je váš aktuálny PIN kód 226897, nesmiete ako nový PIN kód zadať 798622.

    • Nesmie obsahovať žiadny z vašich posledných 10 PIN kódov. Toto je predvolené pravidlo nastavené službou Webex Calling a môže ho konfigurovať správca iba pomocou rozhrania Webex Calling API.

  6. Potvrďte prístupový kód v poli Potvrdiť nový dočasný prístupový kód.

  7. Kliknite na Uložiť.

Používatelia si môžu tiež resetovať PIN kód hlasovej schránky v Používateľskom centre podľa zadaných kritérií nastavených na úrovni organizácie. Podrobnosti nájdete v časti Nastavenie alebo obnovenie PIN kódu hlasovej schránky.

Povoliť upozornenia hlasovej schránky pre používateľa

1

Prihláste sa do Control Hubu.

2

Prejsť na Manažment > Používatelia.

3

Vyberte používateľa a kliknite na Volanie.

4

Prejdite do sekcie Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a kliknite na Hlasová schránka.

5

Zapnite prepínač Hlasová schránka.

6

Prejdite do sekcie Upozornenia a zapnite prepínač Dostávať upozornenia na nové hlasové správy.

7

Vyberte si jednu z nasledujúcich možností:

  • Prostredníctvom e-mailu –Vyberte túto možnosť a zadajte e-mailovú adresu, na ktorú sa má odoslať upozornenie.

Prepínač prijímania upozornení hlasovej schránky je povolený pomocou poľa Prostredníctvom e-mailu.

  • Prostredníctvom textovej správy –Vyberte túto možnosť, zadajte telefónne číslo, na ktoré sa má odoslať upozornenie, a potom z rozbaľovacej ponuky vyberte poskytovateľa siete.

    Prepínač prijímania upozornení hlasovej schránky je povolený pomocou textového poľa cez.

8

Kliknite na Uložiť.

Správa úložiska hlasových správ používateľa

Môžete určiť, kde môžu používatelia pristupovať k svojej hlasovej schránke – na telefóne, v centre používateľov alebo prostredníctvom zadanej e-mailovej adresy ako súboru .tiff.

Ak má umiestnenie priradené používateľovi povolený prepis hlasovej schránky a chcete, aby používateľ dostával prepisy hlasovej schránky, odošlite kópiu správy e-mailom a vyberte možnosť Použiť internú schránku. Podrobnosti o zapnutí prepisu hlasovej schránky pre vašu polohu nájdete v časti Povolenie alebo zakázanie prepisu hlasovej schránky pre danú polohu.

1

Prihláste sa do Control Hubu.

2

Prejsť na Manažment > Používatelia.

3

Vyberte používateľa a kliknite na Volanie.

4

Prejdite do sekcie Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a kliknite na Hlasová schránka.

5

Zapnite prepínač Hlasová schránka.

6

Prejdite do sekcie Úložisko správ a vyberte jednu z nasledujúcich možností:

  • Použiť internú poštovú schránku– Ak vyberiete túto možnosť, používatelia budú mať prístup k svojim hlasovým správam z telefónu, aplikácie Webex a centra používateľov. Vyberte Použiť indikátor nových správ v telefóne, čím indikátor aktivujete.

    Ak má umiestnenie priradené používateľovi povolený prepis hlasovej schránky, musíte pre tohto používateľa vybrať možnosť Použiť internú schránku, aby prijímal povolený prepis hlasovej schránky.

    Ukladanie správ: Vybrané prepínač Použiť internú poštovú schránku.

    Interná poštová schránka má nasledujúce obmedzenia úložiska:

    • Limit jednej správy je 10 minút

    • Celkový limit poštovej schránky je 100 minút

  • Použiť externú schránku– Ak vyberiete túto možnosť, všetky hlasové správy sa odošlú na zadaný e-mail. Používatelia nemajú prístup k hlasovým správam zo svojho telefónu, aplikácie Webex ani z centra používateľov. Hlasové správy sa tiež neprepisujú.

Ukladanie správ: Vybrané je prepínač Použiť externú poštovú schránku.

Táto možnosť nemusí byť dostupná, ak je presmerovanie hlasovej schránky vypnuté.

7

Kliknite na Uložiť.

Konfigurácia ďalších nastavení hlasovej schránky pre používateľa

Tieto ďalšie nastavenia je možné nakonfigurovať spolu s ďalšími nastaveniami hlasovej schránky pre používateľov v ovládacom centre.

1

Prihláste sa do Control Hubu.

2

Prejsť na Manažment > Používatelia.

3

Vyberte používateľa a kliknite na Volanie.

4

Prejdite do sekcie Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a kliknite na Hlasová schránka.

5

Zapnite prepínač Hlasová schránka.

6

Prejdite do sekcie Ďalšie nastavenia a vyberte jednu alebo obe z nasledujúcich možností:

  • Vyberte Presmerovanie na „0“ na inú linku a zadajte telefónne číslo, na ktoré budú volajúci presmerovaní.

    Ak vyberiete túto možnosť, uistite sa, že váš hlasový pozdrav informuje volajúcich, že stlačením tlačidla „0“ ich prepojíte.

  • Vyberte Poslať kópiu hlasovej správy e-mailom a zadajte e-mailovú adresu, na ktorú sa má odoslať nahrávka všetkých hlasových správ.

Táto možnosť nemusí byť dostupná, ak je presmerovanie hlasovej schránky vypnuté.

Ak má umiestnenie priradené používateľovi povolený prepis hlasovej schránky, vyberte možnosť Poslať kópiu správy e-mailom, aby používateľ dostával prepisy hlasovej schránky.

7

Kliknite na Uložiť.

Konfigurácia nastavení faxových správ pre používateľa

Faxové správy umožňujú používateľovi prijímať priame prichádzajúce faxy zo služby hlasovej schránky.

Predtým, ako začnete

Pred konfiguráciou tejto funkcie zvážte nasledujúce body:

  • Faxy zhromažďuje platforma Webex Calling a ukladá ich do zdieľaného úložiska spolu s hlasovými správami. Úložná kapacita je 100 minút hlasovej schránky alebo 1000 strán faxových správ. Uistite sa, že používatelia sú si vedomí dostupného priestoru a musia priestor pre nové faxové správy a archiváciu prideľovať rozumne.

  • Faxové správy sa ukladajú neobmedzene dlho.

1

Prihláste sa do Control Hubu.

2

Prejsť na Manažment > Používatelia.

3

Vyberte používateľa a kliknite na Volanie.

4

Prejdite do sekcie Hlasová schránka, fax, jazyk oznámení a časové pásmo a kliknite na Hlasová schránka.

5

Zapnite prepínač Hlasová schránka.

6

Prejdite do sekcie Faxové správy a zapnite prepínač Prijímať faxové správy.

7

Zadajte telefónne číslo priradené pre faxové správy.

8

V prípade potreby zadajte príponu.

Prepínač prijímania faxových správ je zapnutý.

9

Kliknite na Uložiť.

Povoliť prepis hlasovej schránky pre používateľa

Pri prepise hlasovej schránky dostane používateľ e-mail s prepisom hlasovej schránky v tele e-mailu a súborom .WAV ako prílohou hlasovej schránky.

Aby mal používateľ k dispozícii prepis hlasovej schránky, platia nasledujúce podmienky:

  • Povoliť prepis hlasovej schránky pre polohu používateľa. Podrobnosti nájdete v časti Prepis hlasovej schránky pre volania Webex.

  • V nastaveniach hlasovej schránky používateľa v profile Volanie vyberte Poslať kópiu hlasovej správy e-mailom a Použiť internú schránku.

Vybraný prepínač Odoslať kópiu hlasovej správy e-mailom Ukladanie správ: Vybrané prepínač Použiť internú poštovú schránku.

Používateľ si tiež môže nakonfigurovať všetky nastavenia hlasovej schránky samostatne v centre používateľa. Podrobnosti nájdete v časti Konfigurácia nastavení hlasovej schránky. Akékoľvek zmeny vykonané používateľom v týchto nastaveniach sa prejavia v centre používateľa aj v ovládacom centre.